با همه توجهاتی که در حال حاضر به دنیای دیجیتال می‌شود، اشکالی ندارد که به آن به عنوان پدیده‌ای تازه نگاه کرد. در حقیقت حرکت بی‌امان ورود فناوری‌های دیجیتال به زندگی و استفاده کردن از آن‌ها دهه‌هاست که ادامه دارد.

تجربیات کسب شده از تلاش‌هایی که قبلا برای افزایش ضریب نفوذ IT انجام می‌شده از جمله چیز‌هایی است که به نظر می‌رسد فراموش شده‌اند. متاسفانه سوابق سرمایه‌گذاری‌ها در IT در بسیاری از سازمان‌ها درخشان نیستند. پژوهش‌ها در طول سالیان گذشته حاکی از شکست پروژه‌های IT در 70 % مواقع است. ما می‌دانیم که شکست یک پروژه IT معمولا به این دلیل نیست که این فناوری کارکردی ندارد (هر چند گاها این‌طور است) بلکه به این خاطر است که تغییرات در سطح سازمان و کارکنان به طور موثری ایجاد نشده است. به سادگی می‌توان گفت استفاده از یک فناوری لزوما باعث دستیابی به مزیت‌های مورد انتظار نیست. 

تفکر بر روی سرمایه‌گذاری در دنیای دیجیتال باید همراه سرمایه‌گذاری‌های ضروری برای تغییرات مورد نیاز باشد. این تغییرات شامل نحوه تعامل سازمان با مشتریان، شهروندان و تغییراتی در فرآیندهای عملیاتی، مدل‌های کسب و کار، روابط زنجیره تامین و در نحوه استفاده کارکنان از اطلاعات جهت ایجاد نگرش هستند.

یکی از ابزارهایی که من برای تاثیرگذاری در افزایش احتمال دسترسی به یک نتیجه موفق در سرمایه‌گذاری‌های دیجیتال استفاده کرده‌ام شبکه وابستگی مزیت‌ها (BDN) است. این ابزار از مدیران می‌خواهد تا به شناسایی و ترسیم تمامی تغییرات مورد نیاز برای دستیابی به مزیت‌های مورد انتظار بپردازند. این کار به روشنی مشخص می‌کند که چگونه این تغییرات می‌توانند توسط فناوری‌های دیجیتال فعال و شکل داده شوند. شبکه حاصل نشان می‌دهد که هر کدام از مزیت‌های مورد انتظار چگونه بر اساس ترکیبی از تغییرات فناوری و کسب و کار حاصل شده و چگوه به یکدیگر مرتبط هستند.

برای ایجاد یک شبکه BDN باید به طور وارونه عمل کرد، از راست به چپ، از اهداف سرمایه‌گذاری و مزیت‌های مورد انتظار به سمت تغییرات مورد نیاز دز ساختارها، فرآیند‌ها، شیوه‌های کار و اینکه بر اساس فناوری جدید کارکنان برای دستیابی و انجام تغییرات چگونه باید کار کنند. برای کسب اطمینان جهت آغاز پر شتاب دگرگونی‌های دیجیتالی باید اهداف سرمایه‌گذاری با فرآیندها و منابع کسب و کار هم‌راستا باشند.

انجام این کارها تضمین می‌کند تا سرمایه‌گذاری‌های دیجیتال در جهت تقاضاهای بازار باشند که در سمت راست شبکه نشان داده شده‌اند. فناوری در سمت چپ شبکه قرار دارد که به صورت سنتی پروژه‌های بسیاری را ایجاد و اداره می‌کند. سر فلش‌ها در میان المان‌های شبکه نشان از جهت ارتباط‌ها (نحوه ارتباط‌ها) دارد. فناوری، تغییراتی را که باید قبل از ایجاد یکسری دگرگونی‌ها اتفاق بیافتند ایجاد می‌کند یا تغییرات اساسی مورد نیاز برای دست‌یابی به مزیت‌های مورد انتظار را شکل‌دهی می‌کند. اگر نتوان این ارتباطات را برقرار کرد پس نباید آن سرمایه‌گذاری‌ها را انجام داد.

تغییرات به طور کلی به دو دسته تقسیم‌بندی می‌شوند : تغییرات پایدار و تغییرات توانمندساز.

تغییرات پایدار، تغییرات دائمی در شیوه‌های کار، فرآیند‌ها و روابط هستند تا مزیت‌های مورد نظر محقق شوند. به صورت طبیعی این تغییرات تا زمانی‌که سیستم IT جدید (مانند دستگاه‌ها، نرم‌افزار و زیرساخت) برای استفاده در دسترس قرار نگیرند و تغییرات توانمندساز مورد نیاز ایجاد نگردند نمی‌توانند ایجاد شوند. تغییرات توانمندساز معمولا تغییرات ناپیوسته هستند که در واقع پیشنیازی برای تغییرات پایدار به جهت بهره‌برداری موثر از فناوری جدید می‌باشند. برای مثال تعریف و توافق بر سر روش‌های جدید کاری، ایجاد یک طرح برای فرآیند‌های کسب و کار، توافق بر روی تغییرات وظایف شغلی و مسئولیت‌ها، استقرار سیستم‌های جدید مدیریتی –کارآیی، آموزش مهارت‌های جدید کسب و کار و همچنین آموزش جهت استفاده از فناورب جدید و غیره، نمونه‌هایی از تغییرات توانمندساز هستند. این تغییرات عموما باید قبل از معرفی فناوری دیجیتال جدید انجام شوند.

هنگامی که شبکه وابستگی مزیت‌های (BDN) اولیه ایجاد شد، میزان هر یک از مزیت‌ها و وظایف برای تمامی تغییرات باید مشخص شده و مقیاس‌های زمانی ایجاد شوند. اختصاص وظایف باعث بهبود پاسخگویی در جهت رسیدن به خروجی‌های دلخواه و اجرای فعالیت‌های مورد نیاز برای دسترسی به نقاط مطلوب می‌شود. در یکی از بانک‌های اصلی بریتانیا، مدیران برای نشان دادن تعهد و تحقق مزیت‌های ادعایی در مورد هر کسب و کاری، پای طرح‌های مربوط به آن را امضاء می‌کنند تا این مزیت‌ها در اهداف عملکرد شخصی‌شان آورده شود.

من از شبکه BDN در بسیاری از سازمان‌های فعال در صنایع گوناگون استفاده کرده‌ام. اولین موارد شامل مدیریت ساده یک بیمار در بیمارستان، پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) در یک سازمان خدمات مالی، ایجاد یک برنامه‌ریزی منابع سازمانی سراسری (ERP) برای یک شرکت دارویی و ترویج همکاری در یک شرکت فناوری بودند.

فرایند سنجش یک سرمایه‌گذاری توسط یک شرکت کوچک عرضه مستقیم اروپایی در نظر بگیرید.

در صنعت پوشاک، میزان دقت در اطلاع از موجودی انبار نزدیک به 60 % تا 70 % است. با این وجود پیامدهای بی‌دقتی بسیار قابل توجه هستند. اطلاعات انبار مبنای تولید دوباره و پر کردن انبار است. اطلاعات غیر دقیق درباره موجودی تبعاتی از قبیل بیش از حد ذخیره کردن (هنگامی که موجودی در سیستم کم نشان داده می‌شود) و یا در سایر موارد کم ذخیره کردن (هنگامی که موجودی در سیستم پر نشان داده می‌شود) دارد و همچنین هنگامی که انتظار می‌رود کالایی در انبار باشد اما در واقع نیست منجر به ناراحتی مشتری می‌شود. اجبار در افزایش کاهش قیمت (تخفیف زیاد) یکی دیگر از تبعاتی است که موجودی مازاد کالاهای دارای تاریخ انقضاء (که تاریخ انقضاء آنان نزدیک است) باعث آن می‌شود. برای حل این مشکل، این شرکت کوچک عرضه مستقیم تصمیم به استفاده از فناوری تگ (RFID) می‌گیرد که باعث شناسایی منحصر به فرد هر محصولی شده و حتی قابلیت تمایز بر اساس رنگ و سایز را ایجاد کرده و همچنین اطلاعات مربوط به مکان قرارگیری آن جنس را هم در اختیار قرار می‌دهد.

فناوری RFID یک فناوری بسیار کلیدی برای شناسایی منحصر به فرد محصولات است. هر محصولی یک نشان RFID خواهد داشت که میکروچیپی است که کد الکترونیکی محصول (EPC) را در خود ذخیره می‌کند. RFID برتری‌های فراوانی نسبت به فناوری‌هایی مانند اسکن لیزری بارکد  که قابلیت شناسایی چندین کد الکترونیکی محصول (EPC) در هر ثانیه، عدم نیاز به خط دید (همانند آنچه در فناوری اسکن لیزری بارکد نیاز است) و عبور امواج RFID از میان پاکت‌های پلاستیکی و وسایل مختلف از بزرگترین آن‌هاست، دارد. از آن‌‌جا که این فناوری دارای چنین قابلیت موثری برای شناسایی محصولات است انبار را می‌توان به صورت به روز پر کرد و از اطلاعات می‌توان برای دوباره پر کردن و تصمیم‌گیری مکانیزه استفاده کرد.

با این وجود صرفا اتصال تگ‌های RFID به اجناس و نصب کردن آنتن‌های RFID و نصب نرم‌افزار جدید به صورت اتوماتیک مزیت‌های مورد انتظار را ایجاد نمی‌کنند. برای شناسایی کارهای مختلفی که یک شرکت برای به ثمر رساندن یک سرمایه‌گذاری باید انجام دهد باید شبکه BDN مربوطه را ترسیم کند. تیمی متشکل از کارکنان از قسمت‌های مختلف مانند فروشگاه تا قسمت‌هایی مانند انبار و متخصصین زنجیره تامین و متخصصین تدارکات تا حتی خریداران باید هفته‌ها با یکدیگر تعامل داشته باشند تا شبکه BDN مورد نظر را به طور کامل ترسیم کنند.

یکی از عوامل و دلایل کلیدی برای سرمایه‌گذاری انجام تعهد شرکت به خواسته کلیدی مشتری که همان "همیشه در دسترس بودن" و تعامل با مشتری از طرق مختلف می‌باشد. اهداف این سرمایه‌گذاری بهبود دقت در اندازه‌گیری موجودی انبار، کاهش نیاز به نگهداری اجناس در انبار، کاهش هزینه تخفیف روی قیمت‌ها (تخفیف زیاد)، سرقت کمتر و برنامه‌ریزی بهتر برای اجناس می‌باشد. مزیت‌های مورد انتظار عبارتند از بهبود (افزایش) سرمایه در گردش، افزایش فروش، کاهش حجم خرید و کاهش نیاز به انبارداری در هر مغازه.

فعالیت‌های توانمندساز شناخته شده شامل تعامل با عرضه‌کننده کالا و آموزش کارکنان (اتصال تگ‌ها به اجناس)، نوشتن توافق‌نامه جدید با عرضه‌کننده و طراحی بسته‌بندی‌های جدید هستند. تغییرات پایدار شامل پیاده‌سازی فرآیندهای جدید سفارش‌دهی، روش‌های جدید برای توزیع کالا به مغازه‌ها، حذف بافرهای (میان‌گیر) احتمالی در فرآیندهای پیش‌بینی و خرید و همچنین توقف مراجعه حضوری جهت بررسی موجودی مغازه‌ها هستند. این تغییرات توسط فناوری RFID پیاده‌سازی شده پشتیبانی خواهند شد.

من در یک شرکت فناوری کار می‌کردم که نیروهای کار جوان و با استعدادی داشت، این شرکت مجموعه‌ای از ابزارهای مشترک را در کامپیوتر تمامی کارکنان قرار داد. رهبران این شرکت ساده‌لوحانه تصور می‌کردند با قرار دان این ابزارها در تمامی کامپیوترها، همکاری در سطح سازمان به سرعت بهبود خواهد یافت. بعد از شش ماه و حاصل نشدن پیشرفت چشمگیر، آن‌ها شروع به ایجاد یک شبکه BDN کردند و متوجه شدند باید تغییرات قابل توجهی را برای افزایش همکاری‌ها انجام دهند، برای مثال بازطراحی بسیاری از روندهای اداری تا مجموعه روندهای تصویب (Approval Procedures) مربوط به خدمات شخصی کارمندان (خدمات شخصی کارمندان یا Employee Self-Service که به طور مخفف ESS نامیده می‌شود اشاره به نرم‌افزارهای مبتنی بر وب‌ است که به کارمندان امکان مشاهده کارهای انجام داده شده و جزئیات حقوق و دستمزدشان را می‌دهد) تسهیل گردند. یک تغییر فرهنگی به خصوص در حوزه اشتراک‌گذاری اطلاعات هم بسیار مورد نیاز است. شبکه حاصله در این شرکت مشخص کرد تغییرات مورد نیاز 36 ماه طول خواهد کشید.

مزیت BDN این است که مدیران را مجبور به تحلیل و تصویر کردن تغییرات مورد نیاز برای ایجاد دگرگونی و اختصاص مسئولیت‌ها می‌کند که این کار کاملا آگاهی آنان را افزایش می‌دهد. یکی دیگر از مزیت‌های این شبکه این است که نشان می‌دهد برای ایجاد یک دگرگونی دیجیتال به فعالیت‌های بسیار بیشتر از استقرار فناوری‌هایی مانند محاسبات ابری، رسانه‌های اجتماعی و موبایلی نیازمند است. هنگامی که این شبکه را به نمایش گذاشتید به سایر افراد تلنگر بزنید تا آن را از سمت چپ به راست مطالعه کنند و ببینند قدم آغازین در این دگرگونی‌ها ایجاد یک مدل کسب و کار شفاف است و نه استفاده از یک فناوری.

منبع: HBR.org