چگونه می‌توانیم با استفاده از کمترین میزان توان فکری، سریع‌ترین عملکرد را در موقعیت‌های اضطراری داشت
برخورد با موقعیت‌های اضطراری کنترل نشده می‌تواند به نتایج ناخواسته منجر شده و در برخی از موارد با هزینه‌های بسیار زیادی همراه باشد. اگر شما در پاسخگویی و نشان دادن واکنش به رخدادهای زندگی بسیار سریع عمل کنید، تصمیمات شما با چشم‌انداز بسیار محدود و با راه‌حل‌های بسیار سطحی و موقتی همراه خواهد شد. نادیده گرفتن دلایل وقایع بوجود آمده موجب ایجاد خسارات ناخواسته می‌گردد که از عواقب این گونه تصمیم‌گیری‌ها است.
اما اگر شما با تفکر و برنامه‌ریزی بسیار زیاد تصمیم‌گیری کرده و با سرعت پایین عکس‌العمل نشان دهید، دیگران را از تصمیمات خود شگفت‌زده خواهید کرد. اگرچه چنین طرز برخوردی موجب می‌شود که گاهی برخی از موقعیت‌ها را از دست داده و یا گاهی در مواجهه با چالش‌های ناخواسته تحت تاثیر قرار بگیرید.
برای اینکه مابین این دو طرز رفتار تعادل ایجاد کنید، به پدیده‌ای با نام ضرورت بازتابنده نیاز خواهید داشت. توانایی برای ایجاد آگاهی و عکس‌العمل سریع به موقعیت‌های اولویت‌‌بندی شده از پارامترهای مورد نیاز برای رسیدن به این مفهوم هستند. شما می‌توانید از این مفهوم استفاده کرده و بهترین تفکرات خود را با سریع‌ترین زمان ممکن به مرحله اجرایی شدن برسانید. در حیطه کاری من، رهبران آموزشی در تمامی مراحل و در مواجهه با معضلات مدیریتی، سه راهکار و استراتژی را برای تمرین و اجرایی کردن پدیده ضرورت بازتابنده معرفی کرده‌اند:
شرایطی را که در آن‌ها در ضرورت و التزام قرار می‌گیرد شناسایی کنید
برای شروع کار، شما نیاز دارید تا بدانید که چه عواملی کیفیت زمان تفکر را در شما محدود می‌کنند. روش‌هایی که بر اساس عادات رفتاری، رفتارهای ناخودآگاه و شیوه‌های معکوس که شما در مواقع کاری پر استرس و افزایش تقاضا با آن روربرو می‌شوید از جمله این موارد هستند.
موارد ضروری که برای هر کسی اتفاق می‌افتد عبارتند از: اتمام یک جلسه بدون رسیدن به نتیجه مطلوب، ناتمام گذاشتن یک پروژه و گذار به پروژه دیگر با سرعت بسیار زیاد حالیکه تجارت‌های ناتمام زیادی وجود دارند. عملکرد چند بعدی به حضور همه‌جانبه و توجه کامل شما نیازمند دارد. این کار معمولا از تمرکز و کیفیت کاری که انجام می دهید می‌کاهد و بر روی خروجی عملکرد شما تاثیر منفی می‌گذارد. پاسخ مثبت به امور و پروژه‌هایی که مشارکت شما در شرکت را کاهش داده و انرژی شما را هدر می‌دهد، در حالیکه می‌توانید به آسانی پاسخ منفی به آن‌ها بدهید، انتخاب درستی نیست. مواردی از این قبیل شما را در حالت اضطرار قرار می‌دهد. با چنین طرز فکری، تفکر، حتی کوتاه مدت، در مورد تصمیمات و مقاصد می‌تواند بسیار گران‌بها و ارزشمند باشد که به آسانی برای شما بدست نخواهد آمد.
اگر شما توانایی تشخیص مشکلات و نواقص فعالیت‌های خود را داشته باشید، بنابراین می‌توانید عادات و رفتارهایی که مشکلات بیشتری را برای شما ایجاد کرده و شما را در وضعیت اضطرار و فوریت بیشتری قرار می‌دهند به آسانی شناسایی کنید.
برای مثال، "جنا" یکی از مدیران جدید بود که برای هماهنگ‌سازی پروسه تحویل کار خود با فشار کاری بسیار زیادی روبرو بود. او در حالیکه سعی می‌کرد در برابر تیم خود مسئولیت‌پذیر و پاسخگو باشد، تمام تلاش خود را بکار می‌برد تا مسئولیت خود را به نحو احسنت انجام دهد. تنها موردی که او با مشکلات اضطراری روبرو می‌شد تغییر شرایط ناخواسته با وجود محیطی با دستورات سرسختانه و کنترل شدید بود. به تعبیری از او: "همه چیز مانند یک بحران اورژانسی بود، بنابراین من نیز همانند آن رفتار می‌کردم".
این طرز تفکر موجب ایجاد واکنش‌های ناخواسته و خودبه‌خودی شده و در نهایت زمینه‌ساز این مساله می‌شود تا او تمایل بیشتری برای سپردن امور به دیگران از خود نشان دهد. او تمایل بسیار زیادی به برقراری ارتباط با دیگران داشت. به تمامی ایمیل‌ها اهمیت میداد و تمامی آن‌ها را یک‌به‌یک بررسی می‌کرد. نتیجه این اقدامات این بود که افراد گروه او به شدت حضور مدیریت را در تمامی امور خود احساس می‌کردند و کمتر به مشارکت در امور شرکت مشغول بودند. بدلیل اینکه تمامی گفتگوهای انجام شده توسط "جنا" با عجله و به صورت غیر شخصی صورت می‌گرفت، او نمی‌توانست به ارتباط خود و دیگران صمیمیت بیشتری بدهد و به همین دلیل اعتماد لازم مابین او و همکارانش برقرار نمی‌شد.
برای اینکه مانع وجود احساس اضطرار بسیار شدید شود، "جنا" دو تغییر را در عملکرد خود ایجاد کرد: اول اینکه، او در یادگیری از تجربیات شخصی خود به مهارت مناسبی دست پیدا کرد. زمانیکه میزان تقاضا در شرکت بالا می‌رفت، او به صورت غریزی احساس می‌کرد که باید کنترل بیشتری روی امور شرکت داشته باشد تا همواره یک قدم از دیگران جلوتر باشد. او از مسیر قبلی که طبق آن پیش می‌رفت فاصله گرفت و به روند سپردن مسئولیت‌ها روی آورد. او قبل از اینکه گزارشی برای ارتقاء یک فرایند در شرکت از کارمندان تقاضا کرده یا درخواستی بفرستد، برنامه زمانی و شرایط اتمام کار را مورد بررسی قرار داده و در نظر می‌گرفت. این کار به او کمک کرد تا تمامی امور تیم را مدیریت نکند و زمان بیشتری برای فکر کردن به مسیر اصلی پیشرفت شرکت داشته باشد.
مورد دوم اینکه، "جنا" روند جدیدی را برای مدیریت خود در پیش گرفت تا روند مدیریتی خود را از یک ارتباط سرد و کاملا مستقیم به یک ارتباط جذاب و حمایت‌کننده تبدیل کند. قبل از انجام هر گفتگو و یا دیداری، او به آرامی دو نکته را مورد توجه قرار میداد: من در حال حاضر دقیقا می‌خواهم چه تاثیری بر روی افراد تیم خود داشته باشم؟ زمانیکه من از اتاق خارج شدم، دوست دارم که آن‌ها با چه کلماتی من و تاثیری را که بر روی آن‌ها داشته‌ام توصیف کنند؟ برای "جنا" پاسخ این دو پرسش به قدری مهم بود که برای یافتن آن‌ها به سرعت وارد عمل شد. او در امور خود با تامل بیشتری عکس‌العمل نشان داد، توافقات در وظایف محوله را مرور کرده و به تاثیر ارتباطات خود واقف بود. تمامی این اتفاقات کافی بود تا او از حالت کنترل کامل بر روی شرایط خارج شده و با شرایط اضطراری روبرو شود.
زمانیکه شما تنها یکی از شرایط اضطراری خود را شناسایی کنید، می‌توانید همان طرز فکر را در شرایط و موقعیت‌های دیگر نیز پیاده کرده و الگوی آزار دهنده موجود را از بین ببرید.
اگر شما از مشکلات و نواقص فعالیت‌های خود آگاهی ندارید، با استفاده از پاسخگویی به پرسش‌های زیر می‌توانید آن را جستجو کنید: در کدام بازه‌ی زمانی میزان تقاضاهای درخواستی از من افزایش می‌یابد، ظرفیت تحمل من تا چه حدی است و در چه موقعیتی به پایان می‌رسد، عادت بسیار نامناسبی که من دارم چه می‌باشند؟ زمانیکه شما آغاز و ابتدای یک رفتار را شناسایی کردید، تفکری که باعث ایجاد آن رفتار می‌گردد نیز به خودی خود آشکار می‌شود.
تمرکز خود را بر روی اولویت‌های صحیح قرار دهید: یکی از مشکلات رایج، تمایل ناآگاهانه برای تمرکز بر روی امور کم اهمیت است. این رخداد به این دلیل اتفاق می‌افتد که گاهی اوقات ما از انجام دادن امور کم اهمیت لذت می‌بریم و یا شاید در انجام دادن آن‌ها از تبحر خاصی برخوردار هستیم. گاهی اوقات ما این کار را به قیمت از دست دادن بالاترین اولویت‌های کاری خود انجام می‌دهیم.
این قضیه برای مارکوس نیز اتفاق افتاد، یکی از مدیران ارشد که روی امور مدیریتی وسواس بیش از اندازه نشان میداد. هر چقدر که میزان فعالیت‌های او بیشتر می‌شد، بیشتر به روند تاکتیکی و مدیریتی خود اهمیت میداد. او می‌خواست تا تمامی امور را به تنهایی و در اسرع وقت مدیریت کند. این کار به او کمک می‌کرد تا احساس پویایی و بهره‌وری بیشتری داشته باشد. اما عدم توانایی او در سپردن امور به دیگران باعث می‌شد تا او نتواند بر روی اهداف بلند مدت تمرکز کرده و استراتژی عملکردی خود را سازمان‌دهی کند.
او برای اینکه تغییری در این الگوی رفتاری ایجاد کند، در یکی از آزمون‌های موجود که در طی یکی از روزهای عادی برگزار می‌شد شرکت کرد. آن آزمون پر کردن جاهای خالی در این عبارت بود:
من با عوامل ... به شغل خود علاقمند می‌شوم، اما من می‌دانم که باید روی پارامترهای ..... متمرکز شوم. در نگاه اول پاسخ این پرسش بسیار واضح به نظر می‌رسد. اما برای مارکوس، آنچه که باعث شد تا عکس‌العمل بسیار سریعی نسبت به امور رخ داده داشته باشد، ساده‌سازی و آسانی در کاربرد امکانات موجود بود. اندیشه و تفکری که در نظریات وجود دارد می‌تواند منجر به یک انتخاب حساب‌شده و صحیح شود. تصمیماتی از ارزش و اعتبار بالایی برخوردار هستند که بر اساس شرایط اضطراری گرفته نشده و یا در شرایط بسیار آسان اتخاذ نشده باشد، بلکه بر اساس ارزیابی صادقانه و بالاترین اولویت‌های یک فرد گرفته شده باشد.
از تغییرات شدید پرهیز کنید. در دنیای ایده‌ال، شما به آسانی می‌توانید از عکس‌العمل به فعالیت انجام شده پی ببرید، اما این روند با دنیایی که در آن زندگی می‌کنیم سازگاری ندارد. شما نمی‌توانید تقاضاهای پیش‌روی خود را کاهش دهید، اما می‌توانید این مطلب را درک کنید که هر مشکلی با یک روش قابل حل نیست. با توجه به شرایط، شما به صورت آگاهانه و نامحسوس، می‌توانید پارامترهای لازم برای عکس‌العمل در مواقع ضروری را کاهش و یا افزایش دهید. "هاروتو" به عنوان معاون فروش در یک شرکت فناوری کار می‌کرد، در مسیر تولید یک محصول جدید، او متوجه شد که باید در مورد استراتژی عملکردی تیم خود به شدت فکر کند، اما فشار و ضرب‌العجل‌های موجود در پروژه کار را برای او بسیار دشوار می‌کرد. در نتیجه، او بین دو پارامتر عکس‌العمل هوشمندانه و عکس‌العمل سریع تغییر موضع میداد. در برخی از موارد او کنکاش و توجه بیش از اندازه به خرج میداد و این کار باعث می‌شد تا خود را در جزئیات بسیار زیاد گرفتار کند. در نتیجه در آنالیز اطلاعات و داده‌ها با مشکلات و تاخیر بسیار زیادی مواجه می‌شد. در نتیجه او از نظر دیگران فردی بی‌تفاوت و غیر صمیمی به نظر می‌رسید. عکس‌العمل او به شرایط اضطراری بسیار کند و ناکارآمد بود. اما در دیگر موارد، او به سرعت به شرایط اضطراری تغییر موضع میداد. با این طرز فکر که: "ابتدا وارد عمل شو و بعد فکر کن"، "هاروتو" بیشتر زمان خود را به اصلاح و جبران اشتباهات خود صرف می‌کرد و زمان کمتری را برای اجرای آن‌ها در اختیار داشت.
"هاروتو" به این نتیجه رسید که باید از تغییرات شدید و پیاپی در ایده‌ها و نظریات خود اجتناب کند و بر روی موارد بسیار نامحسوس که در موقعیت‌های اضطراری بوجود می‌آیند تمرکز کند. برای انجام این کار، او از تکنیک تفکیک 40/60 برای افزایش میزان چابکی خود در موقعیت‌های اضطراری استفاده کرد. برای هر موقعیتی، او ارزیابی می‌کرد که آیا موفقیت به عکس‌العمل سریع بستگی دارد یا اینکه باید در مورد آن موقعیت به اندازه کافی تامل و تفکر داشته باشد. اگر او به این نتیجه می‌رسید که 60 درصد تمرکز بر روی اجرایی کردن یک رویداد نیاز است، (برای مثال در موارد تکتیکی و یا امور جاری)، زمان بررسی و میزان تفکر را کاهش میداد و بر کارایی و بهره‌وری خود می‌افزود. اما اگر تشخیص میداد که اندیشه و تفکر بیشتر از عمل و اقدام اهمیت دارد (برای مثال در لحظات ارتباط محور و یا اموری که بر اساس نوآوری استوار است)، زمان و انرژی بیشتری را بر روی اندیشه و تفکر صرف می‌کرد تا تفکر پویایی داشته باشد.
در برخی از شرایط، افزودن زمان 20 دقیقه‌ای به یک دستور جلسه، می‌تواند از مشاجرات و تنش‌های احتمالی جلوگیری کند. همچنین این کار باعث می‌شود تا کارها نیمه‌کاره و ناقص باقی نمانند. در موارد دیگر، این کار با انجام زمان‌بندی برای جلسات کوتاه رخ می‌دهد. مشخص کردن یک برنامه زمانی اختصاصی و منحصربفرد می‌تواند از سردرگمی جلوگیری کند.
همانطوری که شما مسئولیت‌های روزانه خود را ارزیابی می‌کنید، اجازه ندهید تا تمامی ابتکار عمل‌ها و نوآوری‌های شما همانند و مشابه یکدیگر باشد. این موضوع از اهمیت خاصی برخوردار است که نمی‌توانید به هر دو مسئله تفکر و عمل به یک میزان اعتبار و زمان اختصاص دهید، شما باید بتوانید تعادل مورد نیاز و منطقی را در بین این دو پارامتر در موقعیت‌های مختلف ایجاد کنید.
همانند افرادی که در این مقاله به آن‌ها اشاره شد شما نیز می‌توانید این مراحل را در هر زمان و در هر موقعیتی طی کنید، تا بدین وسیله ظرفیت خود را برای عکس‌العمل‌های اضطراری افزایش دهید. زمانیکه شما این عکس‌العمل‌ها را با احساس ضرورت و اضطرار در کنار یکدیگر قرار می‌دهید، قاطعیت و سرعت عکس‌العمل شما در اختیار و کنترل عادات اشتباه و رفتارهای نامناسبی که شما بدون تفکر لازم از خود بروز می‌دهید نخواهند بود.
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.