چگونه می‌توانید در مواقع بحرانی تمرکز بر روی کار و تولید مداوم را در تیم خود زنده نگه داریم؟
عدم قطعیت در امور برای همه افراد ناخوشایند است. این عدم قطعیت می‌تواند یک آشفتگی سیاسی و یا آشفتگی در یک سازمان باشد. در این شرایط کارمندان بدلیل داشتن نگرانی درباره آینده خود همواره پریشان خاطر بوده و کارایی و بهره‌وری لازم را ندارند. در چنین شرایطی یک مدیر چه کاری باید انجام دهد؟ یک مدیر چگونه می‌تواند در این شرایط به کارمندان خود کمک کنید تا تمرکز آنها بر روی کار حفظ گردیده و بتوانند با مشکلات و آشفتگی که در محیط کاری وجود دارد کنار آمده و مدارا کنند؟
آنچه که متخصصان این امر معتقدند
اکثر ما زمانیکه با شرایط نامتعادل و عدم قطعیت روبرو می‌شویم آرامش خود را از دست می‌دهیم، ناراحت شده و دچار نگرانی می‌شویم. ریچ فرندانز، موسس آزمایشگاه‌های هوشمند و متخصص در آموزش پایداری و مقاومت در شرایط بحرانی چنین اعتقادی دارد. "ما در بدن خود سیستم عصبی منحصربفردی داریم که در زمان آشفتگی و نگرانی ما را به سمت احساس استرس هدایت می‌کند". تداوم این رویه می‌تواند شرایط ناسالمی را برای ما ایجاد کند. وجود سوزان دیوید موسس انستیتو آموزشی بیمارستان "مک لین" و نویسنده کتاب مهارت‌های عاطفی معتقد است: "حواس پرتی در امور یکی از نشانه‌های وجود استرس و نگرانی است. بعد از آن شما احساس آشفتگی بسیار زیادی می‌کنید". وجود این احساسات در یک تیم و نتایج حاصل از آن بر کارایی و بهره‌وری افراد تاثیر می‌گذارد و می‌تواند همانند یک بیماری به دیگران نیز سرایت کند. ما به تدریج تحت تاثیر احساسات قرار می‌گیریم و در نهایت خودمان آن حس را تجربه کرده و بروز می‌دهیم. از نظر "فرناندز" برای اینکه بتوانیم کارمندان خود را، علی‌رغم آنچه که در دفتر کار و یا شرکت در حال رخ دادن است، متمرکز و آرام نگه داریم مدیریت دلسوزانه راه‌کار بسیار مناسبی است. شما همواره به دنبال آن هستید که چگونه می‌توانید خدماتی را به کارمندان خود ارائه دهید و به آنها سود برسانید بطوریکه تعادل مابین کار و احساسات را حفظ کنید. در این مقاله به راه‌کارهای عملی برای انجام این کار اشاره شده است.
در درجه اول مراقب خودتان باشید
شما درصورتی می‌توانید از تیم و مدل مقاومتی خود حمایت کنید که استرس و آشفتگی رخ داده در وجود خود را تشخیص داده و آن را مدیریت کنید. برای شروع این کار به احساسات خود بیشتر توجه کنید. شما باید احساسات خود را نام‌گذاری کنید. مابین خود و احساسات خود مرزی را قرار دهید تا با این کار بتوانید تصمیمات آگاهانه‌ای را درباره اینکه چگونه در خط مشی فکری خود حرکت می‌کنید اتخاذ کنید. تصمیماتی که مطابق با ارزش‌های شما باشد و آنها را نادیده نگیرد. از خودتان بپرسید: در این شرایط من می‌خواهم با چه کسی باشم؟ چه چیزی برای من از بیشترین اهمیت برخوردار است؟ برای مثال، اگر یکی از ارزش‌های شما داشتن همکاری است، از خود بپرسید که چگونه می‌توانید به افراد کمک کنید تا خود را جزئی از یک تیم بدانند و در آن تیم احساس آرامش داشته باشند؟
پذیرش وجود شرایط نامطلوب و عدم قطعیت در امور
اگر شما احساس می‌کنید که مردم و یا کارمندان شما درباره آینده کشور و یا سازمان شما نگران هستند، و یا درباره شغل خود اطمینان خاطر ندارند، به فعالیت تجاری خود ادامه ندهید. این تجربیات کاملا واقعی هستند و نباید نادیده گرفته شده، انکار شده و یا سرکوب شوند. اگر قصد شما حفظ تمرکز دیگران باشد، نباید احساسات خود را پنهان کنید، و یا اینکه از کارمندان خود انتظار داشته باشید تا این کار را انجام دهند. زیرا این کار می‌تواند بسیار خطرناک و مخرب باشد. کارمندان شما همواره برای بیان احساسات و نگرانی‌های خود دچار تردید شده و احساس خوبی نخواهند داشت. این احساسات مستقیما بر روی کارایی کارمندان و موفقیت شرکت شما تاثیر‌گذار خواهد بود. بجای این کار، مستقیما به موضوع و مشکلی که وجود دارد اشاره کنید. شاید بگویید که شرایط بسیار آشفته و درهم و برهم است و گاهی غیر قابل پیش‌بینی است. بیان این مسئله می‌تواند بسیار کمک کننده باشد. شما تنها به کسی برای احساس همدردی نیاز دارید. شما باید از احساس ناراحتی و سردرگمی دوری کنید، بخصوص زمانی که با شرایط بسیار بد و احساسات منفی روبرو هستید. احساسات دیگران را در نظر بگیرید، و پس از آن به سمتی حرکت کنید که می‌دانید برای داشتن عملکرد مناسب در قالب یک تیم لازم و ضروری است.
شفقت و مهربانی را در خود تقویت کنید
برخی از اعضای تیم شما همواره به دنبال پاسخ این سوال هستند که همکاران آنها در زمان کمبود خواب و مواقعی که کارایی بسیار پایینی دارند چگونه شرایط را کنترل می‌کنند. آنها را تشویق کنید تا شفقت و مهربانی را در درون خود تقویت کنند و به این حقیقت واقف باشند که استرس پدیده‌ای معمول و طبیعی است. استرس یک عکس‌العمل و واکنش طبیعی بدن به عدم داشتن کنترل در شرایط و وجود ترس و نگرانی است. به کارمندان خود کمک کنید تا بدانند که هر گونه تغییری می‌تواند در تجارت شما و در نتیجه موقعیت آنها تاثیر‌گذار باشد. این اقدام می‌تواند موجب فعالیت هر چه بیشتر مغز و بدن گردد. اگر شما دچار استرس شده‌اید، آن را بپذیرید، و یا در مورد شرایط قبلی که دچار استرس و نگرانی شده بودید با دیگران صحبت کنید. بنابراین آنها متوجه می‌شوند که تنها افرادی نیستند که با چنین احساساتی دست و پنجه نرم می‌کنند.
از دیگران بپرسید که به چه چیزی نیاز دارند
با کارمندان خود تک‌به‌تک صحبت کنید و از آنها بخواهید تا در مورد مشکلات خود با شما صحبت کنند. خود را به جای آنها قرار دهید و از دید آنها به مسائل و مشکلات نگاه کنید. شما باید دقیقا بدانید که آنها چه احساسی دارند و چگونه فکر می‌کنند. حتی اگر با طرز فکر آنها و عقیده‌ای که دارند موافق نباشید نیز باید به نظرات آنها توجه کنید. این نوع برخورد با مسائل می‌تواند پایه و اساس ایده‌ای گردد که شما را به سمت راه‌کار حل مسئله پیش ببرد. رسیدن به این ایده همانند عبور از یک مرحله بسیار سخت است. چه چیزی می‌تواند در این زمان بسیار کمک کننده باشد؟ اجازه دهید در مورد این مسئله با یکدیگر فکرکنیم زیرا من می‌خواهم مطمئن شوم که شما می‌توانید این کار را به درستی انجام دهید. شاید کارمندان شما به کمک بیشتری نیاز دارند تا بدانند که چگونه از مشکلات عبور کرده و آنها را پشت سر بگذارند. به آنها کمک کنید تا امور خود را اولویت‌بندی کرده و انعطاف‌پذیری بیشتری در کار داشته باشند.
بر روی آن چیزی که کنترل می‌کنید متمرکز شوید
ممکن است شما در ارائه برنامه کاری و زمان‌بندی به کارمندان خود انعطاف‌پذیری زیادی از خود نشان دهید. البته باید همزمان با این کار، آنها را به داشتن برنامه‌ریزی تشویق کرده و قراردادی را عقد کنید که انتظارات شما از عملکرد آنها طبق توافقات قبلی باقی خواهد ماند. در این لحظه باید به ارزش‌ها و عقاید خود نیز توجه داشته باشید تا با اقدامات انجام شده از بین نروند. حتی زمانیکه بسیاری از انتخاب‌ها و قدرت اختیار شما از بین رفته است، باید توانایی انتخاب اینکه می‌خواهید چه کسی باشید را داشته باشید؟ به کارمندان خود کمک تا بدانند چه پارامترهایی برای آنها مهم است. شما می‌توانید این کار را با طرح پرسش از تمام اعضای تیم انجام دهید. در این زمان رفتار شما چگونه باید باشد؟ چگونه با دیگران ارتباط برقرار می‌کنید؟ ممکن است اعضای تیم در این مسئله که می‌خواهند محصولات با کیفیت به مشتریان تحویل دهند توافق داشته باشند. این امر در حالی اتفاق می‌افتد که آنها با یکدیگر مهربان بوده و احترام یکدیگر را حفظ کنند. برای مثال، چنین طرز برخوردی به شما کمک می‌کند تا احساس مشترکی را ما بین اعضای تیم خود ایجاد کنید و زمانیکه برای هدف خاصی آماده شده‌اید، رفتار معقول و سنجیده‌ای را از آنها انتظار داشته باشید.
مراقبت از خود را برای کارمندان مدل‌سازی کنید
تاثیر خواب مناسب، ورزش کردن، و تغذیه خوب در کاهش و از بین بردن استرس و همچنین افزایش کارایی و بهره‌وری اثبات شده است. بنابراین اعضای تیم خود را تشویق کنید تا از خود مراقبت کنند. برای مثال، اگر یکی از کارمندان شما به شما بگوید که برای خواندن ایمیل‌های کاری گوشی تلفن همراه خود را به رختخواب خود می‌برد، شما باید به او پیشنهاد کنید که این کار را در جای دیگر و زمان مناسب‌تری انجام دهد. اگر شما می‌بینید که کارمندان شما همواره با شبکه‌های مجازی مشغول هستند و در موقع صرف غذا به گفتگو درباره دیگر سازمان‌ها مشغولند، می‌توانید از آنها بخواهید که بجای انجام این کار وقت خود را با پیاده‌روی پر کنند. یک مدیر نباید چنین کارهایی را به کارمندان خود دیکته کند، اما یک مدیر خوب می‌تواند چنین فعالیت‌هایی را به آنها پیشنهاد بدهد. یک مدیر مدبر بر اساس تجربه و شناختی که از کارمندان خود بدست آورده است می‌تواند این کار را به نحو احسنت انجام دهد. تنفس صحیح به شما کمک می‌کند تا از استرس رهایی یافته و تمرکز خود بر روی کار را افزایش دهید. اگرچه اینکه به کارمندان خود یادآوری کنید که تنفس صحیح داشته باشند کمی احمقانه بنظر می‌رسد اما می‌توانید از اطلاعاتی که در این‌باره بدست آورده‌اید برای کمک به کارمندان خود بهترین استفاده را ببرید.
اصولی برای به خاطر سپردن
کارهایی که باید انجام دهید:
- استرس عادی است، استرس یک پاسخ طبیعی به شرایط نامتعادل است
- احساس کنترل شرایط را در مواقع بحرانی و زمان‌های خاص برای کارمندان خود ایجاد کنید
- کارمندان خود را تشویق کنید تا با داشتن خواب مناسب، ورزش کردن و تغذیه مناسب از سلامتی خود مراقبت کنند
کارهایی که نباید انجام دهید:
- نگرانی‌ها و آشفتگی خود را نادیده بگیرید
- احساسات دیگران را نادیده بگیرید
- اجازه دهید تا عدم قطعیت و ثبات در شرایط، بهانه خوبی برای انجام ندادن امور باشد
منبع: HBR.org
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.