در دنیای جدید "کار بدون حصار، کار، به جای کارخانه‌ها در مغزها، به جای دفاتر کار خصوصی، در محیط‌های پلان‌های آزاد، و علاوه بر دفاتر مرکزی شرکت‌ها، در بازی‌های فوتبال، سواحل کنار دریا، و قهوه‌خانه‌ها رخ می‌دهد. اما من، هنوز هم در کارم با مشتریان، اغلب، ایده‌های قدیمی راجع به مدیریت زمان را که این واقعیت جدید را به حساب نمی‌آورند کشف می‌کنم. در اینجا، چهار اشتباهی که دائماً رخ می‌دهد، مطرح می‌شوند.  

اتصال سهوی کارمندان به ایمیلشان 

آیا در شرکت شما استفاده از ایمیل برای ارتباطات ضروری و فوری رایج است؟ آیا شما انتظار دارید فوراً به ایمیل‌هایتان پاسخ داده شود؟ حتی اگر شما توقع پاسخ فوری نداشته باشید، آیا کارمندانتان فکر می‌کنند  شما توقع آن را دارید؟ آیا آن‌ها فکر می‌کنند هنگامی که پاسخ فوری به ایمیل‌ها می‌دهند، رفتار شما با آن‌ها مطلوب‌تر است؟ آیا اگر کارمندان سازمان فوراً به ایمیل‌ها پاسخ ندهند، آن‌ها را مأیوس می‌کنید؟ 

چنانچه شما به تمام این سؤالات پاسخ مثبت داده‌اید، ممکن است سهواً فرهنگی را رواج دهید که در آن، کارمندان وادار می‌شوند همیشه ایمیلشان را باز و در حال دانلود بگذارند، در حالی که با هر پیام جدید که می‌آید، حواسشان پرت و پریشان می‌شود، و خواه ناخواه تصمیم می‌گیرند به آن پاسخ دهند. این مسئله، کارمندان را در کل روز در حالت واکنشی قرار می‌دهد، در حالی که مانع از این می‌شود که متفکرانه کارهایشان را اولویت‌بندی کنند و به آن نظم دهند و تغییر وظیفه ثابت را تضمین کنند.  

من فکر می‌کنم درست است اگر بگوییم، برخی از کارها در شرکت شما، نیازمند تمرکز پیوسته طولانی‌تر از دو دقیقه است. مطالعات نشان می‌دهند که تغییر وظیفه ثابت به معنی این است که کارها بیشتر طول خواهد کشید و کیفیت نتایج آن‌ها کمتر خواهد بود. عملکرد چندوظیفه‌ای ثابت ،همچنین منجر به اشتباه بیشتر و احتمال بیشتر نابودی اطلاعات می‌شود، و بنابراین احتمال حفظ اطلاعات در حافظه کاری کمتر است. این مسئله به حل مسائل و خلاقیت زیان می‌رساند. 

تیم تحت رهبری خود را متعهد کنید برای استفاده از ایمیل به منظور دستیابی به اطلاعات ضروری و فوری یک تایم خاص را صرف کنند. کانال ارتباطی دیگری، مانند تلفن یا پیام کوتاه، برای چنین موقعیت‌هایی تعیین کنید. تضمین کنید که تیم شما می‌داند که ایمیل‌هایتان، نیاز به پاسخ فوری ندارند، تا هنگامی که می‌خواهند کارهای مهم انجام دهند و نیاز به تمرکز دارند، بتوانند بدون نگرانی ایمیل‌هایشان را ببندند و یا آفلاین کار کنند. عملکرد تک‌وظیفه‌ای به کارمندان کمک می‌کند کمتر احساس پراکندگی و پریشانی داشته باشند، و بنابراین کمتر تحت فشار قرار گیرند و بیشتر تمرکز کنند. 

یک راه دیگر برای حمایت از عملکرد تک‌وظیفه ای این است که با دور شدن از رایانه شخصی و کنار گذاشتن تلفن همراه هوشمندتان هنگام جلسه، به کارکنانتان فرصت صحبت حضوری با خود را بدهید. در هر زمانی که ممکن است کارمندان را به "جلسات بدون حضور تکنولوژی" ترغیب کنید. همه این عادت‌ها به متمرکزتر و متفکرتر شدن کارمندانتان کمک خواهد کرد، رفتارهای شما الگو و فرهنگ‌سازی می‌شود، که در مجموع برای افراد و سازمان سودمند است. 

اجرای نادرست طرح دفتر کار پلان آزاد 

تنها مسئله مسلم و بی‌ چون و چرا درباره طرح‌های دفتر کار پلان آزاد این است که آن‌ها نیاز شرکت‌ها به مساحت بیشتر را کاهش می‌دهند. طرفداران این طرح‌ها می‌گویند که آن‌ها همچنین مشارکت و نوآوری را بهبود می‌دهند، و مخالفان می‌گویند که این طرح‌ها منجر به استرس بیشتر،تمرکز، انگیزه و عملکرد شناختی کمتر می‌شوند. تحقیقی وجود دارد که از هر دو نظریه حمایت می‌کند. این شاید به خاطر این باشد که دفاتر کار پلان آزاد اغلب بیشتر از این که عملکرد خوبی نشان دهند، ضعیف اجرا شده اند. 

اگرچه تحقیقات متناقض‌اند، اما همچنان مفید هستند. این نشان می‌دهد که بیشترین مزیت از فرصتی نشأت می‌گیرد که به منظور همکاری، فعالیت‌های اجتماعی، و ابراز احساسات در اختیار کارمندان قرار می‌گیرد. افزایش نور طبیعی و دسترسی به پنجره، از دیگر مزایای دفاتر کار پلان آزاد هستند. بنابراین، شما می‌توانید از این دانش با در نظر گرفتن موارد زیر استفاده کنید: 

• فضاهای قهوه خانه‌ای با صندلی‌های راحتی چیده‌شده در گروه‌های کوچک 
• فضاهای "شلوغ" تعیین‌شده برای بازی‌های رومیزی یا فضاهایی که گفتگو و اشتغال فعال‌تری در آن‌ها می‌تواند رخ دهد. 
• نشیمنگاه‌ها یا فضاهای کاری باز بیرونی
• میزهای کار چرخ‌دار، که می‌توانند در حوالی محل کار کارمندان، بسته به حالت و وضعیت آن‌ها حرکت داده شوند، و "قلمرو"های کاری خودشان را به آن‌ها دیکته کنند. 
• دیوارهای شیشه‌ای. 

در تضاد با آنچه ذکر شد، بیشتر مطالعات، سروصدا، حواس‌پرتی، و فقدان حریم خصوصی کارمندان را به عنوان برخی از مضرترین عوامل ذکر می‌کنند. بنابراین، باید تضمین کنید که طرح‌های شما، به قدر کافی، این موضوعات را مورد توجه قرار می‌دهد، و برخی تغییرات را برای اصلاح آن‌ها در نظر می‌گیرد. یک الگوبرداری از پیشنهادات مذکور به شرح زیر مطرح می‌شود: 

• مبلمان نرم که سروصدا را جذب می‌کند به جای سطوح سخت که سروصدا ایجاد می‌کنند. 
• یک سیستم صوتی برای صدای چندبسامدی. 
• توجه به کارمندان و گرفتن پیشنهاد از آنها و دخالت دادن آن‌ها در طراحی فرایند. 
• فیلم مات یا دیوارهای شیشه‌ای طرح‌دار به جای شیشه شفاف. 
• فضاهای متفاوت برای انواع مختلف کارها: فضاهای کاری آزاد برای همکاری و مشارکت کارمندان با هم، و فضاهای آرام برای کار متمرکز. 
• اختصاص دادن یک فضای شخصی ایمن به هر کارمند، تا آن‌ها بتوانند هر وسیله شخصی را که به آن نیاز دارند در آنجا نگه دارند. 
• اختصاص دادن یک فضای شخصی تحت محاصره برای هر کارمند، که می‌تواند دستیابی به یک هدف دوگانه را که حفظ حریم خصوصی فرد و ممانعت از آشفته کردن سایرین است، تضمین کند.  
• چیدن استراتژیک قفسه‌های کتاب یا دیگر فضاهای تقسیم‌شونده

عدم توجه به تأثیر تغذیه و انرژی بر روی دانش‌ورزی 

اگر خروجی‌های شرکت شما، در نتیجه دانش‌ورزی باشند- سعی، زحمت و عملیاتی که برای مواد خام در نظر گرفته می‌شود- بنابراین سطح انرژی تیم شما در طول روز، عاملی اساسی در دستیابی به موفقیت است. من اغلب هنگامی که مشتریانم فرصت اثرگذاری مثبت بر بهره‌وری سازمانشان را از دست می‌دادند، دو موقعیت را مشاهده می‌کنم که نیازمند سوخت برای قدرت مغز و قوه ادراکشان هستند: 

• منوهای آماده
• آشپزخانه اداره 

تغذیه مناسب از خانه شروع می‌شود، اما رهبری می‌تواند یک اثر معنی‌دار بر روی کارایی در طی ساعت‌ها کار برای کارمندان در محل داشته باشد. غذاهای پر از قند (که معمولاً منجر به افزایش و افت قند خون  می‌شوند) در طول روز، علاوه بر آسیب رساندن به سلامتی در طولانی مدت، منجر به آشفتگی، حواس‌پرتی، کاهش تمرکز و عدم عملکرد مؤثر می‌شوند. جلسات اغلب شامل غذاهای پرکربوهیدرات و شکر تصفیه‌شده هستند که باعث می‌شود گلوکز خون دچار افزایش ناگهانی پس از افت شود. جایگزینی شیرینی‌ها و دونات‌ها با ساندویچ‌های تخم مرغ، تاکوهای صبحانه، یا پارفه‌های ماست (پروتئین و غذاهای کم‌قند) می‌توانند از نوسانات شدید گلوکز خون جلوگیری کنند. 

این تنها برای جلسات صبح صدق نمی‌کند، بلکه برای تنقلات بعد از ظهر نیز صادق است. در اتاق استراحت، تنقلات سالم، به جای غذای به دردنخوری که در کابینت‌ها و دستگاه‌های اتوماتیک ارائه می‌شوند، می‌توانند سود زیادی در حمایت از مدیریت انرژی تیم شما در طول روز بپردازند. تنقلات سالم می‌توانند شامل هویج‌های کوچک، حمص (نخود-ارده)، آجیل، میوه، مکعب‌ها یا ورقه‌های پنیر و یا گرانول‌های میله‌ای حاوی مواد صد در صد طبیعی باشند. 

یک منبع آب تصفیه برای دفتر کارتان تهیه کنید، به جای نوشابه‌ها، به موجودی چای‌های شیرین‌نشده طبیعی توجه و رسیدگی کنید، زیرا آب‌رسانی مناسب، یک عنصر تغذیه‌ای مهم دیگر است که آب می‌تواند آن را ارتقاء دهد، در حالی که اثر منفی بر روی قند خون نمی‌گذارد. 

منابع سالم انرژی به منظور تأمین قدرت مغز، می‌توانند بهره‌وری شرکت را تا %20 بهبود دهند. 

راه‌اندازی نکردن ارتباط‌دهنده‌های راه دور برای موفقیت 

کار کردن در خانه، بنا بر دلایل موجه رو به افزایش است. این می‌تواند به شرکت شما برای پس‌انداز پول، به منظور خرید املاک و مستغلات، تعمیر و نگهداری ساختمان، و زیرساخت‌های اداری کمک کند، و باعث شود کارمندانتان شادتر باشند، و از انعطاف‌پذیری بیشتر و کمتر شدن زمان رفت و آمد قدردانی کنند. اما حتی اگر شما سیاست ارتباط از راه دور را پیش بگیرید، هنگامی که کارمندانتان شروع به کار کردن از خانه می‌کنند، ممکن است با مشکلات بالقوه‌ای رو‌به‌رو شوید. همانند مسئله سازمان‌های پلان آزاد که پیش از این ذکر شد، این مشکلات نیز لزوماً نقص ناشی از سیاست‌گذاری نادرست شرکت نیستند، بلکه نقص عملیاتی ناشی از اجرای نادرست سیاست‌ها هستند. در اغلب موارد، شغل‌های از راه دور، اساساً، بدون هدف جلو می‌روند، و منجر به بروز برخی مشکلات برای کارگر راه دور و نیز از بین رفتن پویایی تیم می‌شوند. برخی مدیران هنوز اعتقاد دارند که اگر کارمندان از راه دور و در خانه کار کنند و به طور مستقیم بر آن‌ها نظارت نشود، وظایف و مسائل شخصی، آن‌ها را دچار سستی و انحراف کرده، و حواسشان را پرت می‌کند. شما باید تضمین کنید که به جای تصمیم‌گیری و عمل کردن بر مبنای تعصبات شخصی، مبتنی بر مدارک و نتایج کار کنید. معیارها و استانداردهای موفقیت باید صریح و معلوم باشد و از قبل بر روی آن‌ها توافق شده باشد، و مدیران ممکن است در زمینه رهبری مؤثر کارگران از راه دور، نیازمند برخی آموزش‌ها باشند. علاوه بر مسائل مدیریتی، کارمند راه دور ممکن است به منظور حل معضل حواس‌پرتی‌های کار در خانه آماده نباشد، یا به خوبی با شرایط کار از راه دور سازگار نشده باشد. 

به منظور بهبود احتمال وقوع موفقیت این رویه کاری (کار از راه دور و در خانه)، پیش از شروع ارتباط از راه دور، با دقت با کارمندان و سرپرستان آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. گفتگوهای شما باید عناوینی مانند این‌ها را پوشش دهد و در هر جواب راه حل‌هایی ارائه دهد: 

• آیا شغل کارمند با کار از راه دور سازگاری دارد؟ 
• آیا اکنون کارمند خودش، خودش را اداره می‌کند و در خود انگیزه ایجاد می‌کند؟ 
• تا چه حد کارمند می‌تواند حواس‌پرتی‌اش را کنترل کند؟ کارمندی که دائماً در حال جستجو در فیس‌بوک است یا به سمت گفتگوهای همکاران خود در اداره کشیده می‌شود، احتمالاً در خانه نیز، حواس‌پرتی‌های مشابهی خواهد داشت. 
• چه نوع از زیرساخت‌های تکنولوژی مورد نیاز است تا کارمند را در ارتباط با سازمان نگه دارد؟ آیا شرکت و خانه کارمند، زیرساخت‌های تکنولوژی لازم را دارند؟ 
• آیا کارمند بلد است از ابزارهای تکنولوژی که برای ارتباط از راه دور مورد نیاز است استفاده کند (یا باید آن را یاد بگیرد)؟ 
• راه‌اندازی کار در خانه کارمند به چه صورت خواهد بود؟ آیا او یک فضای کاری اختصاصی برای خودش دارد که در نتیجه منجر به بهره‌وری بیشتر می‌شود؟ 
• آیا افراد دیگر (بخصوص بچه‌ها یا افراد دیگری که نیازمند مراقبت هستند) در طی ساعت‌ها کار حضور دارند؟ 
• سرپرست کارمند و همکارانش درباره این شیوه ارتباطی از راه دور او چه احساسی دارند؟ باورهای منسوخ و قدیمی درباره "زمان رویارویی" و تعصبات شخصی می‌تواند بر روحیه افراد و اثربخشی این سیاست ارتباطی اثر بگذارد.  
• آیا ارتباط‌دهنده‌های راه دور، باید به روشی متفاوت از آنچه شما برای کارگران در دفتر کار خود دارید، ارزیابی شوند؟ 

این سؤالات، یک شروع خوب برای اصلاح چالش‌هایی که کارگران راه دور شما ممکن است با آن رو‌به‌رو شوند، فراهم می‌کند. 

تغییر و اصلاح شیوه‌های ارتباط از راه دور، به روز کردن دفتر کار پلان آزاد، تجدید نظر در مسائل تغذیه‌ای در محل کار، و ارزیابی شرایط کار از راه دور- هیچ یک از این‌ها نیازمند تغییرات بنیادی نیستند. اغلب، مشکلات، به مرور و بدون هیچ گونه قصد و منظوری به وجود می‌آیند. توجه معطوف کردن به آن‌ها، و ارزیابی هر یک با چشمان باز، می‌تواند به طور مثبت بر روی کارایی، روحیه، فرهنگ، و نهایتاً بهره‌وری اثر بگذارد. 

منبع: HBR.org