مدیریت زمان
مقدمه
استفاده مفید و اثربخش از زمان، ضرورتی اجتناب‌ناپذیر برای موفقیت در عرصه کار و زندگی است. اهمیت استفاده بهینه از زمان در دسترس را می‌توان در ضرب‌المثل‌هایی نظیر «وقت طلا است» و یا «زمان و موج هرگز نمی‌‌ایستند» دریافت. در طول تاریخ، بشر همواره به زمان و ابعاد آن توجه داشته است؛ امروزه با وجود رواج فناوری‌‌های نوین و دسترسی به داده‌‌های اطلاعاتی گسترده، تمایل به سریع‌‌تر انجام دادن کارها روز به روز بیشتر می‌شود. این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده است، این احساس را به وجود می‌آورد که از زمان عقب هستیم. مرور تاریخ نشان می‌دهد، مدیریت ضعیف زمان، یک چالش قدیمی است که فناوری نیز قادر به حل کامل آن نبوده است.
مدیریت زمان موضوعی است که همه ما، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای، نیاز داریم با آن روبرو شویم؛ این مقوله شامل مجموعه‌ای از مهارت‌‌ها برای کنترل کردن و استفاده بهتر از زمان است. بر همین اساس، در نوشتار حاضر سعی خواهد شد تا به تشریح مفاهیم و اصول اولیه مدیریت زمان پرداخته و فنون و ابزارهای مرتبط با مدیریت مؤثر زمان در محیط زندگی و کار را ارائه نماییم.
مدیریت زمان چیست؟
اگر بخواهیم مدیریت زمان را به‌صورت مختصر تعریف نماییم، می‌توان گفت: «مدیریت زمان، به تخصیص کارآمد و بهینه زمان به فعالیت‌های روزمره می‌پردازد. مدیریت کارآمد زمان به افراد این امکان را می‌دهد تا متناسب با اهمیت فعالیت‌ها، زمان‌های مشخص، کوتاه و محدود را به آن‌ها اختصاص دهند.»
در مدیریت زمان، پرسش کلیدی این است که چه کاری از اولویت بیشتری برخوردار است و چه میزان از زمان در دسترس، میبایست به آن تخصیص یابد. از خود بپرسید که کدام فعالیت از اهمیت بیشتری برخوردار است و چه مدت‌زمانی را باید برای انجام آن اختصاص دهید؟ بدانید که کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام‌یک را می‌توانید به تأخیر بیندازید. مدیریت زمان به‌صورت کلی شامل موارد زیر است:
الف) برنامه‌ریزی مؤثر: همواره سعی نمایید که برنامه‌ای مشخص برای روز بعد خود داشته باشید. فهرستی از اموری که میبایست انجام دهید، تهیه کنید. فعالیت‌های مهمی را که باید در یک روز انجام دهید یادداشت نموده و در مقابل زمان اختصاص داده شده به آن را نیز ذکر کنید. کارها با اولویت بالا باید در ابتدای فهرست قرار بگیرند و به دنبال آن فعالیت‌هایی که در حال حاضر از اهمیت چندانی برخوردار نیستند، آورده شوند. امور را یک‌به‌یک انجام دهید. هرگز فعالیت جدیدی را قبل از اتمام فعالیت قبلی آغاز نکنید. فعالیت‌هایی را که به اتمام رسانیده‌اید، علامت‌گذاری کنید. مطمئن باشید که امور را در زمان مشخص‌شده برای آن‌ها به پایان می‌رسانید.
ب) تعیین مقاصد و اهداف: کار کردن در یک سازمان بدون داشتن هدف و مقصود، همانند موقعیتی است که یک ناخدا مسیر کشتی خود را در دریا گم کرده باشد. اهدافی را برای خود تعیین کنید و مطمئن باشید که آن اهداف واقعی و دست‌یافتنی هستند.
پ) تعیین ضرب‌الاجل‌ها: برای خود ضرب‌الاجل‌هایی را تعیین نمایید و سعی کنید تا امور خود را قبل از به اتمام رسیدن ضرب‌الاجل، به پایان رسانید. تنها فردی که می‌تواند ضرب‌الاجل‌های کاری را تعیین نماید، خود شما هستید. از خود بپرسید که چه مقدار زمان یا چند روز برای اختصاص دادن به یک فعالیت خاص مورد نیاز است. تاریخ‌های مهم را در کنار ضرب‌الاجل‌های مربوط به آن‌ها مشخص کنید.
ت) سپردن مسئولیت‌ها: به گفتن واژه «خیر» در محیط کار عادت کنید. تمام امور را به‌تنهایی انجام ندهید. افراد دیگری نیز برای انجام امور وجود دارند. نقش‌های مختلف باید متناسب با علایق و تخصص کارمندان به آن‌ها سپرده شود تا بتوانند آن را در ضرب‌الاجل تعیین‌شده به اتمام رسانند. فردی که در مورد موضوعی دانش کافی ندارد، برای انجام آن کار زمان بیشتری را نسبت به فردی که در آن زمینه از دانش کافی برخوردار است، صرف خواهد کرد.
ث) اولویت‌بندی فعالیت‌ها: فعالیت‌ها را با توجه به اهمیت و ضرورت آن‌ها اولویت‌بندی نمایید. تفاوت بین اهمیت و ضرورت را در فعالیت‌ها به‌خوبی درک کنید. فعالیت‌هایی را که باید در یک روز، یک ماه یا یک سال به اتمام برسند، شناسایی کنید. فعالیت‌هایی که اهمیت بیشتری دارند، باید زودتر انجام شوند.
ج) زمان مناسب را به فعالیت مناسب اختصاص دهید: عادت انجام فعالیت مناسب در زمان مناسب را در خود پرورش دهید. فعالیت‌هایی که در زمان نامناسب انجام شده‌اند، تأثیر چندانی ندارند. یک روز کامل را برای کاری که در عرض یک ساعت یا بیشتر قابل انجام است، صرف نکنید.
در مجموع باید بر این نکته تأکید کرد که برای مدیریت مؤثر زمان باید «منظم باشید»، «تمرکز خود را حفظ نمایید» و «از زمان به‌درستی استفاده کنید».
فواید مدیریت زمان
مدیریت زمان، به استفاده بهینه از زمان موجود اشاره می‌کند. مدیریت صحیح زمان، به فرد اجازه انجام اقدام مناسب در زمان درست را می‌دهد. در ادامه به برخی از فواید مدیریت زمان پرداخته می‌شود:
- مدیریت زمان، فرد را به انسانی منظم و دقیق تبدیل می‌کند: با مدیریت مؤثر زمان، فرد یاد می‌گیرد که در زمان ضرورت برای انجام کار، آن را انجام دهد. برای استفاده خردمندانه از زمان، افراد باید در ابتدای روز فهرستی از برنامه‌هایی که باید در همان روز انجام دهند، تهیه نموده و در آن با توجه به اهمیت و ضرورت امور، زمان مشخصی را که برای هر یک از فعالیت‌ها تعیین‌شده است، یادداشت نمایند. برنامه‌ریزی امور در محل کار، به افراد حس رهبری می‌دهد. فرد می‌داند که روز او چگونه سپری خواهد شد و بر اساس آن، برای داشتن خروجی بهتر تلاش می‌نماید.
- مدیریت مؤثر زمان، روحیه فرد را بالا برده و به او اعتمادبه‌نفس می‌دهد: در نتیجه مدیریت زمان، افراد امور را در محدوده زمانی اختصاص یافته به آن به اتمام می‌رسانند که این امر آن‌ها را در سازمان و در بین دیگران همکارانشان محبوب می‌کند. افرادی که ارزش زمان را می‌دانند، افرادی هستند که برای جدا شدن از جمعیت انبوه مدیریت می‌کنند. افرادی که کار خود را به‌موقع انجام می‌دهند، توسط دیگران رصد شده و همواره مورد توجه همه قرار می‌گیرند.
- مدیریت مؤثر زمان، به کارمندان کمک می‌کند تا به قله‌های موفقیت دست پیدا کنند و برای مدت طولانی‌تری در اوج موفقیت باقی بمانند: یک کارمند، فردی که تنها برای کار کردن کار می‌کند، هرگز نمی‌تواند تأثیرگذار باشد و هرگز در محل کار جدی گرفته نمی‌شود. مدیریت مؤثر زمان، نقش حیاتی را در افزایش بازده افراد ایفا می‌کند. زمانی که افراد زمان خود را به‌خوبی مدیریت کنند، خروجی کار به‌طور چشمگیری افزایش پیدا می‌کند.
- مدیریت بهتر زمان، منجر به برنامه‌ریزی و نهایتاً پیش‌بینی بهتر در امور خواهد شد: افراد برنامه‌ریزی بهتر امور را فرا می‌گیرند و می‌دانند که در پنج سال آینده در چه موقعیتی قرار خواهند گرفت.
- افرادی که امور را به‌موقع انجام می‌دهند، کمتر از دیگران در معرض استرس و اضطراب قرار دارند: به یاد داشته باشید که هیچ سودی در اتلاف زمان و به تأخیر انداختن امور وجود ندارد. امور معوقه را به‌موقع انجام دهید و پس از آن، شما زمان زیادی برای دوستان، آشنایان و اعضای فامیل خواهید داشت.
- مدیریت زمان، فرد را قادر به اولویت‌بندی امور و فعالیت‌ها در محل کار می‌کند: پذیرش بیش از اندازه امور، کار عاقلانه‌ای نیست. هر کاری که بر عهده شما قرار داده می‌شود را قبول نکنید.
مهارت‌های مدیریت زمان
کاربرد هوشمندانه زمان،برای رسیدن به موفقیت در تمامی زمینه‌ها، به مدیریت زمان وابسته است. مدیریت زمان، نه‌تنها به افراد کمک می‌کند تا از زمان خود بهترین استفاده را داشته باشند، بلکه دستاوردهای موفق در اموری با محدودیت زمانی را تضمین می‌کند. در ادامه به برخی از مهارت‌های ضروری برای مدیریت مؤثر زمان اشاره می‌شود:
1- منظم باشید:
- محیط کاری باید تمیز و مرتب باشد.
- مرتب نگه‌داشتن پرونده‌های مهم، دسترسی فوری به آن‌ها را فراهم می‌آورد و در نتیجه موجب ذخیره زمانی می‌شود که برای جستجوی غیرضروری آن‌ها تلف می‌شود. تمامی مدارک مهم را در یک مکان نگهداری کنید.
- هرگز مجموعه‌ای از پرونده‌ها و اوراق زیاد را بر روی میز کار خود نگه ندارید. هر آنچه را که نیاز ندارید دور بیندازید.
- اقلام نوشت‌افزار و متعلقات شخصی خود، همانند تلفن همراه، سوئیچ ماشین و کیف پول را در محل مربوطه قرار دهید.
- برنامه‌ریزی درست داشته باشید. برای روز بعد، از قبل برنامه‌ریزی کنید.
2- اولویت‌بندی را فرا بگیرید:
- اولویت‌های خود را مشخص کنید. صرفاً برای اینکه کاری انجام دهید، کار نکنید.
- زمانی که برای کار آماده می‌شوید، فهرستی از اموری را که باید انجام دهید، تهیه کنید. تمامی فعالیت‌هایی را که می‌خواهید در یک روز انجام دهید، با توجه به ضرورت و اهمیت آن، یادداشت کنید.
- اموری با اولویت بالا را بدون وقفه انجام دهید. روز خود را با فعالیتی که به تمام توجه شما نیازی ندارد، آغاز نکنید.
- اموری را که به‌طور کامل انجام داده‌اید مشخص کنید. این امر به شما احساس آرامش و رضایتمندی می‌دهد.
- یک کارمند باید تفاوت بین اموری با اولویت بالا و پایین و همچنین کارهای ضروری و مهم را درک کند.
- در فعالیت‌هایی که به شما مرتبط نیستند، شرکت نکنید. در صورتی که شما تمام روز خود را از دست دهید، هیچ نتیجه‌ای به دست نخواهید آورد.
- نقش و مسئولیت خود را در محیط کار به‌خوبی بشناسید.
3- منظم و وقت‌شناس باشید:
- وقت‌شناس بودن، به شما کمک می‌کند تا امور محوله را قبل از اینکه ضرب‌الاجل آن‌ها فرا برسد، به پایان رسانید.
- از گرفتن مرخصی‌های مکرر خودداری کنید؛ چنین رفتاری کاملاً غیرحرفه‌ای است.
- مطمئن باشید که پنج دقیقه زودتر از زمانی که باید در محل کار خود حاضر شوید، حضور پیدا می‌کنید.
- برای اینکه امور را در زمان مقرر به پایان رسانید، تلاش بسیاری به خرج دهید. امور محوله را نیمه‌کاره رها نکنید و انجام آن‌ها را به دقیقه آخر موکول نکنید.
4- مالکیت امور را در اختیار خود بگیرید:
- تنها در زمانی که رئیس شما حضور دارد، کار نکنید. برای خودتان کار کنید. تعهد به کار باید از درون شما نشئت بگیرد.
- در قبال شغل خود مسئولیت‌پذیر باشید و یاد بگیرید که اشتباهات خود را بپذیرید.
- اگر مسئولیتی را می‌پذیرید، اتمام آن جزء مسئولیت شما خواهد بود که باید در زمان مشخص‌شده انجامش دهید.
5- کمی سیاستمدار باشید:
- هر مسئولیتی را که بر عهده شما می‌گذارند، قبول نکنید. پاسخ «خیر» به‌صورت مؤدبانه در ابتدای امر، می‌تواند حافظ آبروی شما در آینده باشد.
- باید مسئولیت‌ها را متناسب با تخصص و پیشینه کارمندان خود، به آن‌ها بسپارید. با این کار آن‌ها لذت بیشتری از کار خواهند برد و در نهایت، کار را به‌موقع به اتمام می‌رسانند.
6- تمرکز کنید:
- بر روی کار خود تمرکز کرده و به آن توجه کنید. با صحبت‌های بی‌مورد و تأخیر در امور، زمان خود را هدر ندهید.
- صحبت‌های شخصی خود را به محل کار منتقل نکنید. کار خود را تمام کنید و برای شروع روز کاری، به‌موقع آماده شوید. شما زمان زیادی را برای گذراندن با دوستان خود یا اتصال به شبکه‌های اجتماعی در اختیار دارید. مشغول شدن به بازی‌های رایانه‌ای در محل کار، اقدامی نیست که از یک حرفه‌ای انتظار می‌رود.
7- منطقی رفتار کنید:
- هیچ فردی نمی‌تواند برای تمام روز کار کند. در برنامه زمانی روزانه خود بخشی را برای صحبت کردن با اعضای تیم اختصاص دهید.
- بیش از اندازه مسئولیت قبول نکنید.
چگونه در محیط کار مدیریت زمان مؤثری داشته باشیم؟
هر سازمان، بر اساس ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده خود عمل می‌نماید. یک فرد باید همواره مسئولیت‌پذیر باشد تا بتواند در زمان اختصاص یافته، امور محوله را به اتمام رساند. درک اهمیت زمان برای کارمندان بسیار مهم است تا کار خود را به‌خوبی انجام دهند و در محل کار به موفقیت برسند. بسیاری از مدیران و کارآفرینان، از خود می‌پرسند که چگونه می‌توانند مدیریت زمان مؤثری در سازمان یا کسبوکار خود داشته باشند؟
- هدف خود را به‌خوبی بشناسید. اگر اهداف مشخص‌شده در مدت‌زمان تعیین‌شده، غیرواقعی هستند، برای گفتگو با همکاران و تغییر آن‌ها تردید نکنید. همواره بهتر است مسائل را در مراحل اولیه آن حل‌وفصل کنید تا اینکه در آینده از انجام آن متأسف شوید.
- منظم باشید. توجه زیادی به پرونده‌های خود، اسناد مهم، پوشه‌ها و بسیاری موارد دیگر داشته باشید. آن‌ها را در محل‌های مناسب خود قرار دهید تا نیمی از زمان خود را برای یافتن آن‌ها هدر ندهید.
- به سازمان خود وفادار باشید. تنها زمانی که مدیر یا کارفرمای شما حضور دارد، کار نکنید. به یاد داشته باشید که شما بر اساس کار خود و خروجی حاصل از آن ارزیابی خواهید شد، پس بر روی کار خود متمرکز شوید. برخی از مواقع، برقراری تماس تلفنی با دوستان و همکاران اشکالی ندارد، اما در هنگام کار، تماس تلفنی طولانی‌مدتی نداشته باشید. تماس‌های تلفنی و پیام‌ها از جمله بزرگ‌ترین عوامل حواس‌پرتی در محل کار هستند.
- امور خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید. صرفاً برای اینکه کاری انجام داده باشید، کار نکنید. اولین کاری که هر کارآفرین باید در اول صبح انجام دهد، یادداشت کردن تمامی وظایف و کارهایی است که باید در طول روز، با توجه به مدت‌زمان محدودی که به هر یک اختصاص داده شده است، به آن‌ها بپردازد. تهیه برنامه مناسب برای امور مختلف در شروع روز، همواره به شما کمک می‌کند تا حس رهبری در کار داشته باشید.
- همواره یک دفترچه یادداشت و یک خودکار به همراه داشته باشید. یادداشت جزئیات کاری در طول روز، می‌تواند شما را در شناسایی اولویت‌های کاری و برنامه‌ریزی دقیق‌تر برای انجام آن‌ها یاری نماید. از یادداشت‌برداری بر روی کاغذ پاره جداً خودداری کنید، زیرا زمانی که به مطلبی نیاز داشته باشید، هرگز آن را پیدا نخواهید کرد.
- تنها در زمان اختصاص داده شده به ناهار، غذا بخورید. غذا خوردن در هنگام کار نه‌تنها باعث احساس خواب‌آلودگی در شما می‌شود، بلکه تداوم و ثبات شما را نیز در کار از بین خواهد برد.
- وقت‌شناس باشید. از ترک کردن محل کار خود، مگر در شرایط ضرورت، خودداری کنید. به‌موقع رسیدن در سر کار را به‌صورت یک عادت در بیاورید.
- انجام امور را به لحظه آخر محول نکنید. اموری که به تأیید دیگران نیاز دارد را به سرعت انجام دهید. هیچ‌چیزی را نادیده نگیرید. همان موارد زود یا دیر برای شما مشکلاتی را به وجود خواهند آورد.
تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت زمان
در امور کسبوکار برای مدیریت زمان، روش‌ها و ابزارهای مختلفی وجود دارد که در ادامه با سه تکنیک پرطرفدار در این زمینه آشنا خواهیم شد:
1- تکنیک «Getting Things Done»:
شاید بتوان روش «GTD» را مشهورترین تکنیک مدیریت زمان در جهان دانست. این ابزار که توسط «دیوید آلن» پایه‌گذاری شده است، مبتنی بر این ایده است که فرد باید کارها را از ذهن خود خارج نموده و آن‌ها را بر روی کاغذ بیاورد. با این کار، ذهن از یادآوری اینکه چه کارهایی را باید انجام دهد، رها شده و شخص صرفاً بر روی کارهای ثبت‌شده متمرکز می‌شود. به عبارت دیگر، در این روش به‌جای محور قرار دادن اولویت‌بندی کارها، بر انجام کارهای اولویت‌دار طی یک فرآیند مشخص و از پیش تعریف‌شده تأکید می‌شود.
«GTD» به شما می‌گوید که چگونه کارهایتان را در پنج مرحله ساده تقسیم‌بندی نموده و زمانتان را مدیریت کنید:
- مرحله اول- «جمع‌آوری»: هر آنچه در ذهن دارید اعم از کارهای بزرگ و کوچک و یا شخصی و کاری را بر روی کاغذ بیاورید.
- مرحله دوم- «پردازش»: تمام اطلاعات را پردازش و بررسی کنید تا ببینید برای انجام هر کار، چه مواردی نیاز دارید و هرکدام چقدر زمان نیاز دارد.
- مرحله سوم- «سازماندهی»: هرکدام از وظایف را سازماندهی کنید و نتایج هرکدام را بررسی نمایید. برای مثال، کارها را به دسته‌هایی نظیر تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، تهیه گزارشات و ... تقسیم نمایید.
- مرحله چهارم- «بازبینی»: یک نگاه دیگر به لیست کارهایتان بیندازید و تعیین کنید که کدام‌یک باید اول انجام شود.
- مرحله پنجم «اجرا»: انجام کار را آغاز نموده و به پایان برسانید.
2- تکنیک پومودورو «Pomodoro»:
تکنیک پومودورو یا گوجه‌فرنگی، یک ابزار ساده و در عین حال جالب برای مدیریت زمان است. این تکنیک به شما کمک می‌کند تا زمان خود را به بازه‌های مشخص تقسیم نمایید تا به حداکثر بهره‌وری برسید. این روش که توسط «فرانسیسکو سیریلو» ابداع شده است، بر این نکته تأکید دارد که بهترین بازه زمانی برای متمرکز بودن و کار کردن ۲۵ دقیقه است و بعد از آن لازم است که چنددقیقه‌ای استراحت نموده و مجدداً به انجام کار بپردازید. وی در کتاب «The Poromodo Technique»، به تشریح نحوه اجرای این روش پرداخته است: «بهترین بازه زمانی برای انجام فعالیت‌های ذهنی 25 دقیقه است که میبایست فقط بر روی یک کار متمرکز شوید. پس از اتمام بازه زمانی، کار را رها کرده و به مدت 5 دقیقه استراحت نمایید. بهترین فعالیت پیشنهادی برای زمان استراحت‌‌های کوتاه‌مدت، بلند شدن از پشت میز، نوشیدن آب و قدم زدن است. در انتهای چهار بازه 25 دقیقه‌‌ای نیز یک استراحت طولانی‌مدت 15 تا 30 دقیقه‌‌ای در نظر بگیرید و در آن به فعالیتی کاملاً متفاوت از کار قبلی بپردازید. در مواقعی که انجام یک کار نیازمند زمانی کمتر از 15 دقیقه است، زمان باقی‌مانده را صرف بازبینی آن نموده و یا چند فعالیت کوچک را در قالب یک بازه زمانی 25 دقیقه‌‌ای انجام دهید.»
3- تکنیک فرانکلین کاوی«Franklin Covey»:
در این روش مدیریت زمان که بر مبنای اولویت‌بندی کارها توسعه یافته است، فعالیت‌ها و کارهای شخصی و حرفه‌ای را در یک ماتریس بر اساس اینکه چقدر باید سریع انجام شوند، طبقه‌بندی می‌کنیم. این روش توسط «استفان کاوی» پایه‌ریزی شده و توسط شرکت «فرانکلین کوئست» برای عرضه خریداری شده است و لذا به تکنیک «فرانکلین کاوی» شهرت یافته است. هدف اصلی این روش، این است که افراد با مشخص نمودن کارهای کم‌اهمیت‌تر، تمرکز بیشتری بر روی فعالیت‌هایی که انجام آن‌ها از ارزش بالایی برخوردارند، داشته باشند.
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.