اگر می‌خواهید که تیمتان مفید عمل کند، در ابتدای کار باید توجه داشته باشید که شما در جلسات خود، به یک سری از قواعد نیاز دارید. سپس باید در مورد نحوه بکار بردن این قواعد به یک نظر جامع برسید. بسیاری از تیم‌ها که برای خود قواعدی دارند، بصورت منظم از آن استفاده نمی‌کنند. اما داشتن قواعد در جایی که همواره کارهای اجرایی انجام می‌شود، می‌تواند به صورت قابل ملاحظه‌ای، تیم شما را در حل مسائل و اتخاذ تصمیم‌های درست یاری دهد.

برای برگزاری جلسات قواعد زیاد و متفاوتی وجود دارد. برخی از آن‌ها، مانند"شروع و پایان به موقع" یا "بی ‌صدا کردن تلفن‌های همراه"، قواعدی رویه‌ای هستند. این قوانین رویه‌ای، گرچه مفید بوده اما فراتر از پیامی که با خود دارند، نمی‌‌توانند کمک دیگری به تیم بکنند. به عنوان مثال تنها می‌توانید از همه بخواهید که به موقع در جلسه حضور یابند یا تلفن همراه خود را روی حالت بی صدا بگذارند؛ چنین قواعدی افراد را خلاق بار نمی‌آورد.

یکی از انواع قواعد، قواعد صریح است. مثلاً "با همه افراد با احترام برخورد کنید" یا "سازنده باشید". قواعد مذکور، روی یک نتیجه مطلوب تمرکز دارد اما نوع رفتاری را که می‌تواند محترمانه یا سازنده باشد، مشخص نمی‌کند. این قواعد صریح، در صورتی که افراد گروه، نظرات متفاوتی در مورد نحوه برخورد محترمانه یا سازنده داشته باشند، مشکلاتی را ایجاد می‌کنند. برای برخی از اعضای گروه، برخورد محترمانه ممکن است به معنای عدم ایجاد هرگونه دلخوری در هر کدام از افراد گروه باشد در حالی که برای برخی دیگر از اعضاء، برداشت از برخورد محترمانه می‌تواند معنای کاملا متفاوتی داشته باشد.

قواعد رفتاری کاربرد بیشتری دارند. این قواعد، رفتارهای خاصی را توصیف میکند که اعضای تیم برای عملکرد بهتر باید به آن‌ها پایبند باشند. مثالهایی برای قواعد عملکردی میتواند شامل موارد پیش‌رو باشد: "نظرات خود را اظهار کنید و سوالات هوشمندانه بپرسید" یا "منطق و دلیل خود را توضیح دهید".

برای عملکرد موثرتر، قواعد جلسات باید براساس تحقیقاتی تدوین شود که خود به دنبال فراهم آوردن بهترین جلسات و مناسب‌ترین شرایط برای برگزاری آن باشند. به عنوان مثال، تحقیقات سه نتیجه را نشان داده است که همه تیم‌ها باید به آن دست یابند: کارایی قوی، ارتباطات کاری مثبت و عملکرد شخصی مناسب. با این وجود بسیاری از قواعد پایه‌ای، تنها می توانند یک یا دو مورد از این نتایج را در خود محقق ‌سازند.

به عنوان مثال برخی تیمها اعتقاد دارند وقتی یکی از اعضای آنها از موضوع خارج می‌شود، با گفتن مستقیم این جمله که "این بحث از موضوع خارج است" یا با استفاده از لغت "jellyfish" می‌توانند او را متوجه این امر کنند. اما برای استفاده از این قواعد لازم است شخصی که لغت "jellyfish" را به کار میبرد، به درستی متوجه خارج شدن فرد دیگر از بحث شده باشد. تحقیقات نشان میدهد که اشاره کردن به شخصی از اعضای گروه به اشتباه، میتواند تبعات نا مناسبی را به دنبال داشته باشد. مثلا امکان دارد آن شخص مسئله را بزرگ کند و حتی آن را شخصی قلمداد نماید یا این که تا انتهای جلسه ساکت بماند. در این صورت تیم ممکن است یک تصمیم با کیفیت کمتر را اتخاذ نماید زیرا نظرات آن شخص شنیده نشده است یا آن شخص به اجرای آن مصوبه متعهد نشود.

یک راه خلاقانه‌تر برای این که با شرایط کنار آمد این است که یک قاعده برای آزمودن فرضیات و استنتاجها وجود داشته باشد. شما میتوانید بگویید: "باب، من نمیتوانم تشخیص دهم که این نظر تو درباره تخفیف فروشنده چگونه به موضوع این جلسه مربوط میشود (فرض کنید موضوع جلسه تولید محصولات جدید است)؟ لطفا کمک کن تا ارتباط این دو را دریابم. یا اگر ارتباطی ندارند، ممکن است بگویی چه زمانی و چگونه باید به این موضوع اشاره کنیم؟" با گفتن این جمله، شما میتوانید استنتاج خود را آزمایش کنید که آیا با نظر باب مرتبط است یا خیر.

امکان دارد شما متوجه شوید که باب بیشتر از سایر اعضا، به صورت سیستماتیک فکر میکند و یک مسئله مهم را شناسایی کرده است که هیچ فرد دیگری به آن فکر نکرده است. اگر باب بگوید نظری که ابراز کرده است مستقیماً مرتبط نیست، اما مسئله او به زمان دیگری برای رسیدگی نیاز دارد، تیم میتواند در مورد این که بعداً در مورد این مسئله صحبت کند یا نه، به سرعت نظر خود را بیان نماید. انجام این رویه به یک تصمیمگیری تیمی بهتر، درک متقابل بیشتر و در عین حال پیشرفت کاری فراتر و کاهش نا امیدی کمتر برای هر فرد منتج میشود.

با داشتن بیش از 30 سال سابقه در مدیریت تیمها، در این مقاله یک مجموعه 8 تایی از قواعد پایهای را که از تحقیقات مختلف به دست آمدهاند (و شخصا آنها را رفتارها می‌خوانم)، مشخص کردهام. این قواعد میتواند به تیمها کمک کند تا بازده، ارتباط کاری و عملکرد هر شخص تیم را بهبود ببخشند.

• دیدگاه‌ها را بیان کنید و سوالات هوشمندانه بپرسید. این کار، تیم را قادر میسازد که از تک گوییها و جر و بحثها جلوگیری کرده و به سمت یک مکالمه موثر حرکت کند که در آن اعضا، میتوانند دیدگاه هر کسی را متوجه شده و به تفاوت دیدگاه آن‌ها مشتاقانه بنگرند.
• تمام اطلاعات مرتبط را به اشتراک بگذارید. این کار به کمک می‌کند تا مجموعهای کامل و عام از اطلاعات را در اختیار گرفته، به وسیله آنها مسائل را حل نماید و بهترین تصمیم ممکن را اتخاذ کند. 
• از مثالهای خاص استفاده کنید و بر روی آن اتفاق نظر کنید که کلمات مهم چه معنی‌ای دارند. این کار شما را مطمئن میسازد که تمام اعضای تیم برای رساندن هر مفهومی از یک زبان مشترک استفاده میکنند.
• دلیل و منطق خود را توضیح دهید. این کار اعضای تیم را قادر میسازد تا متوجه شوند که هر کدام از اعضا، چگونه به نتایج خود دست یافته‌اند. با این کار، منشاء تفاوت دیدگاه افراد مشخص میشود.
• بر روی علایق متمرکز باشید. به جای جر و بحث در مورد راه‌حل‌های یک مسئله، تناقضات غیر مولد را کاهش دهید و تمرکز خود را روی راهحلهایی بگذارید که کل تیم به آن متعهد است.
• فرضیات و نتیجهگیریها را بیازمایید. با این کار، این اطمینان را کسب میکنید که تیم با اطلاعات صحیح در حال تصمیمگیری است. اجرای این کار مانع از شکل‌گیری داستانهای نامعلوم در ذهن اعضای گروه درباره اعتقاد شخصی سایر اعضای تیم می‌شوید.
• قدمهای بعدی را به صورت پیوسته طراحی کنید. این کار، این اطمینان را میدهد که همه افراد در پیشرفت به جلو در قالب یک تیم متعهد هستند.
• مسائل غیر قابل بحث را مورد بررسی و بحث قرار دهید. با این کار مطمئن می‌شوید که تیم، به مسائل مهم اما غیرقابل بحث، اشاره میکند که در خارج از تیم، نتیجه گرفتن از آن غیر ممکن است اما در قالب یک جلسه تیمی، مسائل مذکور حل میشود.

حتی اگر تیم شما از قبل، مجموعهای از قواعد را دارد، تا زمانی که بر سر استفاده از این قواعد به توافق نرسید، تیمتان عملکرد موثری نخواهد داشت. اما چگونه این کار را انجام دهید:

• توافق صریح بر قواعد پایهای و معنای دقیق آنها. تا زمانی که هر کدام از افراد تیم در استفاده از قواعد (مجموعهای از رفتارها) موافق نباشد، آن قواعد جز قواعد تیم شما محسوب نمی‌شوند. لفظ قواعد در ابتدا برای توصیف قانونهای بیس‌ بال استفاده شد که تیمها در استفاده از قوانین مخصوص به توافق رسیدند. با وجود تفاوت در مکان برگزاری بازیها، آن قانونها برای انجام عادلانه بازی بیس‌بال لازم و ضروری بودند (این قواعد هنوز هم پا برجاست). همچنین، هنگامی که اعضای تیم شما وقت میگذارند و سعی میکنند تا یک برداشت عام از قواعد شما داشته باشند، امیدوار باشید که این قواعد به صورت مداوم و موثر در شرایط مختلف اجرا خواهد شد.
• یک طرز تفکر تیمی بسازید که موافق قواعد پایهای باشد. رفتارهایی که اعضای تیم شما دارند، از طرز تفکر آنها ناشی میشود. این طرز تفکر برآمده از ارزشها و فرضیات است. اگر شما قواعد پایهای موثر را اتخاذ کنید، اما طرز فکر غیرموثری داشته باشید، این قواعد دیگر کارایی نخواهند داشت. به عنوان مثال اگر فرض کنید که در مورد باب درست بگویید و او از بحث خارج شده باشد، شما از استنتاج خود استفاده نکرده‌اید بلکه فقط به او میگویید که به موضوع بازگردد. اما اگر فرض کنید که پیش از صحبت‌های باب، به نکتهای دقت نکرده باشید، در مورد رابطهای که باب بین نظر خود و موضوع میبیند، مشتاق خواهید شد.
• بر سر این مسئله به توافق برسید که همه موظف هستند بر اساس قواعد پایهای به همدیگر کمک کنند. تیمها بسیار پیچیده‌تر و بزرگ‌تر از آن هستند که سرگروه رسمی تیم بتواند عمل ‌کردن هر عضو بر اساس قواعد پایه‌ای را در تیم چک کند. در تیمهایی که عملکردی مفید دارند، تمامی اعضا این مسئولیت را برعهده دارند؛ به این معنی که تیمها باید با هم هماهنگ باشند تا هر شخصی کاملاً در راستای قواعد پایه‌ای عمل کند.
• بر روی این مسئله که چگونه از قواعد استفاده کنید و چگونه پیشرفت کنید، بحث کنید. در پایان هر جلسه تیم، پنج دقیقه وقت بگذارید و در مورد این که چه زمانی و چه جایی در جلسه خود از قواعد پایه‌ای به خوبی استفاده کردید بحث کنید. همچنین در مورد این که در کجا میتوان استفاده از قواعد را بهبود بخشید، صحبت نمایید. اگر این بحثها به خارج از جلسه برده شود، بدانید که شما تیم خوبی نساختهاید.

قواعد پایهای ابزاری قدرتمند برای بهبود رویه تیمها است. با یک مجموعه از رفتارها و توافقات صریح درباره این که منظور هر کدام از آنها چیست و چگونه میتوان از آنها استفاده کرد، تیم شما، به نتایج بهتری دست خواهد یافت.

منبع: HBR.org