مقدمه

یکی از مهم‌ترین فاکتورهای موفقیت کسب‌وکارها، به‌ویژه در فضای به شدت رقابتی فعلی، داشتن تیمی از کارکنان ماهر، باانگیزه، متعهد و خلاق است که با باور به چشم‌انداز بلندپروازانه کسب‌وکار، تمامی تلاش خود را برای رسیدن به آن به کار گیرند. اگرچه مدیریت صحیح کارکنان در تمامی شرکت‌های بزرگ و کوچک، اهمیت ویژه‌ای دارد، اما این موضوع در تیم‌های استارت‌آپی که هنوز هیچ روال و رویه سازمانی نداشته و عملاً افراد باید کارهای متفاوت و گاه متضادی را بر عهده بگیرند، دشوارتر خواهد بود.

اگر به کارآفرینی، به‌ویژه راه‌اندازی یک شرکت استارت‌آپی علاقه‌مند هستید و گام‌هایی برای دستیابی به آن برداشته‌اید، احتمالاً با دنیایی از مقالات و تکنیک‌های مدیریتی برای پویاسازی محیط کار و افزایش خلاقیت و نوآوری تیم‌های کاری مواجه شده‌اید. نکته مهم در شرایط حساس کنونی، تغییرات محیط پیرامون و چگونگی واکنش نشان دادن به آن‌ها از منظر مدیریت منابع انسانی است. به بیان بهتر، با شیوع ویروس کرونا (کووید-19) و اپیدمی مرگبار ناشی از آن، دنیا نسبت به چند ماه گذشته، به محلی کاملاً متفاوت تبدیل شده است. با توجه به محدودیت‌های مرتبط با مشاغل و کسب‌وکارهای گوناگون و لزوم فاصله‌گذاری اجتماعی که به دورکار شدن بسیاری از کارکنان انجامیده، چگونه می‌توان همانند قبل، تیم خود را مدیریت نموده و بازده آن را به حداکثر رسانید؟

بسیاری از مدیران، بر این باورند که تنها راه افزایش بهره‌وری کارکنان، نظارت مستقیم بر آن‌ها و کنترل شدید فضای کاری است. نظریات جدید مدیریتی مبتنی بر آزاد گذاشتن نیروی کار جهت خلق ایده‌های نوآورانه و حتی واگذاری بخشی از مسئولیت به آن‌ها، این تصور را به کلی رد می‌نماید. به موازات بحث و جدل موافقان این دو رویکرد فکری، یک تغییر بزرگ در فضای نیروی کار، همه را غافلگیر نموده و آن، شیوع کووید-19 و اثرات آن بر فضای کسب‌وکار است. با ادامه اپیدمی و افزایش دورکاری نفرات در شرکت‌های بزرگ و کوچک، در کمال تعجب دیده شد که حتی راندمان برخی مشاغل از قبل هم بیشتر شد؛ به‌طوری که برخی شرکت‌های فناور پیشگام، نظیر توییتر و فیسبوک، با تمدید دوره دورکاری پرسنل تا پایان سال 2020، از بررسی ایده دورکاری داوطلبانه افراد در سال‌های بعد خبر دادند.

پرسش این است که چگونه می‌توان در زمان دورکاری فرد، بیشترین بازده را از وی انتظار داشت. آیا تکنیک و روش خاصی برای افزایش راندمان یک نیروی دورکار وجود دارد؟ چگونه باید ارتباطات و فرهنگ‌سازمانی را در این ایام بهبود داد؟

در این مقاله، هفت نکته کلیدی برای تحقق این اهداف را بیان می‌کنیم که می‌تواند در محیط و شرایط حساس کنونی، کمک‌حال کارآفرینان باشد.

 

1. اولویت‌دهی به‌سلامت و رفاه تیم کاری

دست‌ها را پایین بیاورید؛ مهم‌ترین اولویت شما در وضعیت فعلی، محافظت از تیمتان است. اگر کارمندان و تیم متخصص شما از خودشان مراقبت نکنند، چگونه انرژی لازم برای تمرکز بر وظایف و کارهای محوله را خواهند داشت؟ با این حال، مسئله مهم‌تر این است که این کار را به درستی انجام دهید.

بنابراین، صورت مسئله اصلی تغییر می‌کند: چطور می‌توانید به سلامت و رفاه کارکنان توجه بیشتری نشان دهید؟

اول از همه، اگر شما تیمی را هدایت می‌کنید که باید حتماً به سر کار بیایند، ماسک و اقلام محافظتی را برای آن‌ها تهیه کنید و اقدامات احتیاطی لازم را انجام دهید. تشویق به فاصله‌گذاری اجتماعی و پوشیدن ماسک در محل کار را جدی بگیرید و به یاد داشته باشید که ورود اپیدمی به محیط کار شما، می‌تواند کسب‌وکار شما را با خاموشی مطلق همراه کند. در انجام اقدامات بهداشتی، نظیر تمیز کردن فضای کار، تصفیه و تهویه هوا و بازطراحی چیدمان دفاتر، جدیت به خرج دهید. مطالعات صورت گرفته، نشان می‌دهد که فداکاری رهبر کسب‌وکار در کاهش حق و حقوقی که برای خود قائل می‌شود، باعث شده تا کارمندان در طول بحران، نسبت به رهبران خود حس مثبت‌تری داشته باشند و نسبت به اهداف سازمانی، تعهد بیشتری نشان دهند. اکنون دقیقاً همان زمان بحران است و شما باید به کارکنانتان نشان دهید که پشتیبان آن‌ها هستید.

به یاد داشته باشید که اگر افرادی را به دورکاری موظف می‌کنید، لازم است به آن‌ها هم مشابه تیم تمام‌وقت خود کمک کنید. با آن‌ها به صورت مداوم تماس داشته باشید، اما این تماس‌ها را صرفاً به کنترل اجرای وظایف محدود نکنید. آن‌ها باید حس کنند که شما پیش از هر چیز، به دنبال سلامت و تأمین نیازهای آن‌ها هستید. در این صورت، آن‌ها هم تعهد کاری داشته و وظایفشان را به شکل معمول انجام می‌دهند. در چنین مواقع بحرانی، ایجاد یک زمان کاری انعطاف‌پذیر و اعطای تعطیلات متناسب، می‌تواند از دیگر سیاست‌های اثرگذار قلمداد گردد.

اعضای تیم خود را ترغیب کنید تا در صورتی که  در هنگام دور کاری، نیاز به کمک ذهنی و فیزیکی دارند، اعلام کنند. اجازه دهید بدانند که در شرایط فعلی، ایده‌آل نبودن فرد، امری قابل‌قبول است. بسیاری از افراد، نگرانی‌هایی در خصوص آینده‌ دارند و احتمالاً این موضوع، بر روی عملکرد آن‌ها اثر می‌گذارد. رفع نگرانی از طریق اطمینان بخشی شما، بهترین واکنش خواهد بود.

 

2. ساختار متعادل و انعطاف‌پذیر

در مدیریت زمان، تمرکز و حفظ یک تعادل بین کار و زندگی سالم بسیار مهم است. این ساختار روزانه، حس نرمال بودن شرایط را انتقال می‌دهد که به کاهش اضطراب، کمک شایان توجهی می‌کند. حتی در این شرایط بحرانی هم، سعی کنید ساختار کاری کسب‌وکار خود را حفظ نموده و این موضوع را به کارکنانتان هم بفهمانید. قرار نیست با کوچک‌ترین بحران، همه چیز از مدار قبلی خود خارج شود!

در عین حالی که باید سعی در حفظ ساختارهای خود داشته باشید، باید انعطاف‌پذیرتر هم عمل کنید. بیایید این‌طور در نظر بگیریم که کارمندانی دارید که در حال حاضر، به همراه فرزندانشان در خانه هستند. نمی‌توانید از آن‌ها انتظار داشته باشید، فوراً یک تماس ویدئویی از جانب شما را جواب دهند. این کار آسان نخواهد بود، اما می‌توانید هماهنگی پیدا کنید. برای مثال، اگر جلسات گروهی شما همیشه رأس ساعت 1 بعدازظهر در روزهای چهارشنبه بوده است، جلسه را به عنوان یک رویداد تکرارشونده، در تقویم خود حفظ کنید. اگر تیم شما همیشه پیش از روز کاری شنبه، کارهای خاصی را تحویل می‌داده است، این مهلت زمانی را حفظ کنید و کارکنان را هم به انجام آن ملزم کنید.

همچنین، باید بدانید که با وجود کرونا و خانه‌نشینی، برنامه زمانی هر کسی هم، به شدت تغییر کرده است. در نتیجه، اعضای تیم شما، در طول ساعات کاری منظم، همانند سابق در دسترس نخواهند بود. مادامی‌که کارمندان شما کار باکیفیتی را ارائه می‌دهند، درگیر این نباشید که آن‌ها کار خود را مانند قبل در ساعت دقیقی از روز تحویل می‌دهند.

 

3. اطمینان حاصل کنید که تیم شما برای انجام کارهای خود آمادگی دارند

طبق بررسی مؤسسه گالوپ (Gallup) که در ماه مارس سال جاری میلادی انجام شده است، 55 درصد از کارکنان تمام‌وقت اما دورکار، قویاً بر این باور بودند که برای انجام کارهای خود، آمادگی کاملی دارند. احتمالاً با انطباق افراد با وضعیت دورکاری فعلی، این آمار بهبود هم یافته است، اما هنوز به 100 درصد نرسیده و این می‌تواند کمی مشکل‌ساز باشد.

چگونه می‌توانید این مشکل را حل کنید؟ بر روی عناصر مشارکت اولیه، مجدداً تمرکز کنید. مطابق با پیمایش گالوپ، این عناصر، طبقه‌بندی انتظارات، اطمینان از این‌که کارمندان، منابع، آموزش و تجهیزات مورد نیاز خود را در اختیار دارند و مواردی از این دست را در بر می‌گیرد. سعی کنید، مشاغل را مجدداً پیکره‌بندی کنید، تا افراد بتوانند بهترین عملکرد را در هر روز و با توجه به منابع در دسترسشان ارائه دهند.

در زمان‌های استرس و مشکل، کارمندان باید با قطعیت بدانند که برای کسب‌وکار شما ضروری هستند. اگرچه این کار برای شما به‌عنوان کارآفرین سخت است که چطور می‌توانید خیال کارمندانتان را راحت کنید، اما تقویت روحیه یک فرد، به او کمک می‌کند تا برای حفظ و نجات کسب‌وکار شما بیشتر تلاش کند.

علاوه بر این، اطمینان حاصل کنید که تیم شما به ابزارها و منابع مورد نیاز برای انجام کار دسترسی دارد. برای مثال:

• دسترسی به محیط‌هایی مانند «CRM» (مدیریت ارتباط با مشتری) یا شبکه‌های اجتماعی تجاری
• بسترهای ارتباطی و مشارکتی مانند دراپ باکس (Dropbox)، اسلک (Slack)، زوم (Zoom) یا «VoIP»
• آنتی‌ویروس، فایروال و برنامه‌های امنیتی دیگر
• دستگاه‌هایی مانند کامپیوتر، پرینتر و صفحات نمایش خاص
• اقلامی که به آن‌ها در طراحی یک محیط کار کاربردی کمک می‌کند، مانند یک میز یا صندلی مناسب

 

4. به تیم خود در غلبه بر عوامل مزاحم و جدید کمک کنید

اگر افرادی برای اولین بار است که در خانه کار می‌کنند، باید از چالش‌های احتمالی اطلاع داشته باشند. برخی از رایج‌ترین آن‌ها، مسئولیت‌پذیری و نظم شخصی است. اما چطور می‌توانید به آن‌ها کمک کنید؟ شما می‌توانید نکات مدیریت زمان که مخصوص کار در خانه است را با آن‌ها به اشتراک بگذارید:

• ایجاد یک محیط کار مجزا: ترجیحاً مبل یا میز آشپزخانه نباشد!
• لباس بیرون پوشیدن و تبعیت از برنامه زمانی: وانمود کنید هنوز به سر کار می‌روید.
• زمان خود را مدیریت کنید تا متوجه باشید که چطور وقت خود را صرف می‌کنید.
• عوامل مزاحم را شناسایی و حذف کنید.
• مراقب بهره‌وری باشید. برای مثال، اگرچه کارهایی مثل شستن ظروف یا لباس‌ها اهمیت دارند، اما در اولویت نیستند. پس لازم است مراقب زمان کاریتان باشید و دقت کنید که انجام کارهای خانه، منجر به کاهش بهره‌وری شما نگردد.
• هر روز را با یک پیروزی شروع کنید، حتی اگر چیزی به سادگی مرتب کردن رختخواب خود باشد.
• روز خود را با فکر کردن به چیزهایی که باید قدردان و شکرگزار آن‌ها باشید به پایان ببرید.
• مرزهایی را ایجاد و اعمال کنید. در زمانی‌که برای کار کردن مشخص کرده‌اید، با کودکان خود بازی نکنید. برنامه‌های تخصیص زمان، به شما در تحقق این امر کمک می‌کنند.
• برنامه زمانی خود را با اولویت‌هایتان هم‌تراز کنید؛ زمانی کار کنید که در اوج بهره‌وری هستید.
• پروژه‌های بزرگ‌تر را به قسمت‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید.
• هر آنچه را می‌توانید به صورت خودکار انجام دهید، تخصیص دهید یا برون‌سپاری کنید.

 

5. محرک‌های انگیزشی فراموش نشود

ارائه محرک‌ها، روشی ساده و آسان برای افزایش شادابی، اصول اخلاقی، مشارکت، انگیزش و کار تیمی است. شما می‌توانید به تیم دورکار خود، پاداش‌هایی از قبیل کارت هدیه و یا حتی یک پاداش غیرمالی بدهید. مثلاً روزهای تعطیل بیشتری در نظر بگیرید یا در ابتدای یک جلسه مجازی، یک قدردانی هفتگی داشته باشید.

همچنین، شما می‌توانید جشن مجازی، مانند یک گپ‌و‌گفت شاد، رقابت دوستانه، شبی با فیلم و ... داشته باشید. یکی از کارآفرینان استارت‌آپی می‌گوید: « در چند هفته گذشته، من با تیم خودم، ساعات شادی مجازی تنظیم کرده‌ام و همه هم در این جلسات حضور می‌یابند. قبل از این اتفاق، بیشتر آن‌ها اصلاً چیزی در مورد این موضوع نشنیده بودند». او بر این باور است که تیمش بهتر از قبل کار می‌کنند و حتی هنگامی که به محل کارشان بازگشتند، ارتباط بهتری با هم برقرار نمودند.

 

6. ارتباط زیادی داشته باشید

در صورتی‌که بخواهیم به یک نقص عمده دور کاری اشاره کنیم، این است که شما و تیمتان فرصت گپ زدن‌های معمول را ندارید. این مسئله، شاید خیلی بزرگ به نظر نیاید، اما احتمالاً برای تیم‌های استارت‌آپی که منبع خلق ایده‌های جدید و نوآورانه هستند، بسیار مهم است. علاوه بر این، چنین ارتباطاتی، یک روش کارآمد برای ایجاد رابطه دوستانه و حل کردن سریع و بهینه مشکلات و اصطکاک‌های شغلی است. شاید تکنیک‌های جایگزین، به اندازه تعاملات رودررو قوی و مناسب نباشند، لذا سعی کنید برای ارتباط با تیم خود، از طیف متنوعی از ابزارها استفاده کنید.

ایجاد یک استراتژی باز (Open Door) برای پیام‌رسانی و ارتباطات بهتر، به شدت توصیه می‌شود. برای مثال، وقتی بر روی کار عمیقی تمرکز ندارید، در سرویس‌های پیام‌رسان هم حضور پیدا کنید و اجازه بدهید بقیه بدانند که شما آماده ارتباط با آن‌ها هستید. همچنین، شما بایستی در کنار جلسات تک‌به‌تک با افراد گروهتان، جلسات تیمی مجازی زیادی را زمان‌بندی کنید تا تیم خود را به بهترین شکل کنترل کرده و نشان دهید که سررشته کار از دستتان خارج نشده است.

 

7. یک چهارچوب ارزیابی پسابحران آماده کنید

یک بررسی اینترنتی از کسب‌وکارها، نشان داد که 41 درصد از بزرگ‌سالان شاغل، از بازگشت به سر کارشان هراس دارند. حتی اگر از بازگشت به کار هراسی نداشته باشند، بی‌شک دنیا متفاوت خواهد بود. هنوز دستورات در خانه بمانید یا ترجیح افراد برای ادامه دادن روش جدید خود وجود دارد.

شما و تیم کاریتان، باید برای آنچه قرار است بعداً اتفاق بیفتد، آمادگی لازم را داشته باشید. با استفاده از داده‌هایی مانند حضور و عدم حضور و البته معیارهای عملکردی هر یک از آن‌ها، شما می‌توانید بررسی کنید چه استراتژی‌هایی جواب داده و چه استراتژی‌هایی ناموفق بوده است. همچنین، شما می‌توانید از تیمتان بپرسید چه درس‌هایی فرا گرفته‌اند و برای جلوگیری از اختلالات آتی سازمان، شما باید چه مسیری را در پیش بگیرید.

 

مرجع: «Entrepreneur»