تکنیک‌های ساده‌ای برای مدیریت زمان
مقدمه
چطور زمانم را بهتر مدیریت کنم؟
این سؤالی است که قریب به اتفاق بنیان‌گذاران استارت‌آپی، در مقطعی از فعالیت‌های کارآفرینانه خود با آن مواجه می‌شوند. آن‌ها برخی کارآفرینان موفق و مشهور را می‌بینند که علاوه بر مدیریت کسب‌وکار خود، از ایده‌های جدید هم غافل نبوده و در عین حال، سرگرمی‌ها و علایق شخصیشان را هم پیگیری می‌کنند. به نظر می‌رسد که هفته این افراد، چند روز بیشتر از معمول دارد!
بررسی‌ها نشان می‌دهد که آن‌ها قدرت‌های فوق‌العاده و ماورایی نداشته و صرفاً می‌دانند که چگونه زمان خود را به شکل بهینه مدیریت کنند. با توجه به اهمیت زمان برای کارآفرینان استارت‌آپی و حجم فعالیت‌هایی که در ابتدای راه‌اندازی کسب‌وکار باید انجام گیرد، در این مقاله به ده نکته کلیدی پرداخته که برای مدیریت موفق‌آمیز زمان به بنیان‌گذاران کمک می‌کند.
1. زود بیدار شوید و از یک برنامه صبحگاهی روتین پیروی کنید.
به نظر شما، بنیان‌گذاران استارت‌آپی موفقی مانند مارک زاکربرگ، ایلان ماسک، جف بزوس، ریچارد برانسون و ...، چه وجه مشترکی دارند؟ بله، درست است: «آن‌ها همگی زود از خواب بیدار می‌شوند و برنامه‌های منظم صبحگاهی برای خودشان تعریف کرده‌اند».
اگرچه هر کسی روال‌های خاص خود را دارد، اما داشتن یک برنامه صبحگاهی مشخص و متناسب با روحیات شما، کمک می‌کند تا روز خود را بهتر از همیشه آغاز کنید. اگر بیش از حد می‌خوابید و با عجله از در بیرون می‌روید تا به موقع سر کارتان برسید، عملاً یک عادت مضر و کاملاً استرس‌آمیز را به خودتان تحمیل می‌کنید. این عادت، می‌تواند کل روز شما را از بین ببرد. به‌عنوان یک توصیه کوچک و مهم، بررسی ایمیل‌ها و یا مرور برنامه کاری را به زمانی پس از صرف صبحانه موکول کنید. سعی کنید کمی تمرکز کرده و با آرامش برای یک روز کاری سخت و طاقت‌فرسا آماده شوید.
یک برنامه صبحگاهی مطلوب، شامل صبحانه، ورزش و برنامه‌ریزی است. سر ساعت مشخص بیدار شوید، ورزش را فراموش نکنید و زمانی را برای تعیین اهداف روزانه و کارهای مهم روزتان اختصاص دهید. شاید بهتر باشد که تمام این برنامه‌ریزی را روی کاغذ هم مستند کنید تا به یک عادت هر روزه تبدیل شود!
2. اول مهم‌ترین کار را انجام دهید.
این جمله ساده، مهم‌ترین نکته‌ای است که می‌تواند بهره‌وری شما را در طول روز افزایش دهد. به‌عنوان یک ضرب‌المثل مشهور، سعی کنید که قورباغه زشت و بزرگ را زودتر از همه قورت دهید!
شاید از خودتان بپرسید که چرا باید چنین کاری انجام دهم؟ اغلب ما، صبح‌ها بیشترین بازدهی را داریم. درست است که بهره‌وری صبحگاهی ارتباط زیادی با ریتم‌های شبانه‌روزی داشته و از فردی به فرد دیگر متفاوت است. با این حال، تمرکز و حضور ذهن مانند یک مخزن بنزین است که باید هر شب آن را پر کنیم. با شروع روز، این سوخت به مرور مصرف شده و طبیعتاً نباید در پایان یک روز کاری سخت، انتظار یک ذهن آزاد، متمرکز و مولد را داشته باشیم. یکی از روانشناسان مشهور می‌گوید: «با گذشت زمان، بی‌نظمی و هرج و مرج بیشتر می‌شود. در عین حال، تصمیم‌گیری‌ها و انتخاب‌هایی که در طول روز می‌کنید، قدرت اراده شما را تحلیل می‌برد و در نتیجه، احتمال کمتری برای یک تصمیم‌گیری خوب در پایان روز کاری وجود خواهد داشت».
این مسئله، از نظر آماری هم اثبات شده است. بنا بر تحقیقات صورت گرفته، ساعت 2:55 بعدازظهر، کم بازده‌ترین زمان روز است، زیرا افراد به نوعی رخوت بعد از صرف ناهار دچار شده‌اند. طبیعتاً نباید جلسات مهم تیم کاری خود را در این بازه برگزار کنید!
3. هفته خود را تقسیم کنید.
یکی دیگر از تکنیک‌هایی که به مدیریت بهتر زمان کمک می‌کند، تقسیم‌بندی ساعات هفته و انجام کارهای مشابه در زمان‌های واحد است. به عبارت بهتر، اگر شما قرار است سه بار در هفته به امور تولید و چک کردن موجودی‌ها بپردازید، شاید بهتر باشد آن‌ها را در کنار هم قرار داده و یا فعالیت‌های قبل و بعدشان را مشابه کنید تا هم سریع‌تر انجام شده و هم کارایی شما افزایش یابد. در این میان، استفاده از الگوهای زمانی قبلی، کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای ساعات کاری خود داشته باشید.
باربارا کورکوران (Barbara Corcoran)، از سرمایه‌گذاران حاضر در برنامه «Shark Tank» می‌گوید: «از آنجایی که رفتار گذشته معمولاً بهترین پیش‌بینی کننده رفتار آینده است، برای من مفید بوده که هر سال به تقویم کاری سال قبل خود رجوع کنم. سعی می‌کنم تا الگوهای کاری تکراری را شناسایی کنم، تا به من در پیش‌بینی کارهای جدید کمک کند و وظایفم را به‌طور مؤثرتری تقسیم کنم».
به‌عنوان مثالی دیگر، اگر بیشتر جلسات شما در روزهای سه‌شنبه و چهارشنبه سال گذشته برگزار شده است، نتیجه می‌گیرید که در آن روزها سرتان شلوغ خواهد بود و نباید برنامه‌ریزی زیادی داشته باشید. اگر اکثر تماس‌ها با مشتریان، فروشندگان یا مربیان در روزهای پنج‌شنبه بوده است، در این صورت زمان آن تماس‌ها را در برنامه آتی خود لحاظ کرده و از تداخل با کارهای دیگر اجتناب می‌کنید. کورکوران معتقد است: «شکستن زمان به کارهای مشابه، باعث می‌شود تا پول بیشتری به دست آورده و بهره‌وری بیشتری داشته باشیم».
4. روی چیزی تمرکز کنید که دوستش دارید و بهترین کار را انجام دهید.
ریچارد برانسون، کارآفرین مشهور انگلیسی، از طرفداران بزرگ این اصل است. وی معتقد است که کارآفرینان فقط باید بر فعالیت‌هایی تمرکز کنند که از آن‌ها لذت می‌برند و در آن‌ها برتری دارند. اما مابقی کارها چه می‌شود؟ تکنیک پیشنهادی برانسون برای آن‌ها، تفویض اختیار، برون‌سپاری و خودکارسازی است! با این حال، هنگامی که کارها را به دیگران واگذار می‌کنید، مطمئن شوید که درست انجام می‌شوند.
برانسون در این باره می‌گوید: «به همان اندازه که برای ایجاد یک کسب‌وکار به یک شخصیت قوی نیاز دارید، باید هنر تفویض اختیار را هم درک کنید. کارآفرین باید در کمک گرفتن از دیگران برای اداره کسب‌وکار به خوبی عمل کرده و حاضر باشد که در مواقع ضروری، تا حدی عقب‌نشینی کند. این کسب‌وکار، باید بتواند بدون شما هم به کارش ادامه دهد».
5. عادات و استراتژی‌های جدید ایجاد کنید.
در اینجا یک راز بسیار مهم نهفته است؛ شما می‌توانید تا حد امکان توصیه‌های مدیریت زمان را بخوانید. حتی می‌توانید از جدیدترین برنامه‌ها و ابزارها استفاده کنید. اما، اگر می‌خواهید کنترل زمان خود را در دست بگیرید، باید در درون خود تغییر ایجاد کنید.
این ممکن است ساده‌ترین کار نباشد، اما با رعایت برخی موارد و تمرین کافی، می‌تواند تحقق یابد. برخی از کارآمدترین توصیه‌ها برای تغییر درونی و ایجاد عادات و استراتژی‌های جدید عبارتند از:
الف) تکنیک پومودورو (Pomodoro): این تکنیک، بر مبنای استراحت‌های کوچک بین کار توسعه یافته است. با 25 دقیقه کار کردن شروع می‌کنید و سپس 5 دقیقه استراحت می‌کنید. این چرخه، چهار بار تکرار می‌شود. تحقیقات نشان داده که دامنه توجه و سطح تمرکز در برنامه‌های چرخه‌ای شبیه به این تکنیک، به شدت افزایش می‌یابد.
ب) نقشه‌برداری ذهن (Mind Mapping): به‌عنوان یک کارآفرین، احتمالاً ده‌ها ایده مختلف در ذهن دارید. با نقشه‌برداری ذهنی می‌توانید این افکار را مستند کرده و به نوعی ابزار بصری و کارآمد مبدل سازید. با ایجاد این نمای بصری و قابل درک از اهداف مفهومی، مراحلی که برای تحقق ایده نیاز است، مشخص‌تر می‌شود.
ج) به سوگیری تکمیل یا خاتمه (Completion Bias) دقت کنید: این سوگیری زمانی پیش می‌آید که مغز شما به دنبال لذت ناشی از تکمیل یک کار خاص است. بر این اساس، مغز و ذهن آن‌چنان بر کارهای کوچک متمرکز می‌شود تا بتواند احساسات مثبت بیشتری را تجربه کند. برای مثال، روزهای خود را به شکل افراطی صرف کارهایی مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها می‌کنید. برای جلوگیری از این امر، کارهای خود را با هم مخلوط کنید، به‌طوری که فقط کارهای کوچک را انجام نداده و به موضوعات بزرگ‌تر و پر چالش‌تر هم بپردازید.
6. از «یادگیری به موقع» بهره ببرید.
بسیاری از کارآفرینان به دنبال یادگیری چیزهای جدید هستند. آن‌ها مطالعه زیادی دارند و اگرچه این کار برایشان مفید خواهد بود، اما با انبوهی از محتواهای غیرمرتبط و بی‌مصرف هم مواجه می‌شوند. این محتوای غیرمرتبط، ممکن است شما را با مشکلاتی همراه نموده و توجهتان را از کارهای فعلی منحرف کند. برای حل این مشکل، پت فلین (Pat Flynn) پیشنهاد می‌کند که از رویکرد «یادگیری به موقع» استفاده کنید. این رویکرد، می‌تواند همه چیز را برای شما تغییر دهد. صرفاً روی محتوای مربوط به کار بعدی یا پروژه‌ای که هم‌اکنون در دست اجرا است متمرکز شوید. اولویت با چیزی است که هم‌اکنون به آن نیاز دارید، نه چیزی که شاید هیچ‌گاه به دردتان نخورد!
البته ممکن است یک نگرانی و وسواس ذهنی هم برایتان پیش بیاید و همواره ترسی ناخودآگاه مبنی بر از دست دادن سایر محتواهای در دسترس داشته باشید. پیشنهاد می‌شود که از ابزارهایی مانند «Evernote» استفاده کرده و این نکات عبرت‌آموز و خواندنی را برای یک فرصت مناسب نگه دارید.
7. پیاده‌روی کنید.
یکی از راه‌های تمرکز و آماده‌سازی ذهن، راه رفتن است. پیاده‌روی کنید تا اهداف برایتان مشخص شوند. همین زمان کوتاه راه رفتن، به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ای منظم و عملیاتی برای کارهای پیش رو تدارک دیده و زمان خود را بهتر مدیریت کنید. یک کارآفرین سریالی می‌گوید: «به‌عنوان یک کارآفرین، اغلب متوجه می‌شوم که اگر پروژه‌ها را برنامه‌ریزی نکنم یا برای تفکر خلاق و نقادانه وقت نگذارم، انجام کارها ممکن است بسیار طول بکشد».
در طول پیاده‌روی سعی کنید نیازهای خود را در دفترچه‌ای کوچک یادداشت کرده و برنامه‌های رسیدن به آن‌ها را تعریف کنید. نتیجه نهایی، فهرستی از کارهای ضروری و ایده‌های محتوایی است که ترتیب و اولویت آن‌ها هم کاملاً مشخص شده است.
گفتنی است، این پیاده‌روی منظم روزانه، نقشی بی‌بدیل در زندگی شخصی، سرزندگی بیشتر و سلامت فردی کارآفرینان دارد. با این ورزش سبک و مداوم، هم کارهایتان را برنامه‌ریزی می‌کنید و هم با آزاد شدن ذهن و سلامت فیزیکی، شرایط بهتری را تجربه خواهید کرد. سعی کنید تا در این پیاده‌روی‌های روزانه، دوستان و همکاران را هم دخیل نموده و از آن، به مثابه فرصتی ارزشمند برای شبکه‌سازی بیشتر بهره ببرید.
8. درک کنید که حواس‌پرتی به اشکال مختلفی ظاهر می‌شود.
حواس‌پرتی، به میلیون‌ها شکل مختلف ظاهر می‌شود. هر کاری که به رشد فردی یا کسب‌وکار شما کمک نکند، باعث حواس‌پرتی است. مثلاً اگر شما برای وبلاگ‌نویسی یا چرخیدن در اینستاگرام و لینکدین (حتی با اهداف کاری) وقت دارید، اما فرصت نمی‌کنید که کارهای دیگرتان را سر وقت انجام دهید، حتماً مشکلی وجود دارد. هر کاری جذابیت خاص خودش را دارد، اما اگر به شما در پیشرفت و تحقق اهدافتان کمک نمی‌کند، با وجود جذابیت بالا، تنها یک حواس‌پرتی جذاب خواهد بود!
از چیزهایی که به نظر می‌رسد یک فعالیت بزرگ هستند، اما معمولاً بدون برنامه‌ریزی انجام شده و خروجی قابل‌توجهی هم ندارند، بپرهیزید. افراط در شبکه‌سازی، حضور مداوم در کنفرانس‌ها، جستجوی مطبوعات، شرکت در انجمن‌های مختلف و صرف قهوه با افرادی که مشتریان اصلی شما نیستند، تمرکز شما را از کارهای اصلی و ضروری منحرف می‌سازد. البته باید در نظر داشت که تعیین چیزهای بیهوده‌ای که حواس شما را پرت می‌کنند، همیشه هم آسان نیست. برای شروع کار، با حذف کارهایی شروع کنید که به رشد استارت‌آپ شما کمک نمی‌کنند.
9. چند کار هم‌زمان را انجام ندهید.
یک بنیان‌گذار استارت‌آپی، با انبوهی از کارهای متفاوت مواجه است. هنوز تیم کاری تشکیل نشده یا در کوچک‌ترین حالت خود قرار دارد. بنابراین، بنیان‌گذار با هدف صرفه‌جویی در وقت، چند وظیفه را به‌طور هم‌زمان انجام می‌دهد. اما حقیقت این است که استراتژی چندوظیفه‌ای در اغلب موارد خوب عمل نمی‌کند.
ذهن انسان به گونه‌ای برنامه‌ریزی شده که بر یک کار مشخص متمرکز شود. اگر در یک زمان، بیش از حد ذهن خود را به چند جا معطوف کنید، به سلامت روان خود آسیب رسانده و عملاً هیچ یک از آن کارها را هم به نحو مطلوب انجام نخواهید داد. این ضرب‌المثل مشهور را در ذهن داشته باشید که با یک دست نمی‌توان چند هندوانه برداشت!
شاید از خودتان بپرسید که اگر کارهای زیاد و متنوعی داشتیم، چه کار کنیم؟ به جای این‌که همه کارها را با هم شروع کرده و هیچ‌کدام را هم به پایان نرسانید، یک مورد را در نظر گرفته و با تمرکز کامل انجام دهید. این کار، باعث سرعت گرفتن شما خواهد شد و سپس می‌توانید کار بعدی را بدون فوت وقت شروع کنید.
10. مدیریت زمان را پیچیده نکنید.
وقتی نوبت به مدیریت زمان و ابزارهای بهره‌وری می‌رسد، گزینه‌های در دسترس کم نیستند. موضوع اینجا است که اتکا به ابزارهای زیاد و متنوع، همه چیز را پیچیده‌تر می‌کند.
بسیاری اوقات، یک تقویم ساده و کمی تمرکز کافی است تا یک برنامه خوب و منظم برای هفته خود بنویسید. از ابزارهای پیچیده که شاید تغییر بزرگی در مدیریت زمان شما ایجاد نمی‌کنند، بپرهیزید. پیچیدگی را با اثربخشی اشتباه نگیرید و سعی کنید که تعداد ابزارهای مورد استفاده را به حداقل برسانید.
مرجع: «Calendar»
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.