قانون «40، 30، 20، 10» برای مدیریت زمان در کسب‌وکار
مقدمه
تمامی توصیه‌های مدیریتی پیرامون مدیریت زمان، به این نکته محوری و مهم باز می‌گردد که باید زمان خود را صرف مهم‌ترین کارهای خود کنیم و متقابلاً زمان کمتری را برای کارهای کم اهمیت در نظر بگیریم. گاهی اوقات، شناسایی اولویت‌های کاری تا حدی دشوار شده و نمی‌توان آن را به‌صورت دقیق مشخص نمود. علاوه بر این، تعیین اولویت برای تمامی کارها و اختصاص زمان متناسب به هر یک از آن‌ها خود می‌تواند کاری زمان‌بر باشد. قانون «40، 30، 20، 10» می‌تواند چارچوبی ساده و کاربردی برای تخصیص زمان مناسب به هر کار با توجه به میزان اهمیت آن فراهم نماید که مدیریت زمان در کسب‌وکار را برای مدیران و کارآفرینان امکان‌پذیر می‌نماید.
نویسنده این مقاله جورج بردت «George Bradt»، مطالعات و تجربیات متعددی در حوزه مدیریت اجرایی و رهبری سازمانی از پنج منظر رفتار، ارتباطات، نگرش، ارزش‌ها و محیط دارد که یکی از کتاب‌های معروف وی در این زمینه «برنامه اجرایی 100 روزه برای یک رهبر جدید» است. در این مقاله «بردت» تحت عنوان قانون «40، 30، 20، 10» بیان می‌دارد که: «40 درصد از زمان در دسترس خود را صرف کاری نمایید که بیشترین اولویت را برای شما دارد. به‌طور مشابه، 30 درصد از زمان خود را صرف کار دارای اولویت دوم و 20 درصد را نیز صرف اولویت سوم خود نمایید. 10 درصد از زمان باقی‌مانده را نیز به‌صورت ترکیبی صرف انجام مابقی کارهای خود کنید.»
این قانون ماهیتاً بیان می‌دارد که:
- روی سه اولویت اصلی خود در کسب‌وکار تمرکز کنید؛
- این سه اولویت را نیز اولویت‌بندی کنید؛
- زمان کمی را برای دیگر کارهای خود در نظر بگیرید.
روی سه اولویت اصلی خود تمرکز کنید.
سال‌ها پیش، از من خواسته شد تا یک تیم ۵ نفره را مدیریت کنم. هفته اول از هر یک از نفرات تیم خواستم که سه اولویت اصلی خود را برای آن هفته مشخص نمایند. هرکدام از آن‌ها با ده، دوازده اولویت کاری بازگشتند. در ادامه، من به نفرات تیم کمک کردم تا سه اولویت اصلی خود را تعیین کنند. در انتهای هفته از آن‌ها خواستم تا نتایج کار خود را و چگونگی انجام کارهای اولویت‌دار را گزارش کنند. هر کدام از آن‌ها فقط یک یا دو کار از سه اولویت اصلی تعیین شده را انجام داده بود و هیچ‌کدام نتوانسته بودند تا سه اولویت کاری خود را به‌صورت کامل انجام دهند. آن‌ها در پاسخ به چرایی این‌که کارهای اولویت‌دار خود را انجام نداده‌اند، از کارهای دیگری که در فهرست اولیه خود نوشته بودند و وقت خود را صرف انجام آن‌ها کرده بودند، حرف می‌زدند. من علاقه‌ای به شنیدن این توضیحات نداشتم و فقط دوست داشتم در مورد چگونگی انجام سه اولویت کاری خود صحبت کنند. این روال ادامه یافت، تا این‌که بعد از گذشت چند هفته، آن‌ها یاد گرفتند تمرکز خود را بر شناسایی و اولویت‌بندی سه کار اصلی و سپس انجام آن‌ها بگذارند. آن‌ها در هر هفته، سه اولویت خود را مشخص کرده و در پایان نیز چگونگی انجام آن سه کار را توضیح می‌دادند. نتیجه بسیار جالب توجه بود؛ اگر قبلاً ۵۰ کار توسط ۵ نفر شروع و صرفاً تعداد محدودی از آن‌ها تکمیل می‌شد، حالا ۱۵ کار با اولویت بالا در هر هفته به‌طور کامل انجام می‌گرفت. نکته اساسی که می‌توان از این تجربه فرا گرفت، این است که تمرکز کردن بر کارهای محدود، می‌تواند موجب دستیابی به نتیجه شود.
سه اولویت اصلی خود را نیز اولویت‌بندی کنید.
قانون «40، 30، 20، 10»، بیان می‌کند که زمان صرف شده برای انجام اولویت اول، می‌بایست دو برابر بیشتر از زمانی باشد که شما صرف اولویت سوم خود می‌کنید. این امر بدین معنی است که اولویت اول شما باید دارای بیشترین تأثیر نسبت به مابقی کارهای شما باشد. اولویت‌گذاری را بر اساس نتایج حاصل از کارها و تأثیرگذاری آن‌ها انجام دهید و سعی کنید برنامه‌های زمان‌بندی خود را از یک برنامه صرفاً نوشته شده بر روی کاغذ، به یک راهکار عملی تبدیل نمایید.
زمان کمی را برای کارهای دیگر در نظر بگیرید، اما نه بیشتر از حد لازم.
شما 90 درصد از زمان خود را صرف سه کار مهم و اصلی خود می‌کنید و این به معنای آن است که 10 درصد باقی‌مانده را می‌توانید صرف مابقی کارهای خود کنید. در مورد این ده درصد، دو نکته کلیدی وجود دارد که می‌بایست به آن توجه نمود:
- نخست این‌که، این ده درصد وجود دارد، پس تمامی وقت خود را معطوف به سه کار اولویت‌دار خود نکنید. گاهی مواقع، انتظارات برخی افراد (نظیر دستورات مدیر ارشد و یا خواسته‌های مشتریان کلیدی) برای شما از اولویت پایینی برخوردار است. درست است که خواسته‌های ذینفعان می‌بایست برای تمامی طرف‌های درگیر در کسب‌وکار مهم باشد، با این حال، میزان اهمیت هر یک از خواسته‌ها و انتظارات برای تمامی آن‌ها یکسان نیست. پس اگر خواسته‌های به ظاهر مهم طرف مقابل برای شما از اولویت چندانی برخوردار نیست، مجبورید بخشی از وقت خود را صرف برآورده کردن آن‌ها نمایید. «هیچ‌گاه سایر کارهای اولویت‌دار را فدای انجام سه اولویت اصلی خود ننمایید.»
- دوم این‌که، کارهای متفرقه و غیر اولویت‌دار فقط ده درصد از زمان شما را به خود اختصاص می‌دهد. اگر شما ده ساعت در روز کار می‌کنید، طبق این قانون، فقط یک ساعت اختصاص به کارهای کم اهمیت دارد. پس همان یک ساعت را صرف انجام آن‌ها نمایید و مطمئن باشید با توجه به خروجی و تأثیرات آن، همین زمان برای انجام این قبیل کارها کافی است.
مرجع: Forbes
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.