مقدمه

امروزه ارتباطات نه‌تنها در سازمان‌ها و مشاغل حرفه‌ای، بلکه در زندگی روزمره افراد نیز نقشی حیاتی ایفا می‌کند. بسیاری از کارفرمایان و مدیران کسب‌وکارهای مختلف به منظور ارتقاء سطح محصولات، بهبود در تماس با مخاطبان و افزایش بهره‌وری، از قواعد روانشناسی در نحوه رفتار با کارمندان و دیگر افراد زنجیره کسب‌وکار استفاده می‌نمایند.

این در شرایطی است که مهارت‌های ارتباطی نه‌تنها تعامل با مشتری‌ها را در بر می‌گیرد، بلکه دامنه آن، شامل کارکنان سازمان نیز می‌شود. در حقیقت، مدیریت کارا و اثربخش به‌واسطه ارتباط مؤثر حاصل می‌شود و از این رو، با استفاده از ارتقاء مهارت‌های ارتباطی خود، می‌توانید موفقیت در کسب‌وکار را شاهد باشید. بدیهی است، در راه‌اندازی یک کسب‌وکار و یا توسعه آن، به‌ویژه برای کسب‌وکارهای نوپا و استارت‌آپی که بخش عمده‌ای از موفقیت منوط به ایجاد ارتباط مؤثر در فرآیندهای مختلف، اعم از تأمین مالی و جذب سرمایه‌گذار، تیم‌سازی، بازاریابی، ارتباط با مشتریان و ... است، درک مناسب ارتباطات و چگونگی افزایش اثربخشی آن بسیار مهم خواهد بود.

در این مقاله سعی می‌گردد، پس از مرور اجمالی فرآیند ارتباط و انواع آن، استراتژی‌ها و راهکارهایی برای بهبود مهارت‌های ارتباطی معرفی گردد. همچنین، بحث گروهی به‌عنوان یک موضوع کاملاً جدید در استخدام کارکنان و نقش ارتباطات در آن، بررسی و تجزیه‌وتحلیل خواهد شد. در پایان نیز نقش ارتباطات در یک ارائه یا سخنرانی و برخی از نکات کلیدی در آماده‌سازی، محتوا و عرضه یک ارائه، مرور خواهد شد.

درک ارتباط و فرآیند آن

«لیسا» به‌عنوان مدیر اجرایی یک برند تجاری معتبر، با کارخانجات شناخته‌شده بین‌المللی همکاری می‌کرد. با توجه به این‌که قرار بود در مورد ارتقاء وی تصمیم‌گیری شود، از او خواسته شد تا در مورد مسئولیت‌ها و دستاوردهای خود گزارشی ارائه نماید. لیسا با وجودی که فعالیت‌های به نسبت قابل قبولی داشت، به دلیل ابهام در چگونگی بیان آن‌ها، نتوانست دیدگاه‌های خود را به‌خوبی برای مدیران و رؤسای خود بیان کند و با ارتقاء وی مخالفت شد. چنین رخدادی اهمیت ارتباط یا به‌صورت دقیق‌تر ارتباط مؤثر را بیان می‌کند.

بنا به یک نقل قول مشهور، «شیوه‌ای که توسط آن با دیگران ارتباط برقرار می‌کنیم، در نهایت تعیین‌کننده کیفیت زندگی ما است». در تعریف ارتباط، می‌توان چنین گفت که ارتباط یک فرآیند انتقال داده است که از طریق آن بین دو نفر نوعی از تعامل برقرار می‌شود. این موضوع از اهمیت بسیاری برخوردار است که نه‌تنها ارتباط باید برقرار گردد، بلکه این ارتباط باید به‌صورت مؤثر برقرار شود. اجازه دهید به مثال ابتدایی بازگردیم؛ لیسا به شکل قابل قبولی ایده‌ها و نتایج عملکردی خود را به مدیرانش منتقل نکرد. درست است که وی گزارش خود را ارائه داده و با آن‌ها ارتباط برقرار کرد، ولی نتوانست به‌صورت مؤثر ارتباط برقرار نماید. پس نکته کلیدی، ایجاد یک ارتباط مؤثر و موفق خواهد بود.

انواع ارتباطات

انواع مختلف ارتباطات عبارتند از:

• ارتباط کلامی: ارتباط کلامی نوعی از ارتباط است که در آن اطلاعات با ابزارهای کلامی همانند کلمات، بیانات، ارائه و بسیاری موارد دیگر جریان پیدا می‌کند. در ارتباطات کلامی، فرستنده افکار خود را در قالب کلمات به اشتراک می‌گذارد. لحن بیان گوینده، زیر یا بم بودن صدا و کیفیت لغات بیان‌شده، نقشی حیاتی در ارتباط کلامی ایفا می‌نماید. گوینده باید با صدایی رسا و شفاف سخن بگوید و محتوایی که بیان می‌کند به‌خوبی تعریف‌شده باشد. افکار تصادفی و سازمان‌دهی نشده، تنها موجب سردرگمی و سوء تفاهم در بین افراد می‌شود. به عبارت دیگر، در ارتباط کلامی فرد باید اهمیت کلمات و نحوه چینش آن‌ها در کنار هم را درک نماید.
• ارتباط غیرکلامی: خود را در موقعیتی تصور کنید که نمی‌توانید سخن بگویید، اما باید اطلاعاتی بسیار ضروری را به فرد دیگری منتقل کنید. شما در یک جلسه بسیار مهم حضور دارید و می‌خواهید رضایت یا عدم رضایت خود را بدون اظهار حتی یک کلمه به همکار خود برسانید. در این لحظه مدل ارتباط غیرکلامی مطرح می‌شود. هر ارتباطی که بین دو فرد بدون استفاده از کلمات و صرفاً از طریق حرکات چهره، اشارات یا حرکات دست و بدن برقرار گردد، ارتباط غیرکلامی نامیده می‌شود. ارتباط غیرکلامی در جلسات کاری و ارتباطات مرتبط با کسب‌وکار از اهمیت زیادی برخوردار است.
• ارتباط بصری: در ارتباط بصری دریافت‌کننده اطلاعات، آن‌ها را از تابلو‌های تبلیغاتی، نمایشگرها، دیوارهای موقت، بنرها، نقشه‌ها و بسیاری موارد دیگر دریافت می‌کند. دیدن، نقش مهمی را در ارتباط بصری ایفا می‌کند و به دریافت‌کننده پیام بستگی دارد که چگونه آن را تفسیر نماید.

استراتژی‌هایی برای بهبود ارتباطات

همان‌گونه که پیش از این نیز اشاره شد، ارتباط مؤثر نقشی کلیدی در سازمان‌ها و حتی زندگی شخصی افراد دارد. ارتباط هنگامی مؤثر خواهد بود که گیرنده، موفق به دریافت اطلاعات به همان نحوی شود که فرستنده آن را ارسال نموده است. آیا می‌توان میزان ارتباطات مؤثر را افزایش داد؟ این پرسشی است که در این بخش به آن خواهیم پرداخت. این‌که یک فرد چگونه می‌تواند در زندگی روزمره مهارت‌های ارتباطی خود را تأثیرگذارتر نماید.

• «قانون طلایی در مورد ارتباطات مؤثر، گوش کردن با دقت بالا است.»

قدرت گوش دادن مناسب می‌تواند در بهبود مهارت‌های ارتباطاتی یک فرد بسیار مؤثر باشد. تنها مشغول صحبت کردن نباشید، به صحبت‌های دیگران نیز گوش دهید. به یاد داشته باشید که هیچ محدودیت سنی برای یادگیری وجود ندارد، پس همواره در حال تصحیح گویش و زبان بدن خود و نیز افزایش دایره لغات خود از طرق مختلف باشید. در هر گفتگویی، به‌دقت گوش دهید که فرد مقابل، در مورد چه چیزی صحبت می‌کند و پاسخ آن چیست. همواره تلاش کنید تا مطلبی را که گوینده قصد انتقال آن را دارد، درک کنید. هرگز گوینده را متوقف نکرده و پرسش‌های خود را در بین سخنان او مطرح نکنید. مطرح کردن تمامی پرسش‌ها باید در انتهای گفتگو صورت پذیرد. به خاطر داشته باشید، تمرین کردن در بهبود مهارت‌های ارتباطاتی کمک‌ نموده و هرچقدر بیشتر صحبت کنید، اعتماد به نفس بیشتری به دست خواهید آورد و هرچقدر که اعتماد به نفس شما افزایش پیدا کند، ارتباطات شما مؤثر‌تر خواهد بود.

• «هرگز در یک محیط پر سر و صدا صحبت نکنید.»

از برقراری ارتباطات کاری مهم در محیط‌های شلوغ همانند فروشگاه‌ها، محل‌های ساخت‌وساز، ایستگاه مترو و خیابان‌های شلوغ، حتی‌الامکان اجتناب کنید؛ این محیط‌ها محتوایی را که با آن ارتباط برقرار می‌کنید، تحت تأثیر قرار می‌دهند. در شرایطی که پیام اضطراری وجود دارد، بر پیام‌های متنی یا ارتباط غیرکلامی متکی شوید.

• «به‌وضوح و شمرده صحبت کردن، کلید اصلی برقراری ارتباط مؤثر است.»

هرگز افکار خود را درون خود نگه ندارید؛ به‌جای آن، پس از برگزیدن دقیق کلمات، ایده‌های خود را به محتوای قابل درک و بامعنی تبدیل کنید. به یاد داشته باشید که انتخاب کلمات بیشترین اهمیت را دارد، زیرا هر واژه اشتباهی می‌تواند موجب تحریف پیغام شود و معنی جمله را به‌طور کامل تغییر دهد. هرگز نیمی از افکار خود را درون خود نگاه ندارید و همواره روشن و واضح سخن بگویید. همچنین توجه داشته باشید که برای داشتن یک ارتباط مؤثر، گام و آهنگ صدا در برقراری ارتباط باید در نظر گرفته شود. حتی‌الامکان با دو نفر به‌طور همزمان صحبت نکنید، چراکه می‌تواند منجر ایجاد ابهام در درک پیام شما گردد.

• «همواره تلاش کنید که حال کنونی طرف مقابل خود را قبل از برقراری ارتباط درک کنید.»

یکی از نکات ظریف و در عین حال مهم در برقراری ارتباط مؤثر، بررسی شرایط طرف مقابل در هنگام ایجاد ارتباط است. این امر به‌ویژه در مذاکرات کسب‌وکار بسیار حیاتی خواهد بود. اگر ارزیابی شما از شرایط طرف مقابل مناسب نیست، انتقال پیام خود را به زمان دیگری موکول نمایید. هرگز ارتباط خود را با انتقال فوری پیام آغاز نکنید. با واژگان همدلانه و محبت‌آمیز، ارتباط سرد اولیه را از بین ببرید. احوال‌پرسی و تعریف و تمجید خوشایند، راهکار مناسبی برای آغاز ارتباط است. برای تأثیرگذاری، از برقراری ارتباط چشمی با طرف مقابل اطمینان حاصل کنید.

به یاد داشته باشیدکه برقراری ارتباط، جادویی نیست که بتوان آن را در عرض یک روز به دست آورد؛ این مهارت با فداکاری، تمرین و تمرکز به دست می‌آید.

بهبود مهارت‌های ارتباطی فردی

فردی که ممکن است از شخصیتی بسیار دوست‌داشتنی برخوردار باشد، با داشتن دانشی عمیق از موضوع، می‌تواند شبکه‌ بسیار خوب و قدرتمندی را تشکیل دهد. اما درصورتی‌که آن فرد فاقد مهارت‌های ارتباطی مؤثر باشد، در اثبات ارزش‌ها، جذابیت و استعداد خود با مشکل مواجه خواهد شد و تمامی این موارد نامشخص باقی می‌ماند. اگر این موضوع را کمی کلان‌تر نگاه کنیم، یک کسب‌وکار بدون داشتن مهارت‌های ارتباطی، هرگز قادر به دستیابی به اهداف خود در این دنیای به‌شدت رقابتی نخواهد بود.

هیچ فردی با مهارت‌های ارتباطی مناسب به دنیا نمی‌آید، این مهارت‌ها در گذر زمان و با عبور از مراحل مختلف در زندگی شخصی و کاری برای فرد حاصل می‌شود. برخی از اقدامات ساده که افراد می‌توانند با دنبال کردن آن‌ها مهارت‌های ارتباطی خود را بهبود بخشند، عبارتند از:

• هر فردی باید دو نکته کلیدی، تمرین کردن و داشتن صبر را برای بهبود مهارت‌های ارتباطی خود دنبال کند.
• زمانی‌که فکری به ذهن شما خطور می‌کند، قبل از این‌که در رابطه با آن ارتباط برقرار کنید، به‌خوبی در مورد آن فکر کنید. به‌دقت محتوایی را با انتخاب واژگان مناسب، معقول و رایج آماده‌ کنید و از به‌کارگیری واژگان پیچیده در محتوای خود اجتناب کنید.
• به آهنگ و تن صدا در حین برقراری ارتباط باید بسیار توجه شود. هرگز در حین صحبت، کلمات را با لکنت یا جویده جویده بیان نکنید. به‌روشنی و به‌صورت مناسب، با صدایی قابل استماع برای همه شنوندگان، صحبت کنید.
• هیچ سخنرانی، ارائه یا جلسه‌ای را بسیار طولانی نکنید تا خسته‌کننده نشده و پیغام شما در ذهن شنونده نقش بندد. از داستان‌های طنزآمیز، نقل‌قول‌های خنده‌دار، بحث در مورد آب‌وهوا و ... برای جلب نظر طرف مقابل استفاده کنید.
• هر فردی باید درک درستی از حال کنونی، پیشینه تحصیلی، پیشینه فرهنگی، فرآیند ذهنی و زمینه مذهبی شنوندگان، قبل از مخاطب قرار دادن آن‌ها داشته باشد.
• تنها بر ارتباط کلامی در جلسات کاری متکی نباشید. بعد از برقراری ارتباط، ارسال خلاصه‌ای از جلسه یا نکات مهم آن از طریق ایمیل برای تمامی حضار را به یک عادت تبدیل کنید. همواره به افراد برنامه‌ریز و سازمان‌دهنده‌ها متکی باشید و نکات مهم را به‌سرعت یادداشت کنید و تاریخی را به‌عنوان ضرب‌العجل برای اتمام یک کار خاص در نظر بگیرید.
• شنوندگان بعد از دریافت پیغام، چه در حالتی که اطلاعات صحیحی دریافت کرده باشند و چه اطلاعات نا‌صحیحی را درک کرده باشند، باید بازخوردهای ارزشمند خود را ارائه دهند. قبل از ترک جلسه، شنوندگان باید تمامی شبهات خود را برطرف کنند و بازخورد خود را به فرستنده پیغام، برای ایجاد یک ارتباط مؤثر، ارائه دهند.
• آخرین و نه کم‌اهمیت‌ترین مطلب این است که فرستنده پیام باید برای ایجاد تأثیر مورد نظر، ارتباط چشمی خود را با دریافت‌کننده پیام برقرار کند. گوینده باید اعتماد به‌نفس بالایی داشته باشد و حرکات بدنی و رفتاری مثبتی را برای ایجاد جریان اطلاعاتی صحیح از خود نشان دهد.

بحث گروهی موفق و نقش برقراری ارتباط در آن

امروزه بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های پیشرو از فرآیند بحث گروهی برای استخدام کارمندان جدید استفاده می‌نمایند. بحث گروهی را می‌توان یک راهکار ساده و سازنده برای قضاوت در مورد روحیه تیمی، استانداردهای رهبری، شیوه‌های فکری جدید و استانداردهای دیگر مدیریت در یک فرد دانست. فرض نمایید، کسب‌وکار جدیدی راه‌اندازی کرده‌اید و حال به دنبال استخدام چند نیروی خلاق و کارآمد برای پیشبرد اهداف خود هستید؛ پرسش‌های معمول برای افراد جویای کار عبارتند از:

• در مورد خودتان توضیحات مختصری بدهید.
• چه نقاط ضعف و یا قوتی در خود سراغ دارید؟
• به نظر شما چرا سازمان ما باید شما را به استخدام خود در بیاورد؟
• مذاکراتی در مورد شرایط کاری، حقوق و مزایا و نیز تاریخ شروع به کار.

تمامی این پرسش‌ها اطلاعاتی در خصوص میزان هوش، فرآیند تفکر، ویژگی‌ها، پیشینه خانوادگی، شایستگی‌های تحصیلی و بسیاری موارد دیگر در مورد افراد به ما منتقل می‌کند. اما این پرسش‌ها نمی‌توانند جنبه‌های مهم دیگری از شخصیت‌ افراد را که برای پایداری قابل قبول آن‌ها در سازمان ضروری است، آشکار نماید. آیا یک فرد می‌تواند به‌تنهایی کار کند و به نتایج خوبی در آن سازمان دست پیدا کند؟ پاسخ منفی است. هر فردی در یک تیم کار می‌کند و برای آسان شدن کار و رسیدن به نتایج بهتر، به همکاران خود در آن تیم متکی است. او باید بازیگر خوبی در تیم باشد تا خود را در دنیای مشارکتی چالش‌برانگیز به اثبات برساند.

یک مصاحبه‌کننده می‌تواند از طریق بحث گروهی، نحوه عملکرد یک فرد در تیم را ارزیابی نماید. او به‌راحتی می‌تواند دریابد که یک فرد متقاضی کار به چه نحوی در تیم عمل می‌کند، تا چه حد به‌عنوان یک رهبر، خوب عمل می‌کند و همچنین مهارت‌های خلاقیتی و ضریب هوشی فرد را ارزیابی نماید.

بدیهی است، شما چه به‌عنوان یک صاحب کسب‌وکار و مصاحبه‌کننده از متقاضیان و چه به‌عنوان یک متقاضی استخدام در یک سازمان، می‌بایست با فرآیند بحث گروهی و روش‌های موفقیت در آن آشنا باشید. در ادامه به نکاتی برای داشتن بحث گروهی موفق ارائه می‌شود:

• اولین و مهم‌ترین نکته برای داشتن عملکردی مناسب در بحث گروهی، یادگیری هنر مشارکت است. از دیگران انتظار نداشته باشید که شما را مجبور به صحبت کردن نمایند. ابتکار عمل داشته باشید، در بحث شرکت کنید و ایده‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. هرگز در بحث گروهی فریاد نزنید و همواره منتظر نوبت خود برای صحبت کردن بمانید. به یاد داشته باشید که این یک گفتگو است و میدان جنگ نیست. مؤدب اما قاطع باشید.
• یک فرد تنها زمانی باید آغازگر بحث گروهی ‌باشد که در آن موضوع تبحر دارد. در صورتی‌که شما در مورد افکارتان مطمئن نیستید، هرگز خطر نکنید.
• رهبر، فردی است که واقعاً می‌تواند مسیری را برای یک بحث گروهی تعیین نموده و دیگر اعضای تیم را زمانی‌که در بحث سردرگم شده یا به بیراهه کشیده شده‌اند، هدایت کند. به‌عنوان رهبر یک گروه، باید مطمئن باشید که بحث با مشاجره به پایان نخواهد رسید و نتیجه‌ای خواهد داشت.
• مطالعه بسیار زیادی داشته باشید و چشم و گوش خود را باز نگاه دارید. روز خود را با روزنامه آغاز کنید و بدانید که در اطراف شما چه می‌گذرد. یک فرد باید از رویدادهای اخیر آگاهی داشته باشد تا در بحث گروهی به موفقیت دست پیدا کند.
• همواره هوشیار باشید. معمولاً پانزده دقیقه طول می‌کشد تا یک شرکت‌کننده در مورد موضوع مورد بحث فکر کند. شما باید به‌سرعت فکر کرده و تا جایی که می‌توانید موضوعات بیشتری را پوشش دهید.
• به پوشش خود نیز توجه کنید. همواره در لباس رسمی ظاهر شوید و از رنگ‌های غیررسمی اجتناب کنید.
• هر فردی باید در ذهن داشته باشد که بحث گروهی به منظور ظهور مهارت‌های مدیریتی در افراد، آغاز شده است. در صورتی که در جلسات فریاد بکشید یا مشاجره کنید، هرگز از شما قدردانی نکرده یا شما را تأیید نمی‌کنند. آرام و آماده باشید و اعتماد به نفس داشته باشید و از اظهار احساسات در جلسه اجتناب کنید، در این صورت است که می‌توانید بر دیگران غلبه کنید.

یک ارتباط مؤثر، عاملی حیاتی در موفقیت بحث‌های گروهی و تیمی است. به یاد داشته باشید که شما تنها کسی نیستید که در بحث گروهی سخن می‌گوید و شرکت‌کنندگان دیگری هم مانند شما در رقابت برای دیده شدن حاضر هستند. شما شاید تنها یک شانس داشته باشید و نمی‌توانید فرصت خود را با بیان اولین ایده از دست دهید، به‌ویژه در صورتی‌که به شما گفته شود که اولین ایده، آخرین آن خواهد بود. تجسم نمایید فردی در مورد موضوعی که برای گروه تعیین شده است، دانش کاملی داشته باشد و ایده‌های خوبی نیز به ذهنش برسد، در صورتی‌که وی نتواند ایده‌های خود را به‌صورت کارآمد با دیگران به اشتراک بگذارد و با آن‌ها ارتباط برقرار نماید، عملاً موفق نبوده است.

ارتباط مؤثر برای یک بحث گروهی موفق، همانند ستون فقرات است. تبدیل افکار شما به کلمات، یک هنر است و افراد باید در این امر به مهارت بالایی دست یابند، تا بتوانند اعتماد و اطمینان ارزیاب را به‌دست آورند. افراد باید با حساسیت و دقت بالایی کلمات صحیح را انتخاب نموده تا بتوانند افکار خود را با دیگر شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارند و نکات مورد نظر خود را شفاف‌سازی کنند.

دقت نمایید که افراد دیگری نیز وجود دارند که در مباحثه گروهی شرکت می‌کنند. ممکن است آن‌ها پشتوانه فکری متفاوتی از شما داشته باشند و روند متفاوتی را در پیش گیرند. همواره به ایده‌های آ‌ن‌ها احترام بگذارید و هرگز در بین کلام او انتقاد یا مخالفتی را اظهار نکنید. شنونده خوبی باشید. هوشیار بمانید، گوش فرا دهید و همواره در طی بحث، به نکات مهم مطرح شده توجه کنید. یک فرد باید بسیار صبور، آرام، باوقار، مرموز و مهم‌تر از همه این موارد، متخصص در شیوه صحبت کردن باشد.

نقش برقراری ارتباط در ارائه و سخنرانی

برای ایراد یک ارائه یا سخنرانی کارآمد، فرد باید توجه بسیاری به برقراری ارتباط خود داشته باشد. هیچ فردی زحمت گوش دادن به ایده‌های شما را به خود نمی‌دهد، مگر این‌که ارتباط شما کارآمد و تأثیرگذار باشد. صحبت کردن به‌تنهایی راه حل مناسبی نیست، این‌که شما چگونه ارائه یا سخنرانی خود را عرضه می‌کنید، بسیار مهم است و باید به آن توجه زیادی شود.

مرور ارائه با صدای بلند پیش از موعد مقرر، می‌تواند تسلط را افزایش داده و اعتماد به‌نفس لازم را در شما ایجاد نماید. در مواقعی که جلب نظر مخاطبین برای شما بسیار مهم است (مثلاً جلب نظر یک گروه سرمایه‌گذار برای حمایت از توسعه کسب‌وکار)، هرگز ارائه خود را در یک محیط پر سروصدا بیان نکنید. یک اتاق کنفرانس یا اتاق هیئت مدیره که سکوت مطلق در آن برقرار باشد، می‌تواند انتخابی مناسب باشد. توجه به پوشش رسمی، لحن و آهنگ سخن گفتن، انتخاب کلمات مناسب و تأثیرگذار، مکث بین اسلایدها و استفاده از برخی تکیه‌کلام‌ها و عبارات طنزآمیز برای از بین بردن یکنواختی ارائه، از نکاتی است که باید به آن‌ها توجه گردد.

مهم‌ترین نکته این است که علاوه بر ارتباط کلامی، ارتباطات غیرکلامی نیز باید مورد توجه قرار گیرد. حالات چهره شما باید با محتوایی که ارائه می‌دهید، هماهنگ باشد. اگر اسلاید‌های شما نشان‌دهنده این حقیقت است که بعد از زمان مشخصی مثلاً یک ماه به هدف خاصی رسیده‌اید، لبخند بزنید. زمانی‌که در اسلاید بعدی، عملکرد شما چندان مناسب نیست، لبخند نزنید. همواره حالت مثبت و امیدوار خود را حفظ نمایید. یاد بگیرید احساسات خود را کنترل کنید. به حرکات خود، به‌خصوص حرکت دست‌ها توجه کنید. صاف بنشینید و هرگز با خودکار یا کروات خود سرگرم نباشید. این امر به معنی عصبی‌بودن شما است و به ضرر شما عمل خواهد کرد. ارتباط چشمی را حفظ کنید.

برخی نکات کلیدی در آماده‌سازی، محتوا و عرضه یک ارائه

یکی از راه‌های اصلی به اشتراک‌گذاری دستاوردها و نتایج یک طرح و یا معرفی اهداف و جذابیت‌های حاصل از آن، ارائه آن به مخاطبین است. در واقع شما می‌توانید از طریق یک ارائه جذاب و پرمحتوا، تمامی داده‌های اطلاعاتی مد نظر را به مخاطب انتقال داده و به‌واسطه آن، به‌طور مؤثر با وی ارتباط برقرار کنید.

تعداد اسلایدهای به‌کار رفته در ارائه مستقیماً متناسب با محتوای ارائه است. به‌طور معمول، تعداد اسلایدها باید بین ده تا پانزده عدد باشد. طراحی اسلاید، نوع فونت به‌کار رفته و رنگ‌های پیش‌زمینه، همگی به انتخاب و سلیقه فرد بستگی دارد. برای ارائه‌های رسمی مرتبط با کسب‌وکار، همواره اسلایدها‌ی ساده پیشنهاد می‌گردد.

زمانی‌که موضوعی انتخاب شد، اولین و مهم‌ترین وظیفه شما یادداشت کردن تمام نکاتی است که قصد دارید در ارائه خود بگنجانید. با توجه به حجم عظیم اطلاعات و محدودیت در زمان ارائه، می‌بایست در مورد این‌که می‌خواهید چه چیزهایی را در ارائه خود داشته باشید و چه چیزهایی می‌توانند حذف شوند، شفاف‌سازی کنید. به یاد داشته باشید که یک ارائه همان‌طور که می‌تواند موجب موفقیت یا شکست شما شود، می‌تواند تصویر ذهنی سازمان یا کسب‌وکار شما را نیز بهبود بخشیده یا خدشه‌دار نماید. یک ارائه در حقیقت آینه‌ای از عملکرد، دستاوردها و هر آن چیزی است که فرد یا سازمان، قصد انجام آن را دارد. از جملات کوتاه استفاده کنید، از زبان پیچیده و فونت‌های تزئینی اجتناب کنید و تا حد توان سعی نمایید داده‌های مهم را پوشش دهید. برای کم کردن توضیحات در ارائه، محتوای ارائه خود را با انواع نمودار و گراف تکمیل کنید.

بایستی توجه داشت که یک ارائه هرگز کارآمد نخواهد بود، مگر آن‌که شما آن را به‌طور مؤثر عرضه کنید. همواره ارائه خود را با لبخندی صمیمانه آغاز کنید. این ترفند همواره مؤثر است. ارائه را با معرفی خود و سازمان وابسته آغاز کنید. به یاد داشته باشید که این معرفی صرفاً یک معرفی نیست بلکه پیش‌نمایشی کامل از کسب‌وکار شما است. اولین تصویر، آخرین تصویر است؛ پس پنج دقیقه نخست زمان اختصاص یافته به معرفی، باید بسیار مؤثر و قدرتمند باشد تا توجه مخاطبان را به خود جذب کند.

 

برای اتمام ارائه خود عجله نکنید. اسلاید‌ها را یکی یکی و با طمأنینه توضیح دهید. سعی کنید در خلال صحبت‌های خود، مثال‌هایی مرتبط با موضوع بیان نمایید. این امر منجر به ارتباط خوب با مخاطبین خواهد شد. خواندن ارائه از روی اسلاید‌ها مشکلی ندارد، اما ارتباط چشمی با حضار را هرگز فراموش نکنید. باور داشته باشید که ارتباط چشمی می‌تواند معجزه کند. به‌طوری‌که شنوندگان گفته‌های شما را باور خواهند کرد. استفاده از زبان بدن برای تأثیرگذاری بیشتر بر مخاطبین می‌تواند ارتباط شما را هر چه بیشتر مؤثر سازد.

 

http://nanomatch.ir/