مطبوعات عامه‌پسند استرس را عاملی منفی اما غیرقابل اجتناب می‌دانند اما مدیران با تجربه آگاهی بیشتری در این مورد دارند. اگر در تلاش برای ایجاد یک کسب‌و‌کار جدید، سر موقع انجام دادن سفارشات یا ... هستید، مقدار کمی استرس می‌تواند مفید باشد. این بحث هنگامی مهم‌تر می‌شود که شما درصدد دگرگون کردن کسب‌و‌کارتان باشید یا بخواهید فرهنگ ضعیفی را بازتعریف کنید. در این مواقع به مقداری استرس برای ایجاد انگیزه عمل و حرکت نیاز دارید.

در جنبه مثبت، استرس هنگامی که کارفرما سعی دارد کارهای قدیمی را به نحوی جدید انجام دهد تاثیرات خوبی دارد. این دقیقا همان نوعی از استرس است که شما به آن نیاز دارید چون باعث غلبه بر اینرسی قدرتمند عادت می‌شود.

اگر چند باری در بخش‌های مدیریتی حضور داشته‌اید جنبه دیگری از تاثیرات استرس را درک کرده‌اید. اگر استرس بیش از حد افزایش یابد به جای ایجاد تلاش و حرکت منجر به کاهش عملکرد می‌شود. افراد با استرس بیش از اندازه متوقف می‌شوند، خلاقیت مورد نیاز برای ایجاد ایده‌های جدید از بین می‌رود، ترس از انجام اشتباه در محیط‌های با استرس بالا افزایش می‌یابد و هیجان ایجاد شده فعالیت‌ها را بی‌اثر می‌کند.

نقطه و میزان مناسب استرس جایی است که باعث ایجاد فشار مثبت در جهت ایجاد تغییر بدون نگرانی از ایجاد ناتوانی شود. این نقطه جادویی جایی است که جان کاتر از آن به عنوان "دامنه مولد اضطراب" یاد می‌کند. این دقیقا مفهوم مفیدی برای مدیرانی است که در حال رهبری برای ایجاد تغییر هستند، اما نکته اصلی نحوه پیاده‌سازی این ایده و تبدیل مفهوم به واقعیت است. چگونه می‌توان سطح استرس را در تیم تغییر داد؟ چه موقع باید در این روند مداخله کرد؟

در ابتدا باید وضعیت فعلی را برآورد کرد. علائمی وجود دارد که نشان می‌دهد میزان استرس در تیم شما برای ایجاد تغییرات معنی‌دار کافی نیست. به افرادی بسیار ارحت هستند و با ادامه وضعیت فعلی موافق هستند و حتی در مقابل تغییرات مقاومت می‌کنند و معتقدند که "روند فعلی باید ادامه داشته باشد"  و خود را درگیر اجرای کارها نمی‌کنند توجه کنید (یعنی افرادی که دیر می‌آیند و به استراحت‌های طولانی می‌روند).

چالش بزرگ بعدی، شناسایی افرادی است که میزان زیادی از استرس را تحمل می‌کنند. در این روند باید توجه زیادی داشت زیرا این افراد قلق دارند و افراد مختلف در مواجهه با میزان یکسانی از استرس، واکنش‌های متفاوتی دارند، برخی به روشنی به این استرس پاسخ می‌دهند و برخی عقب کشیده و استرس درونی کرده و واکنش بیرونی نشان نمی‌دهند. زیرا الگوی یکسانی وجود ندارد و باید به تغییرات رفتاری کارکنان توجه کنید. آیا کارکنانی هستند که ساعت‌های طولانی در حال کار هستند و به استراحت و صرف ناهار نمی‌پردازند و برخوردهای تندی با همکاران خود دارند؟ در طیف مقابل، آیا افرادی وجود دارند که بسیار ساکت هستند؟ آیا بسیار کمتر از قبل با شما تماس دارند؟ آیا زبان بدن آن‌ها نمایان‌گر خستگی یا نگرانی است؟ این تغییرات شاید نشان‌دهنده استرس‌های بسیار زیاد باشند.

هنگامی که شما از میزان استرس موجود در تیم آگاهی داشته باشید به خوبی درک خواهید کرد که باید میزان آن را افزایش یا کاهش دهید. سناریوهای مختلفی برای انجام این کارها وجود دارد.

اگر معتقدید که میزان کمی از استرس بر روی کارکنان شما وجود دارد و باید میزان سختی (فشار) روی آن‌ها افزایش یابد تا در دامنه (طیف) مولد اضطراب قرار گیرند، گزینه‌های متنوعی در دسترس دارید. برای اینکه کارکرد واقعی این پیشنهادات را ببینید در ادامه همراه با توصیه‌ها، مثال‌هایی از یک فرهنگ جدید فروش را می‌آوریم.

1- تعداد دفعات توصیه، راهنمایی و کنایه زدن برای راهنمایی را افزایش دهید. 

باقی ماندن در وضعیت موجود هنگامی که فردی اهمیتی نمی‌دهد بسیار راحت است. هنگامی که یک کارمند متوجه می‌شود به رفتارش دقت می‌کنید به طور طبیعی استرسش زیاد می‌شود. رمز موفقیت یک مدیر در راهبری کردن به سمت میزان ایده‌الی از استرس، افزایش تعداد دفعات بازخورد از سوی او به کارمندان در عین کاهش میزان شدت آن‌هاست. تصور کنید یک نرم‌افزار مدیریت فروش جدید ایجاد کرده‌ و تلاش می‌کنید تا همه فروشندگان فعالیت‌های خود را در آن ثبت کنند. از این بازخوردها استفاده کنید : " امروز چهارشنبه است و من تنها سه دست‌یافت در نرم‌افزار برای این هفته می‌بینم" و در کنار این بازخورد سوالاتی مانند " برای شما چه ساعاتی از روز برای ثبت ملاقات‌هایتان مناسب است؟" را بپرسید.

اگر پیشرفتی ملاحظه نکردید بگویید که " من تا به حال از سه نفر خواسته‌ام تا فعالیت‌هایشان را ثبت کنند ولی فقط دو ثبت فعالیت را مشاهده می‌کنم. این رویه دارد به مشکل تبدیل می‌شود. امروز تمامی افراد را خواهم خواست تا تغییرات مورد نظر در مسئولیت‌های روتین‌تان را برای ایجاد امکان پیگیری فعالیت‌های روزانه فروش با من درمیان بگذارید".

2- ارتباط عملکرد افراد را با فعالیت‌های بزرگ و مهم شرکت مشخص کنید. 

برخی کارکنان نمی‌توانند به ارتباط بین کارها و فعالیت‌هایشان با فرآیند‌ها و کارکردهای حیاتی شرکت پی ببرند و بین آن‌ها ارتباط برقرار کنند. فروشنده‌ای که همواره در ثبت دست‌یافته‌ها کم‌کاری می‌کند باید بفهمد که تصمیم‌های بزرگی هستند که با استفاده از داده‌هایی که او ثبت می‌کند گرفته می‌شوند. قیمت‌گذاری، تولید و تبلیغات توسط داده‌هایی کمی که او ثبت می‌کند تحت تاثیر قرار گرفته و این به واقع فرصت‌سوزی است. با گفتن جمله‌هایی مانند " من امروز مجبور شدم در جلسه‌ای با تیم مدیریتی شرکت کنم و نمودارها و آمارهای مختلف را ارائه دادم اما متاسفانه داده‌های فعلی تنها 30 % از آنچه را که باید نشان دهند نشان می‌داد. رئیس اخطار داد و در مورد برخی اقدامات جدی صحبت کرد. من به او اطمینان دادم که داده‌ها کامل نیستند و نماینده تمامی فعالیت‌ها نمی‌باشند اما در عین با این داده‌های کم و ناقص در جلسات حضور نخواهم داشت." به تیمتان کمک کنید تا تاثیرات عملکرد کم و ضعیف را درک کنند.

3- اجازه دهید نتایج ناشی از عدم انجام اقدامات لازم مشخص شوند. 

گاهی اوقات مدیران دائما در حال سرمایه‌گذاری بر روی تیم‌شان هستند تا از خروجی بد ناشی از عملکرد ضعیف جلوگیری کنند که این کار تنها باعث تقویت این برداشت در کارمندان می‌شود که نیازی به تغییر ندارند. به جای این کار اجازه دهید نتایج عملکرد ضعیف خود را نشان دهند.

در مثال فروش، فرض کنید شما از روسای منطقه‌ای بخواهید که فرصت‌ها و دست‌یافته‌هایی را که در سیستم ثبت نیستند مطرح نکنند. فروشنده‌ها از اعلام پیروزی‌ها انرژی می‌گیرند و نداشتن اطلاعات ممکن است باعث تحریک برای انجام برخی اقدامات جدی شود. با توجه به اینکه نبودن داده‌های مناسب قطعا تاثیرات نامناسبی بر روی شما و کل تیم خواهد داشت، شما باید از مزایای ایجاد افزایش فشار برای وادار به همکاری کردن کارکنان در فرآیند حل مشکلات استفاده کنید.

داشتن دانش درباره نحوه افزایش فشار بسیار ارزشمند است، ولی گاهی شما مشکل متضادی دارید و آن هنگامیست که فشار (استرس) زیاد است و شما باید تمهدیداتی داشته باشید تا شدت آن کار را کاهش دهید.

4- ایجاد بازخوردهای مثبت به طور مداوم.

در هنگامی که استرس کم بود، شما دائما باید با راهنمایی‌ها خود حس مسئولیت‌پذیری را افزایش می‌دادید. در شرایطی که استرس زیاد است شما همچنان باید زمان قابل توجهی را برای راهنمایی و ایجاد بازخورد صرف کنید اما باید محتوا و لحن را تغییر دهید. محتوای کلام شما باید بر روی درک، تقویت پیروزی‌های کوچک و ایجاد حرکت برای کمک به حل مشکلات متمرکز باشد. لحن شما باید آرام و اطمینان‌بخش باشد و تیم شما احساس کند در حال پیشرفت است. در مثال فروش، شما می‌توانید مکالمه و صحبتی درباره یک چشم‌انداز جدید داشته باشید مثلا " همکاران بیایید این مورد را با هم وارد سیستم کنیم."

2- مشکلات را به قطعات کوچک تقسیم‌بندی کنید.

هنگامی که دست‌پاچه می‌شویم، سخنانمان پر از کنایه شده و سعی می‌کنیم کارهای بزرگی را بر عهده بگیریم، این کار ممکن است بلعیدن یک فیل باشد یا جوشاندن آب یک اقیانوس، در این مواقع کارمندان شما به علت بزرگی چالش احساس ناامیدی و ناتوانی خواهند داشت. در این مواقع (یا حتی پیش از رخداد این قضیه) به افراد کمک کنید تا بر روی قسمت مشخصی از پروژه تمرکز کنند. شما می‌توانید پروژه را به قطعات کوچک‌تری که قابل مدیریت و انجام توسط یک نفر باشد تقسیم کنید.

همچنین شما می‌توانید پروژه را به مراحل متوالی شکسته و در هر زمانی بر روی یک کدام از آن‌ها تمرکز کنید. هدف باید این باشد که وظیفه و قسمت بعدی را قابل عبور و انجام کنید. شما به اورست صعود نمی‌کنید و فقط باید به یکی از کمپ‌های میانی برسید. " این هفته به تمرکز بر روی بخش X خواهیم پرداخت بیاید تمامی سرنخ‌هایمان در این مورد را وارد سیستم کنیم."

3- مشکلات را ساختارمند کنید.

یکی از بدترین واکنش‌هایی که می‌توانید هنگام افزایش استرس در تیمتان انجام دهید این است که ناگهان وارد شوید. مشکل بوجود آمده برای تیم را حل کنید. این واکنش تبعات بدی داشته و پیام‌های اشتباهی را به تیم منتقل و برخی مسئولیت‌ها را متوجه شما می‌کند. جایگزین این حرکت اشتباه این است که کمی بیش از حد نرمال به تیم خود کمک کنید و به همفکری با آن‌ها برای حل مشکل بپردازید.

بسیاری از افراد هنگام مواجهه با پیچیدگی‌های زیاد دچار استرس می‌شوند. اگر به آن‌ها راهی نشان دهید، آن‌ها خود موضوعات حاشیه‌ای را حل می‌کنند. برای مثال شما می‌توانید اشاره کنید که " ابتدا در مورد تعمیم روش قیمت‌گذاری جدید تصمیم بگیرید، سپس به عقب برگشته و آن را بر روی فروش مستقیم اعمال کنید. فعلا هیچ نگرانی در مورد کانال‌های غیرمستقیم (فروش) نداشته باشید."

5- اعتماد به مدل

چه شما به وجود نورون‌های آینه‌ای اعتقاد داشته باشید یا نه، قطعا بر اساس تجربیات فهمیده‌اید که احساسات در محیط کار می‌توانند مسری باشند. ساده‌ترین راه برای کاهش استرس این است که با استفاده از کلمات و زبان بدن خود به تیمتان بفهمانید که شما باور دارید همه چیز به درستی کار می‌کند. اگر دائما به نقاط مختلف اداره سرک بکشید باعث تحریک هراس در همه افراد می‌شوید. اگر آرام، متفکر و قاطع باشید به جلوگیری از افزایش بیش از حد سطح استرس در کارمندان کمک می‌کنید.

در برخی از مواقع، سطوح استرس اعضای تیم شما به طور یکنواخت بالا یا پایین است. این وضعیت به شما اجازه می‌دهد از یک روش یکسان برای تمامی افراد استفاده کنید. اما متاسفانه اغلب اوقات افراد مختلف در شرایط متفاوتی قرار دارند، برخی در حال افزایش استرس هستند و برخی در حال کاهش آن. هنگامی که افراد تیم در حال تجربه سطوح متفاوتی از استرس هستند، شما نیاز دارید که گفت‌و‌گوهای نفر به نفر هدفمند با تمامی افراد تیم داشته باشید تا به شما امکان تنظیم میزان استرس هر یک از کارکنان را بدهد. اگر شما عادت دارید که تمامی افراد تیم را دور هم جمع کنید و به یکباره با همه صحبت کنید و به صورت جمعی جهت‌دهی کنید باید در این شرایط تغییر موقتی در شیوه خود اعمال کنید.

جدای از اینکه نیاز دارید که استرس بالا رود یا پایین بیاید، کار و وظیفه شما این است که اوضاع را به طور مستمر تحت نظر داشته و به تصحیح شرایط بپردازید تا تیم در دامنه (طیف) مولد اضطراب قرار داشته باشد. این همان منطقه جادویی است که تغییرات در آن اتفاق می‌افتد.

منبع: HBR.org