راه‌های مؤدبانه برای رد دعوت به جلسه
یک کارت دعوت به جلسه در باکس شخصی شما وجود دارد که نمی‌خواهید آن را بپذیرید. شاید به خاطر آن که این جلسه، یکی از معدود فضاهای خالی در تقویم شما را پر می‌کند، و یا این که جلسه در زمانی برگزار می‌شود که قرار است در آن زمان کار دیگری انجام دهید. به هر حال، گاهی شما نیاز به رد دعوت به یک جلسه را دارید.
نخستین چالش شما، تصمیم‌گیری راجع به این است که دعوت به کدام جلسه را رد، و کدام یک را قبول کنید. برای تصمیم‌گیری باید مجموعه‌ای از معیارها را در نظر بگیرید.
با ارزیابی اهمیت جلسه شروع کنید. آیا جلسه مربوط به یک مسئله مهم، بجا و ارزنده است که ارزش وقت گذاشتن برای آن در زمان کنونی را دارد؟ آیا جلسه با یک هدف و برنامه روشن برای دستیابی به موفقیت برپا می شود؟ آیا اطلاعاتی مربوط به سوابق و پیشینه وجود دارد که باید شرکت‌کنندگان را از پیش درباره آن مطلع ساخت؟ آیا به منظور این که پیشرفت معناداری حاصل شود، افرادی که دعوت شده‌اند مناسب‌اند؟ اگر اهمیت جلسه با توجه به متن دعوت‌نامه مشخص نیست، قبل از تصمیم‌گیری به پرسش‌های زیر پاسخ بده:
- آیا شما می‌توانید اطلاعات اضافی درباره دستور جلسه فراهم کنید؟
- راجع به این موضوع، ما در چه مرحله‌ای از تصمیم‌گیری هستیم؟
- چطور من باید برای گفتگو آماده شوم؟
اگر معلوم شود که جلسه، حائز اهمیت است، پرسش بعدی شما این است که آیا شما فرد مناسبی برای شرکت در آن جلسه هستید؟ آیا موضوعات درحوزه کاری شما هستند؟ و آیا شما تخصص لازم برای مشارکت و همکاری در گفتگوهای این جلسه را دارید؟ آیا شما برای تصمیم‌گیری در جلسه واجدالشرایط هستید؟ اگر شما می‌خواهید بدانید که چرا دعوت شده‌اید، قبل از پاسخ، با تنظیم‌کننده یا برگزارکننده جلسه تماس برقرار کنید:
- چه چیزی در من می‌بینی که مرا در این جلسه مشارکت داده‌ای؟
- چه کس دیگری از همکاران من در این جلسه حضور خواهد داشت؟
- من نماینده چه کسی خواهم بود؟
سرانجام، اگر شما به این نتیجه رسیدید که جلسه ارزشمند خواهد بود و شما سهم مهمی در گفتگوها خواهید داشت، باید تصمیم بگیرید که آیا در حال حاضر، جلسه برای شما در اولویت قرار دارد یا خیر؟ چقدر موضوع جلسه، با زمینه تخصصی شما هم‌راستاست؟ کدام قسمت موضوع با زمینه تخصصی شما در ارتباط است؟ چقدر سهم شما منحصربفرد است و آیا شخص دیگری هست که بتواند در جایگاه شما، نقش شما را بهتر ایفا کند؟ اگر شما نمی‌توانید به هیچ یک از سه شاخص بالا پاسخ مثبت دهید، جلسه را نپذیرید، اما با احتیاط عمل کنید. شما باید همکارتان را با این احساس که شما یک بازیکن خوب تیم هستید ترک کنید و این که حتی اگر در جلسه حضور نداشته باشید یک سهم مثبت دارید. گزینه‌های دیگر را نیز می‌توانید مطرح کنید:
آیا من می‌توانم جلسه را کاملاً متوقف کنم؟ اگر به دلیل این که اعتقاد دارید این جلسه منجر به دستیابی به موفقیت نخواهد شد، و ناکارآمد است، نمی‌خواهید در آن شرکت کنید، با مسئول برگزاری جلسه، درباره نگرانی‌هایتان صحبت کنید. ممکن است او نظرات و دیدگاه‌های شما را نپذیرد، اما احتمال دارد شما بتوانید یک یا دو موفقیت بزرگ به دست آورید: یا به منظور دستیابی به موفقیت، جلسه بهتر و کارآمدتر برگزار می‌شود و یا این که کلاً لغو می‌شود. یکی از روش‌های زیر را امتحان کنید:
- این، یک موضوع جالب است. اما با توجه به اولویت‌های سال جاری، مطمئن نیستم که هنوز برای یک گفتگوی سازنده و پربار آماده باشیم. آیا امکان دارد جلسه عقب بیفتد تا گروه، قبل از آن، اندکی بیشتر کار را جلو ببرد و پیشرفت بیشتری حاصل شود؟
- من بی‌صبرانه منتظر گرفتن تصمیماتی راجع به این موضوع هستم. با توجه به دعوت‌نامه، به نظر نمی‌رسد که بخش تولید با این موضوع درگیر باشد. من مایلم منتظر باشم تا از بخش تولید، کسی خواهان درگیر شدن با این موضوع باشد. در غیر این صورت، ما قادر نخواهیم بود هیچ تصمیمی بگیریم.
- با توجه به اطلاعات دعوت نامه، به نظر می‌رسد که این جلسه قرار است برای مقاصد اطلاعاتی برگزار شود. آیا ممکن است به جای برگزاری جلسه، یک گزارش خلاصه برای شما فرستاده شود؟
آیا من می‌توانم شخص دیگری را برای شرکت در جلسه معرفی کنم؟ اگر فکر می‌کنید جلسه از اهمیت برخوردار است، ولی شما شخص مناسبی برای آن نیستید، شخص دیگری را برای شرکت در جلسه معرفی کنید. تضمین کنید که برای یافتن شخص مناسب تلاش می‌کنید. بنابراین این گونه به نظر نمی‌رسد که شما از زیر بار مسئولیت شانه خالی کرده‌اید. گزینه‌های ذیل را امتحان کنید:
- لطف کردید که مرا به جلسه دعوت کردید. اما من فکر می‌کنم که بهترین واجد شرایط بدین منظور نیستم. من کمی بررسی کردم و متوجه شدم که پت زمینه لازم را دارد. مایلید پت را به جای من دعوت کنید؟
- معلوم شده است که این یک جلسه تصمیم‌گیری است، من فکر می کنم مناسب‌تر است که مدیر من نماینده تیم ما باشد.
- از دعوت شما سپاسگزارم. اما فکر نمی‌کنم لازم باشد من در این جلسه شرکت کنم. اگر شما موافقید، مایلم خوزه را به عنوان نماینده خود برای شرکت در این جلسه معرفی کنم.
آیا من می‌توانم بدون حضور در جلسه با آن همکاری کنم؟ در صورتی که به نظر شما، جلسه حائز اهمیت است و حضورتان می تواند مفید واقع شود، اما با برنامه‌ها و اولویت‌بندی های شما سازگار نیست، می‌توانید پیش از برگزاری جلسه، سهم خود را ادا کنید. چند دقیقه وقت بگذارید تا یادداشت‌هایی برای بیان نظرات خود راجع به موضوع جلسه تنظیم کنید. این می‌تواند نسبت به حضور در جلسه، بسیار مؤثرتر باشد. شما می‌توانید با گفتن موارد زیر به تنظیم‌کننده پاسخ دهید:
- به نظرم، این جلسه بسیار حائز اهمیت است. اما من نمی‌توانم در آن حضور داشته باشم، بنابراین سعی می‌کنم به طریقی نظراتم را با شما به اشتراک بگذارم تا شما بتوانید آن را در گفتگوهایتان در طی جلسه بگنجانید.
- متأسفانه من نمی‌توانم در جلسه حضور داشته باشم. ممکن است از شما بخواهم که به نمایندگی از من نظرات مرا در جلسه بیان کنید؟
آیا من می‌توانم در بخشی از جلسه حضور داشته باشم؟ اگر یک یا موارد بیشتری در دستور کار جلسه، هر سه شاخص مطرح شده را دارا بودند، در حالی که بقیه دارا نبودند، شما می‌توانید گزینه حضور در بخشی از جلسه را در نظر داشته باشید. شما می‌توانید با یکی از موارد زیر پاسخ دهید:
- از دعوت شما سپاسگزارم. اما من فکر می کنم واقعاً مهم نیست که من در بخشی از جلسه که راجع به تغییر نام تجاری است حضور داشته باشم. در آن موقع، من اولویت‌های دیگری دارم. بنابراین، من از بابت این که نمی‌توانم در کل جلسه حضور داشته باشم از شما پوزش می‌طلبم.
- آیا ممکن است که بحث تغییر نام تجاری را به عنوان اولین مورد در دستور جلسه پوشش دهید؟ من نمی‌توانم در کل جلسه حضور داشته باشم اما واقعاً مایلم سهم خود را ادا کنم و در گفتگو مشارکت داشته باشم.
صرف نظر از گزینه‌ای که انتخاب می‌کنید، سعی کنید سه چیز را انجام دهید. اول این که، یک ملاک سنجش برای استفاده از زمان طراحی کنید. دوم، تمام توان خود را به کار بندید تا برگزارکننده جلسه علت شرکت نکردن شما در جلسه را درک کند. سوم، تلاش کنید تا به نیازهای برگزارکننده توجه کنید.
این ممکن است در ابتدا کمی شوک فرهنگی وارد کند، اما همه افرادی که در طی هفته به ناچار باید در 35 ساعت جلسه شرکت کنند، به سرعت، نظم شما را تحسین خواهند کرد. فقط به خاطر داشته باشید، شما باید ادب و تواضع را در رفتار با افرادی که دعوتشان را رد می‌کنید رعایت کنید!
منبع: HBR.org
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.