پنج نکته برای مدیریت زمان در استارت‌آپ‌ها
مقدمه
کارآفرینان موفق، از منابع خود برای سرعت بخشیدن به فرآیند توسعه و تجاری‌سازی ایده و غلبه بر مشکلات پیش رو استفاده می‌کنند. آن‌ها می‌دانند که این منابع به شدت محدود بوده و اثرگذاری بهینه آن‌ها، منوط به اتخاذ تصمیمات هوشمندانه است. در این بین، اگرچه پول و منابع مالی رایج‌ترین منبعی است که به ذهن می‌آید، اما یک منبع کلیدی و مهم دیگر هم وجود دارد که بسیاری از ما در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود از آن غافلیم: «زمان».
احتمالاً این جمله را شنیده‌اید که وقت طلا است؛ کارآفرینان استارت‌آپی، به خوبی این مفهوم را درک می‌کنند. آن‌ها اغلب وقتشان کم است و نمی‌توانند انبوهی از کارها و مشکلاتشان موجود را مدیریت کنند. در ابتدای مسیر کسب‌وکار، آن‌ها تنها یک ایده دارند که با امیدواری در پی توسعه آن هستند. اما هر چه زمان می‌گذرد و با هر گام به سمت تجاری‌سازی، کوهی از مشکلات و چالش‌های پیش‌بینی نشده پدید می‌آید. نمونه اولیه ساخته شده و باید به سراغ سرمایه‌گذار رفت. توسعه فنی محصول باقی مانده و در کنار سر و کله زدن با خواسته‌های تیم کاری، سرمایه‌گذاران و شرکای اولیه، نگرانی بابت بازخورد مناسب مشتریان هم افزوده می‌شود. به نظر می‌رسد که هر چه بیشتر کار می‌کنید، باز هم وقت کم می‌آورید!
تجربه نشان داده که کارآفرینان موفق، در مدیریت زمان خود عالی عمل می‌کنند. آن‌ها اهدافی درست تعریف نموده و از تمرکز بی‌جا بر روی موضوعات حاشیه‌ای و یا محول نمودن کارهای ضروری به سایر افراد پرهیز می‌کنند. در این نوشتار، برخی نکات و استراتژی‌های مهم جهت مدیریت بهتر زمان در کسب‌وکارهای استارت‌آپی بیان می‌گردد.
نقش مدیریت زمان در کسب‌وکارهای نوپا
بسیاری از استارت‌آپ‌ها، تنها ب پشتوانه هیجان و امیدواری بنیان‌گذارانشان شکل می‌گیرند. آن‌ها روز و شب به ایده و کسب‌وکار جدیدشان فکر می‌کنند و حتی در خواب هم رؤیاهای زیادی در سر دارند. با وجود این شور و هیجان بیست و چهار ساعته، کارها و مشکلات پیش رو بیشتر از چیزی است که تصور می‌کنید. حتی متعهدترین تیم‌های استارت‌آپی هم، با مشکل زمان روبرو می‌شوند. به همین دلیل، یادگیری نحوه مدیریت زمان، یک اصل بسیار مهم است.
شاید با خود بگویید که یک تیم کاری چند نفره از بنیان‌گذاران و صرف وقت زیادتر، می‌تواند این نقیصه را جبران کند. تجربه نشان داده که عدم مدیریت مطلوب زمان، فرسودگی شغلی را به همراه خواهد داشت. علاوه بر این، نرسیدن به موقع به چشم‌انداز و اهداف تعریف شده که ممکن است به دلیل مدیریت ضعیف زمان و تمرکز بر موضوعات بی‌اهمیت پدید آید، هم استفاده از فرصت‌ها را با اختلال مواجه نموده و هم شور و انگیزه اولیه را کم‌رنگ می‌سازد. اگر پای یک شریک تجاری یا سرمایه‌گذار هم در میان باشد، اوضاع بدتر شده و حتی ممکن است به اختلافات و تعارضات جدی بینجامد.
با این توضیحات، می‌توان چنین نتیجه گرفت که مدیریت زمان، یکی از چالش‌های بزرگ پیش روی کارآفرینان استارت‌آپی خواهد بود. شاید از خود بپرسید که چگونه می‌توان زمان را مدیریت کرد؟ اصلاً مدیریت زمان در کسب‌وکار به چه معنا است؟ چه تکنیک‌هایی برای مدیریت بهینه زمان وجود دارد؟
این‌ها مواردی است که در ادامه به آن‌ها پرداخته می‌شود.
استراتژی‌های کلیدی برای مدیریت زمان
در وب‌سایت آمازون، بیش از 70 هزار کتاب با موضوع مدیریت زمان، به فروش می‌رقابل دسترس می‌باشد. کافی است «Time Management» را در گوگل جستجو کنید تا فهرستی طولانی (بیش از 53 میلیون مورد) از مقالات، اخبار و گزارش‌ها را در این زمینه بیابید. اغلب این مطالب، به حداکثرسازی وقت در دسترس اختصاص دارند. این در حالی است که استراتژی‌های کمتر شناخته شده‌ای هم وجود دارد که می‌تواند سود و منفعت بیشتری را برای بنیان‌گذاران استارت‌آپی و کارکنان اولیه آن‌ها به همراه آورد. این استراتژی‌ها عبارتند از:
1. بر روی هدفی درست متمرکز شوید.
بسیاری از وبلاگ‌های تخصصی مدیریت زمان، روی تنظیم اهداف و نقش آن در مدیریت زمان تأکید دارند. این موضوع بی‌دلیل نیست. مطالعات تجربی نشان می‌دهد که تمرکز بر اهداف تنظیم شده، منجر به افزایش دستاوردها می‌شود. مجموعه‌ای از دانشجویان را در نظر بگیرید که بر طیف خاصی از اهداف از پیش تعیین شده متمرکز شده و راهکارهای دقیقی برای رسیدن به این اهداف تعیین شده است. این تحقیق، در یکی از دانشگاه‌های معتبر بررسی شد و مشخص گردید که دانشجویان هدفمند، بهبودی 30 درصدی در عملکرد تحصیلی خود خواهند داشت. لازم به ذکر است که مشکل اغلب استارت‌آپ‌ها، نه تنها تمرکز نکردن بر هدف، بلکه تعیین اهداف اشتباه است. به عبارت بهتر، بسیاری از استارت‌آپ‌ها هیچ استراتژی و ابزار خاصی برای اندازه‌گیری و رصد اهداف خود نداشته و از همین رو، تنها شکست می‌تواند این اشتباه بودن هدف را به آن‌ها گوشزد کند.
2. تقریباً همیشه بگویید نه!
از آنجا که نه گفتن می‌تواند باعث ایجاد ناراحتی و تضاد شود، بسیاری از مردم ترجیح می‌دهند که با یک بله گفتن، خود را راحت کنند. در زندگی شخصی و حتی کارمندی، هزینه این بله گفتن آن‌چنان زیاد نیست. اما در یک کسب‌وکار نوپا که تازه می‌خواهد محصولش را به بازار عرضه کند، هر بله جدید، به معنای یک حواس‌پرتی جدید و دور شدن از موضوعات اصلی است. از سوی دیگر، بله گفتن می‌تواند وجوه متفاوتی داشته باشد. برای مثال، پذیرش ایده‌های ذهنی و تلاش برای تحقق تمامی آن‌ها، مشکلی است که بسیاری از کارآفرینان و صاحبان ایده را به مشکل می‌اندازد. تصور کنید که در حال توسعه و تکمیل یک محصول فنی هستید و هر بار، ایده‌ای جدید در ذهنتان شکل می‌گیرد. سعی می‌کنید تا ویژگی جدید را هم به محصول خود بیفزایید و این یعنی وارد شدن به یک چرخه ناتمام توسعه محصول، پیش از آن‌که اصلاً چیزی تولید شده و به بازار عرضه شده باشد. این ظهور ویژگی‌های فنی جدید، هزینه‌های سرسام‌آوری را به شما تحمیل می‌کند و حتی قیمت محصول را هم بالاتر می‌برد. تازه این را در نظر بگیرید که در نهایت، ممکن است بازار از محصول استقبال نکرده و همه زحمات بر باد برود.
بهترین راه برای نه گفتن به چنین وسوسه‌های ذهنی مرتبط با ویژگی‌های جدید، متعهد ماندن به حداقل محصول پذیرفتنی (MVP) و تمرکز بر چند ویژگی محدود جهت پاسخگویی به نیازهای سبد مشتریان اولیه و دریافت بازخورد از آن‌ها است. پس از اثبات ارزشمند بودن «MVP» و دریافت بازخورد مطلوب، می‌توان کم‌کم و به مرور، ویژگی‌های بعدی را تست نموده و با رعایت ملاحظات مختلف، به محصول اضافه نمود. این فرایند را می‌توان پایه و اساس تکنیک استارت‌آپ ناب دانست که به‌طور غیرمستقیم، بر مدیریت زمان استارت‌آپ هم تأثیر می‌گذارد.
3. تفویض اختیار را زود شروع کنید و منظم ادامه دهید.
اغلب استارت‌آپ‌ها، با یک تیم دو یا چند نفره از بنیان‌گذاران شروع به کار می‌کنند. آن‌ها ساعت‌های زیادی را صرف توسعه ایده و ساخت نمونه اولیه می‌کنند. در این حالت، نوعی سوگیری به سراغ آن‌ها آمده و هر چه بیشتر درگیر توسعه محصول می‌شوند، ارزش آن را بیشتر ارزیابی می‌کنند. بدیهی است که در چنین شرایطی، این احساس به آن‌ها دست می‌دهد که دیگران دقت کافی ندارند. سپردن کارها به دیگران سخت شده و سعی می‌کنید همه کارها را خودتان انجام دهید. شاید استخدام افراد را هم شروع کرده باشید، اما هنوز هم سعی می‌کنید تا کوچک‌ترین چیزها را خودتان کنترل کنید و این یک مشکل بزرگ برای مدیریت زمان شما خواهد بود!
برای جلوگیری از سوگیری خود مراقبتی (Self-Enhancement Bias)، سعی کنید کارهای کوچک را به دیگران واگذار کنید. انتخاب کارهای کوچک و بی‌اهمیت و واگذاری آن‌ها، کمک می‌کند تا این سوگیری تا حدی کم‌رنگ شده و کم‌کم بتوانید تفویض اختیار را در مقیاس بزرگ‌تری انجام دهید. دقت کنید که این کار را به صورت منظم انجام دهید تا افسار زمان را در دست گرفته و بر کارهای مهم و کلیدی کسب‌وکار تازه تأسیس خود متمرکز شوید.
4. به هر قیمتی از وقفه‌های کاری جلوگیری کنید.
بسیاری از مدیران و بنیان‌گذاران استارت‌آپی، با این گفته موافقند که جلسات می‌توانند به اتلاف وقت فراگیر در کسب‌وکار بدل شوند. افزایش جلسات کاری و حضور بیش از حد کارکنان در آن‌ها، باعث می‌شود تا بهره‌وری کلی سیستم کاهش یافته و علاوه بر آن، کارکنان نتوانند حضور ذهنی مناسبی در جلسات داشته باشند. به عبارت بهتر، آن‌ها به دلیل شرکت در جلسات پی در پی، نه وقت کافی برای انجام دادن کارهای خود خواهند داشت و نه می‌توانند از جلسات فوق بهره مناسبی ببرند.
استارت‌آپ‌ها باید بر جلسات کوتاه و غیررسمی تأکید کنند، نه جلسات طولانی و رسمی همانند شرکت‌ها و صنایع بزرگ، تا بتوانند منابع ارزشمند خود را حفظ نموده و آن‌ها را صرف کارهای ضروری نمایند. وقت کارکنان، یکی از مهم‌ترین این منابع است!
نکته مهم دیگر این‌که برخی از کارها و وظایف استارت‌آپی، نیازمند تمرکز می‌باشند. به عبارت بهتر، کارکنان باید از یک بلوک زمانی بدون وقفه بهره‌مند باشند تا کارها با نرخ مناسب به پیش رود. شاید عدم پاسخگویی به ایمیل یا خاموش کردن تلفن همراه، بخشی از وقفه‌های زمانی را بکاهد، اما مطالعات نشان داده که نقش وقفه‌های چهره به چهره (حضور و تعامل فیزیکی افراد)، از ایمیل و تلفن هم بیشتر است. اولویت‌های کاری را مشخص کنید و آنجا که نیاز به یک بلوک زمانی طولانی برای تیم کاری احساس می‌شود، تمامی شرایط لازم برای جلوگیری از وقفه‌های پیش‌بینی نشده را فراهم سازید.
بحث وقفه‌های کاری ناشی از فناوری، نه فقط برای کارکنان و اعضای تیم‌های کاری، بلکه برای بنیان‌گذاران استارت‌آپ هم مهم است. گاهی اوقات، آفلاین شدن بهترین کار است. این بدین معنی نیست که ایمیل‌ها را چک نکنید یا گوشی تلفن هوشمندتان را در خانه بگذارید. اما حتی کارآفرینان حوزه فناوری اطلاعات هم موافقند که باید از هجوم اطلاعات جلوگیری کرد. این زمان‌های آزاد شده را صرف پروژه‌های مهم کاری خود کنید.
5. وقت خود را در جعبه محصور کنید.
فناوری و پیشرفت‌های صورت گرفته در حوزه‌های مختلف، سبک زندگی بشر را تغییر داده است. اما این تغییر و تحول بزرگ، چالش‌هایی هم به همراه داشته است. بنا بر بررسی محققین دانشگاه ایالتی کالیفرنیا در سال 2012 میلادی که با بررسی 15 دقیقه‌ای بیش از 300 دانشجو همراه بود، مشخص شد که هر دانشجو نهایتاً قادر به تمرکز 3 دقیقه‌ای بر یک موضوع مشخص بود. بخش عمده این حواس‌پرتی، ناشی از مداخلات فناوری، اعم از تلفن‌های هوشمند، اینترنت و ... است.
هزینه‌های مرتبط با این حواس‌پرتی بسیار زیاد بوده و بیشتر در قالب عدم مدیریت زمان و هدررفت آن نمایان می‌شود. بهترین استراتژی برای مقابله با این مشکل، محصور کردن زمان در جعبه به‌عنوان یک استعاره از تمرکز بر یک موضوع خاص و اجتناب از تغییرات مداوم و بیش از حد وظایف است. برای مثال، می‌توانید بازه‌های 20 تا 25 دقیقه‌ای کاری تعریف کرده و در این بازه‌های زمانی، فقط و فقط بر روی کارتان متمرکز شوید. پس از یک استراحت کوتاه 5 دقیقه‌ای، این کار را تکرار کرده و بدین صورت، هزینه‌های ناشی از سوئیچ مداوم بر موضوعات مختلف را از بین ببرید. استفاده از ابزارهایی مانند تایمر و یا ایجاد تقویم کاری در استارت‌آپ (مشابه با برنامه کلاسی مدارس و زنگ تفریح بین کلاس‌ها)، می‌تواند استفاده از این تکنیک که اصطلاحاً «Pomodoro» نامیده می‌شود را کارآمدتر نماید.
مرجع: «eurovps»
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.