چگونه زمان خود را اولویت‌بندی کنیم؟
مقدمه
زمان دارایی بسیار ارزشمندی است؛ اما این ارزشمندی وقتی مشغول کار روی یک استارت‌آپ هستید، اهمیت دو چندانی می‌یابد. زمان می‌تواند پول را بسوزاند و پول یک جزء بسیار اساسی است که می‌تواند استارت‌آپ را زنده نگه دارد. از آنجا که برای راه‌اندازی استارت‌آپ‌ها هزینه فرصت بالایی وجود دارد، بنابراین بسیار مهم است که از زمان خود به بهترین شکل ممکن به منظور به حداکثر رساندن شانس موفقیت استفاده کنید؛ بدین معنی که باید در شناسایی و اولویت‌بندی وظایفی که بیشترین تأثیر را برای پیشرفت استارت‌آپ دارند، بسیار خوب عمل کنید. این در حالی است که بسیاری از بنیانگذاران این کار را به خوبی انجام نمی‌دهند.
آدورا چونگ (Adora Cheung) که از همکاران شتابدهنده مشهور «YCombinator» است، چارچوبی برای استفاده مؤثر بنیانگذاران از زمان بیان داشته که در این نوشتار بخش‌هایی از آن ارائه شده است. در این مقاله، راهکارهایی برای شناسایی و اولویت‌بندی وظایف و چگونگی اندازه‌گیری تأثیر آن‌ها بر استارت‌آپ ارائه شده است. اگر در مسیر کارآفرینی قدم گذاشته‌اید و مطمئن نیستید که روی کارهای درستی تمرکز کرده‌اید، یا در حین کار روی شرکت نوپای خودتان به راحتی حواستان پرت می‌شود، یا احساس می‌کنید که استارت‌آپ شما به اندازه کافی سریع پیشرفت نمی‌کند، این نوشتار حتماً برای شما مفید خواهد بود.
پیشرفت واقعی و غیرواقعی یک استارت‌آپ
بدیهی است که یک روز متشکل از 24 ساعت است؛ برای برنامه‌ریزی این مدت زمان طول شبانه‌روز، دو مسئله مختلف در پیش روی شما قرار خواهد داشت: اول اینکه چه میزان از این زمان را بایستی صرف استارت‌آپ خودتان بکنید و دوم اینکه حالا زمانی که به استارت‌آپ اختصاص داده‌اید را صرف چه کارهایی بکنید؟ اگرچه آیتم اول نیز بسیار مهم بوده و بایستی توجه ویژه‌ای نسبت به آن داشته باشیم، اما در این نوشتار قصد پرداختن به آن را نداشته و نمی‌خواهیم شما را در حالت انتخاب بین مسائل شخصی از جمله دوستان، خانواده، تفریحات از یک طرف و فعالیت بر روی موفقیت استارت‌آپ در طرف دیگر قرار دهیم. این تصمیم شما است که 2، 6 یا 12 ساعت در روز را به کار کردن بر روی استارت‌آپ خود اختصاص دهید. اما سؤال مهمتر این است که همین 2، 6 یا 12 ساعت را چگونه به بهترین شکل ممکن بگذرانید؟
احتمالاً شما هم فهرستی از کارهایی که برای رشد استارت‌آپ خود بایستی انجام دهید، تهیه کرده‌اید و در آن ایده‌های جدیدی را لیست نموده‌اید که در نهایت می‌خواهید روی آن‌ها کار کنید؛ حتماً این لیست را به مرور زمان هم به‌روزرسانی می‌کنید. نکته مهم این است که شما باید بین پیشرفت واقعی و غیرواقعی (فیک) استارت‌آپ تمایز قائل شوید. این ساده‌ترین راه برای طبقه‌بندی کارهایی است که باید حتماً انجامشان دهید و کارهایی که نباید برای انجامشان وقت تلف کنید. اگر کاری به پیشرفت واقعی استارت‌آپ کمک می‌کند، باید به انجام آن فکر کنید و اگر این نتیجه را ندارد، پس از انجامش صرف نظر کنید.
پیشرفت واقعی زمانی رخ می‌دهد که بر روی چیزهایی تمرکز کنید که استارت‌آپ شما را به حرکت در می‌آورد؛ بهترین راه برای نشان دادن این حرکت، از طریق درک رشد استارت‌آپ و رشد KPIهای اولیه شما است. KPI اصلی شما در بیشتر مواقع درآمد یا تعداد کاربران فعال است و این چیزی است که عمدتاً از طریق صحبت با مشتریان و ساختن و توسعه محصول به دست می‌آید و نه چیز دیگر. این در تضاد مستقیم با پیشرفت غیرواقعی یا فیک استارت‌آپ است که در آن بنیانگذاران بر روی چیزهایی متمرکز می‌شوند که مستقیماً با رشد KPI اصلی آن‌ها مرتبط نمی‌باشد. از این قبیل مواردی که به صورت گسترده در میان استارت‌آپ‌ها دیده می‌شود، می‌توان به حضور در کنفرانس‌های مختلف و تمرکز بر دریافت جوایز اشاره نمود. در حالی که ممکن است خودتان را متقاعد کنید که این‌ها چیزهای خوبی هستند و باید روی آن‌ها تمرکز داشته باشید، اما این نکته را در نظر بگیرید که این موارد فاصله زیادی تا ارائه ارزش واقعی به مشتری شما دارند. بنابراین اگر صرف زمان قابل توجهی برای انجام این قبیل کارها دارید، مسیر بدی را انتخاب کرده‌اید. آنچه بایستی دنبال کنید، بهینه‌سازی مسیر استارت‌آپ است و آنچه به شما کمک می‌کند تا KPI خودتان را افزایش دهید، ارائه ارزش به مشتری است. ما نیاز داریم که این معیارهای اشتباه را بهینه کنیم تا بر اساس معیارهای اشتباه، شروع به اندازه‌گیری میزان پیشرفت استارت‌آپ نکنیم.
طبقه‌بندی کارها بر اساس میزان اهمیت
اکنون که مسیر کلی برای انتخاب وظایفی که باید روی آن‌ها کار کنیم را پیدا کرده‌ایم، لازم است کمی عمیق‌تر شده و به نحوه تعیین اولویت‌بندی صحیح وظایف بپردازیم. قطعاً همه بنیانگذاران کارهایی را انجام می‌دهند که فکر می‌کنند ارزش بالایی دارند. در واقع هیچ‌کس نمی‌گوید که "بگذار کاری را انجام دهم که کمترین کمک را به استارت‌آپ من می‌کند." با این وجود، صدها مورد وجود دارد که احتمالاً می‌توانید با کار کردن روی آن‌ها، KPI اصلی خودتان را افزایش دهید. آیا کاری که در حال حاضر روی آن تمرکز دارید، بهترین کاری است که می‌توانید برای رسیدن به هدف هفتگی خودتان انجام دهید، یا خودتان را فریب داده‌اید تا کار دیگری انجام دهید؟
نکته مهم اینجاست که رخنه نمودن یک کار کم‌ارزش در داخل برنامه بنیانگذاران، بسیار ساده بوده و شما باید تلاش زیادی انجام دهید تا جلوی چنین اتفاقاتی را بگیرید. برای بررسی این مسئله، بیایید یک آزمایش ساده انجام دهیم. سعی کنید هر یک ساعت از هر روز هفته گذشته را با جزئیات کامل یادداشت کنید؛ ساعت به ساعت، دقیقاً چه کاری انجام داده‌اید؛ صادق باشید که پیش از انجام آن فکر می‌کردید چه تأثیری بر روی مسیر شما و افزایش KPI اصلی شما خواهد داشت. احتمالاً از اینکه چقدر کار کم‌ارزشی بوده تعجب خواهید کرد. مسئله اینجاست که ما به کاری که با وقتمان انجام می‌دهیم زیاد فکر نمی‌کنیم؛ غریزه طبیعی ما این است که به دنبال کارهای کم‌ارزش برویم، زیرا معمولاً ساده‌ترین و سریع‌ترین کارها برای انجام بوده و حذف آن‌ها از لیست کارهایی که باید انجام می‌دادیم، احساس خوشایندی برای ما ایجاد می‌کند.
وقتی از این موضوع آگاه شدید، جلوگیری از آن بسیار ساده بوده و البته نیازمند زمان، تفکر و نظم است. اگر قبلاً این کار را انجام نداده‌اید، ابتدا لازم است لیست گسترده‌ای از ایده‌هایی داشته باشید که بتواند KPI اصلی شما را تغییر دهد. این وظایف تقریباً همیشه در دو گروه قرار می‌گیرند: یکی صحبت با کاربران و دیگری ساخت محصول!
صحبت با کاربران به سه شکل می‌تواند به شما کمک کند: آن‌ها را به مشتری و درآمد تبدیل نموده یا به شما کمک می‌کند تا آن‌ها را به مشتری و درآمد تبدیل کنید، به شما کمک می‌کند تا بفهمید آیا در مسیر درستی هستید یا نه و در نهایت، به شما کمک می‌کند تا نقشه راه محصول خود را مشخص کنید و اینکه آیا ساختن این محصول راه‌حل مناسبی در اختیار کاربران قرار می‌دهد و آن‌ها را به مشتریان و درآمد بیشتر تبدیل می‌کند یا خیر.
بنابراین هنگامی که به ایده‌های جدید می‌رسید، باید آن‌ها را در لیست خود وارد نموده و در میان کارهایی که باید انجام شوند، قرار دهید. اما نکته کلیدی این است که نباید فوراً برای انجام آن‌ها دست به کار شوید. در واقع، در گام اول فقط لازم است آن‌ها را یادداشت کنید، زیرا همیشه تغییر به چیزی که به تازگی به آن فکر می‌کردید بهتر به نظر می‌رسد و همین تغییر مسیرها، دلایل اصلی برای عدم پیشرفت در طول هفته خواهند شد.
پس از بررسی هر مورد در لیست کارها، باید موارد جدید و قدیمی را بر اساس اینکه فکر می‌کنید چقدر در دستیابی به هدف هفتگی برای KPI اصلی شما تأثیرگذار هستند، رتبه‌بندی کنید. سه نمره بالا، متوسط و پایین به کارهای موجود در لیست اختصاص دهید. به‌طور کلی، بالا به این معنی است که شما معتقدید این وظیفه به شما کمک می‌کند تا با احتمال زیاد به هدف هفته خود برسید؛ متوسط بدین معنی است که مطمئن نیستید، اما با احتمال خوب می‌توانید به هدف هفتگی خودتان دست پیدا کنید و کم، احتمال بسیار کمی برای دستیابی به هدف هفتگی برایتان فراهم می‌کند. وقتی کارها را با سایر کارهایی که می‌توانید انجام دهید مقایسه کنید، در واقع بسیار آسان‌تر است که بفهمید وظایف کم‌ارزش و باارزش چه چیزهایی هستند.
به عنوان مثال، بنیانگذار یک شرکت نرم‌افزاری را در نظر بگیرید که هدفش برای هفته آینده دستیابی به پنج مشتری جدید باشد. این فرد لیستی از کارهایی در اختیار دارد که برای رسیدن به آن هدف می‌تواند دنبال نماید. در صدر این لیست، تأثیرگذارترین کاری که می‌تواند انجام دهد، این است که به دفاتر 10 مشتری بالقوه‌ای که توسط دوستان یا هر شخص مطمئن دیگری معرفی شده‌اند مراجعه کند. اگر در دفتر آن‌ها حاضر شود، یک شانس خیلی خوب یا تجربه بسیار خوب برای متقاعد کردن آن‌ها و فروش محصول خواهد داشت و به همین دلیل، این مورد در بالای لیست از نظر اهمیت قرار می‌گیرد. دومین مورد از لیست ارائه یک نسخه نمایشی ویدیویی یا دمو از محصول است؛ اگرچه این مورد نیز می‌تواند خوب باشد، اما قطعاً به اندازه مراجعه حضوری مؤثر نخواهد بود؛ با این وجود، این مورد هم ارزش انجام دارد، زیرا منجر به مشتریان جدیدی می‌شود. چندین مورد دیگر نیز در پایین فهرست می‌توانند وجود داشته باشند که احتمالاً یکی از آن‌ها برنامه‌نویسی است. یک اشتباه بسیار رایج که بنیانگذاران فنی مرتکب می‌شوند، این است که ابتدا چیزهایی را می‌سازند و سپس با کاربران صحبت می‌کنند. با در نظر گرفتن چنین هدف و لیستی از کارها برای رسیدن به هدف هفتگی، انتخاب ساختن محصول کمترین تأثیر را برای آن هفته برایشان به دنبال خواهد داشت. با این روش، اگر در مورد آن صادق باشند، چاره‌ای ندارند جز اینکه از آزمایشگاه خارج شوند و به جای آن با کاربران صحبت کنند.
طبقه‌بندی کارها بر اساس میزان پیچیدگی
در کنار تأثیری که هر یک از کارهای موجود در لیست برای کمک به شما به منظور دستیابی به هدف هفتگی خواهد داشت، باید بعد دوم یعنی میزان پیچیدگی را هم در نظر بگیرید: اینکه چقدر طول می‌کشد تا شما و تیمتان آن کار را تکمیل کنید. اما سؤال بعدی این است که چگونه می‌توانیم رتبه‌بندی از نظر پیچیدگی داشته باشیم. کارها را از منظر پیچیدگی می‌توان به سه دسته آسان، متوسط و سخت درجه‌بندی نمود. یک کار آسان، کاری است که می‌توانید در کمتر از یک روز انجامش دهید. این بدان معناست که شما می‌توانید تعداد زیادی کار آسان را کمتر از یک روز انجام دهید. یک کار متوسط، کاری است که انجام آن یک یا دو روز به طول می‌کشد و یک کار سخت، کاری است که انجام آن چند روز به طول انجامیده و ممکن است در طول هفته آن را کامل نکنید.
وقتی همه کارها را از نظر اهمیت و تأثیرگذاری رتبه‌بندی کردید و سپس میزان پیچیدگی نیز مشخص شد، می‌توانید به راحتی اولیت‌بندی همه وظایف را در لیست خودتان انجام دهید. همیشه انتخاب بدیهی این است که ابتدا به سراغ ترکیب کارهای با اهمیت بالا و ساده یا کارهای با اهمیت بالا و پیچیدگی متوسط بروید. در نتیجه شما می‌توانید کاری که تأثیر بالایی داشته و انجام آن آسان است را در اولویت قرار دهید. همیشه باید ابتدا این کارها را انجام داده و سپس به سمت تأثیرگذاری بالا در پیچیدگی متوسط بروید. آنچه واقعاً نباید انجام دهید، این است که روی چیزهای پایین لیست تمرکز کنید؛ چیزهایی که انجامشان بسیار سخت و زمان‌بر بوده و در عین حال احتمال بسیار کمی وجود دارد که به شما در رسیدن به هدفتان کمک نمایند. انجام این کارها هیچ فایده‌ای نخواهد داشت.
نکته دیگر اینکه به همان اندازه‌ای که انتخاب کار مناسب برای انجام دادن مهم است، اطمینان از اینکه سعی در انجام یک‌جای همه آن‌ها نداشته باشید هم حائز اهمیت است. مقدار کافی از کارهایی را انتخاب کنید که بتوانید آن‌ها را به خوبی به سرانجام برسانید. انتخاب کارهای زیاد به این معنی است که نمی‌‌توانید بسیاری از آن‌ها را با اطمینان کامل انجام دهید و نشان دادن پیشرفت هفته به هفته واقعاً دشوار خواهد بود.
ارزیابی مدیریت صحیح زمان
چگونه بفهمیم که زمان را به خوبی اولویت‌بندی می‌کنیم؟ اگر به‌طور مداوم به اهداف هفتگی خود برسید، بدین معنی است که خوب عمل کرده‌اید. در طول مسیر، بسیاری از بنیانگذاران با این سؤال روبرو می‌شوند که «آیا مشغول انجام کار درستی هستم یا نه؟» این سؤال مهمی است. چه کاری می‌توانیم در این مورد انجام دهیم یا چگونه بدانیم که مشغول کار درستی هستیم؟
یکی از راه‌ها این است که به نوشتن به‌روزرسانی‌های هفتگی ادامه داده و واقعاً در مورد آن‌ها صادقانه عمل کنیم. اجزای کلیدی یک به‌روزرسانی هفتگی بسیار ساده است؛ هدف هفتگی شما چه بود؟ موفق شدید؟ اگر نه، بزرگترین مانع رشد چه بود؟ چه کارهایی کردید؟ تأثیر پیش‌بینی شده چه بود و تأثیر واقعی چه شد؟ این هفته چه چیزی یاد گرفتید؟ آموخته‌های مهم این هفته چه بود؟ انجام یک ارزیابی مداوم از این به‌روزرسانی‌های هفتگی، به شما کمک می‌کند تا نحوه انتخاب و اولویت‌بندی وظایف را بهبود بخشید.
هر چند وقت یکبار باید همه به‌روزرسانی‌های هفتگی خود را مرور کنید، از اولین موردی که برای استارت‌آپ خودتان نوشتید تا آخرین مورد! آیا احساس می‌کنید به اندازه کافی سریع یاد می‌گیرید؟ آیا تأثیر هر کار را به خوبی پیش‌بینی می‌کنید؟ آیا اجازه داده‌اید که کارهای کم‌ارزش یا حتی بدتر از آن، پیشرفت‌های غیرواقعی و فیک در برنامه شما رخنه کنند؟ آیا بزرگترین مانع شما در همه هفته‌ها یکسان بوده است؟
بسیاری از مردم از مسیرشان چیز جدیدی یاد نمی‌گیرند و فقط همان کار را بارها و بارها بدون اینکه متوجه شوند تکرار می‌کنند. بررسی به‌روزرسانی‌ها به شما کمک می‌کند تا متوجه این موضوع شده و در نتیجه شما را مجبور می‌کند تا برای خارج شدن از این حلقه بد تلاش کنید.
از نظر تکمیل وظایف، اگر متوجه شدید که همیشه برای انجام کارهایی که فکر می‌کردید برای یک هفته کاملاً امکان‌پذیر می‌باشند وقت نداشته‌اید، دو پیشنهاد کلی را می‌توانید در نظر بگیرید. یکی اینکه شاید وظیفه شما در واقع خیلی پیچیده بوده و در نتیجه باید آن را به کارهای متوسط و آسان تقسیم کنید. مورد دوم اینکه شاید باید برنامه‌هایتان را کمی تغییر دهید.
در پایان باید گفت که در ابتدای مسیر استارت‌آپ، هدف اصلی این است که در سریع‌ترین زمان ممکن حرکت نموده تا ثابت کنید چیزی می‌سازید که مشتریان خواهان آن هستند. هرچه سریع‌تر این موضوع را بفهمید، سریع‌تر می‌توانید به چیزی پیوت کنید یا اطمینان داشته باشید که متناسب با بازار هستید و می‌توانید افزایش مقیاس داشته و یک کسب‌وکار فوق‌العاده را شروع کنید. بنابراین تصمیم‌گیری سنجیده و سریع بسیار مهم است. زمان اغلب در بلاتکلیفی تلف می‌شود. نکته کلیدی این است که با انتخاب اشتباه و یادگیری سریع مشکلی نداشته باشید. مطمئناً انتخاب کار درست در هنگام شروع، بهترین گزینه ممکن است؛ اما این گزینه هم وجود دارد که فرد با یک انتخاب اشتباه مسیر خود را آغاز نموده، اما به سرعت حرکت کند، دلیل اشتباه بودن آن را بیاموزد و به سمت صحیح تغییر مسیر دهد. به طور خلاصه، همیشه روی چیزهایی کار کنید که مستقیماً بر KPI اصلی شما تأثیر می‌گذارد.
مرجع: «Y Combinator»
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.