چهار روش برای مدیریت ضرب‌الاجل‌ها در تیم‌های چندفرهنگی
دوست من می‌خواهد داستانی راجع به آنچه هنگام برنامه‌ریزی برای قرار ملاقات یک گروه چندفرهنگی در دریاچه، هنگام تعطیلات در اروپا رخ داد، تعریف کند. چنان که او می‌گوید، آلمانی‌ها ده دقیقه زودتر رسیدند، بلژیکی‌ها دقیقاً سر وقت رسیدند، آمریکایی‌ها چند دقیقه دیرتر رسیدند، و لبنانی‌ها حدوداً یک ساعت بعد از همه رسیدند. همه این افراد اعتقاد داشتند که در زمان مناسبی رسیدند، و هیچ یک از عملکرد خود ناراضی نبودند.
اگرچه این داستان ممکن است یک حکایت تعطیلاتی ساده به نظر برسد، هنگامی که تعاریف فرهنگی متفاوت از "سر وقت بودن" به پروژه‌های شغلی و محل کار افراد بسط داده می‌شود، واکنش‌های افراد متفاوت است. به اعتقاد یک مربی مدیریت زمان که با مشتریان مختلف در سرتاسر جهان کار کرده است، درک ضرب‌الاجل‌ها و سر وقت بودن‌ها در فرهنگ‌های مختلف، با هم متفاوت است. عدم درک یا مدیریت نادرست این روش‌های کاری متفاوت می‌تواند منجر به ناامیدی، تنش، و از دست رفتن ضرب‌الاجل‌ها شود. سوءتفاهم راجع به زمان، به دلیل انتظارات همواره برآورده‌نشده، سرانجام می‌تواند اعتماد را در روابط شغلی از بین ببرد.
دلایلی برای رخداد این تضادها وجود دارد. در برخی فرهنگ‌ها افراد مستقیماً و به وضوح راجع به مسائل صحبت نمی‌کنند؛ در برخی فرهنگ‌ها افراد هیچ گاه یکدیگر را با بدقولی ناامید نمی‌کنند؛ در برخی فرهنگ‌ها نیز ممکن است افراد هنوز نتوانند درک نکنند که ضرب‌الاجل ممکن است فقط تحت‌اللفظی باشد. در هیچ یک از فرهنگ‌ها، افراد نمی‌خواهند غیر قابل اعتماد باشند، اما با توجه به ناسازگاری تعاریف در فرهنگ‌های مختلف و در نتیجه عدم اطمینان به پیشرفت شرکت، مدیر یک تیم چندفرهنگی چگونه می‌خواهد از عهده کارها برآید؟
فرض کنید شما مدیری هستید که می‌خواهید مانع از دست رفتن ضرب‌الاجل‌ها و القای ناامیدی در افراد گردید، در اینجا، چهار نکته برای کار مؤثر با تیم‌های چندفرهنگی بیان می‌کنیم:
به جز نیت های خوب، هیچ چیز دیگری را فرض نکنید. هنگامی که مدیریت یک تیم چندفرهنگی را به عهده دارید، تصور نکنید که قرار است افراد جهان‌بینی شما را به اشتراک گذارند، یا روش های مد نظر شما را پیاده سازی کنند. همچنین گمان نکنید که وقتی کارها طبق نقشه پیش نرفتند، دیگر نمی‌توانید به امور سر و سامان دهید.
انگیزه‌های افراد را در نظر بگیرید. از قضاوت کردن راجع به همکارانتان از فرهنگ‌های دیگر و ناامید کردن آن‌ها بپرهیزید. از سوءتفاهم‌ها به عنوان فرصتی برای کشف آنچه واقعاً در جریان است استفاده کنید. برای مثال، اگر شما از تیمتان، درخواست به‌روزرسانی وضعیت را کردید و آن‌ها آن را دیرتر انجام دادند، از مکالمات صریح و قاطعانه به منظور کسب اطلاعات بیشتر استفاده کنید. حقایق را شرح دهید، داستانتان را تعریف کنید، و از دیگران در خواست کنید داستانشان را تعریف کنند:
ممکن است کار شما انجام شده باشد ولی شخص مسئول نمی‌خواهد بدون تصویب مافوق خود که در جلسه است آن را تحویل دهد. همچنین ممکن است به نظر آن‌ها پیشرفت کاری از تحویل به موقع مهم‌تر باشد. شما می‌توانید با پرسیدن برخی سؤالات، به ارزش‌های اعضای تیم و دیدگاه‌های آن‌ها پی ببرید، و در عین حال با درک نیازهای تیم، در آینده درخواست‌هایتان از تیم را با آن ارزش‌ها سازگار کنید.
چارچوب‌های زمانی را به وضوح مشخص کنید. وقتی کسی می‌گوید، "ظرف پنج دقیقه آنجا خواهم بود،" من برداشت می‌کنم که او "در حدود پنج دقیقه" دیگر خواهد رسید. وقتی شخصی می‌گوید، "فردا به شما پاسخ خواهم داد،" من برداشت می‌کنم که منظور او روز بعد است. اما همه این طور فکر نمی‌کنند. برای برخی، "پنج دقیقه" می‌تواند بین بیست دقیقه تا یک ساعت باشد، و "فردا" شاید به معنی زمانی در آینده نزدیک باشد.
فرهنگ‌های مختلف رفتارهای متفاوتی در این زمینه نشان می‌دهند. وقتی که شما مدیریت تیم‌های چندفرهنگی را بر عهده دارید، باید از این تفاوت‌ها آگاه باشید. پیش از شروع، مقصد را مشخص کنید. در صورتی که لازم باشد یک وظیفه توسط یک ضرب‌الاجل سخت به انجام برسد، صریحاً زمانی را که انتظار دارید وظیفه به پایان برسد اعلام کنید و این که اگر در زمان اعلام‌شده آن را تحویل نگیرید، حتماً پیگیری خواهید کرد: "در جلسه روز دوشنبه، شما گفتید می‌توانید آن را تا پایان هفته تحویل دهید. درک من از پایان هفته روز جمعه بود. آیا منظور شما نیز همین بود؟"
با دقت به پاسخ آن‌ها گوش دهید. شما ممکن است نیازمند اطلاعات بیشتری باشید و همچنین نیاز داشته باشید سؤالی از آن‌ها بپرسید که بتوانند به آن پاسخ مثبت دهند، مانند، "آیا خوب است که کار را تا دوشنبه صبح تحویل دهم؟"
زمان بافر فرهنگی را افزایش دهید. وقتی که شما در سطح جهانی کار می‌کنید، ناگزیر با تأخیرهایی مواجه می‌شوید که می‌تواند مانع از موفقیت شما در اتمام به موقع ضرب‌الاجل شود، اما عوامل دیگری نیز وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند؛ گاهی اوقات می‌تواند مسائل تکنولوژیکی یا حتی مسائل صنایع عمومی باشد؛ مانند عدم دسترسی به برق، که می‌تواند از کار ممانعت کند. برخی اوقات تعطیلاتی وجود دارد که شما انتظار آن را ندارید، یا ممکن است اوقاتی باشد که بیشتر افراد در تعطیلات و تفریح به سر می‌برند. در واقع، معلوم شده است که مردم در بیشتر کشورها نسبت به آمریکا زمان بیشتری برای استراحت صرف می‌‌کنند. بنابراین، شما باید بر اساس تفاوت در مناطق زمانی، و برداشت‌های فرهنگی متفاوت از زمان، برنامه‌ریزی کنید.
اختصاص زمان اضافی برای اتمام ضرب‌الاجل‌ها، بدون توجه به فرهنگ، همیشه ایده خوبی است. وقتی که شما در میان فرهنگ‌های متعدد کار می‌کنید، بهتر است مدت زمان بیشتری برای اتمام ضرب‌الاجل اختصاص دهید. به جای ضرب‌الاجل 24 ساعته، یک ضرب الاجل 48 یا 72 ساعته را تعیین کنید. بنابراین، یک زمان اضافی برای ادامه کار دارید. مسئولیت‌های سنگین‌تر و بزرگتر حتی به زمان بیشتری نیز نیاز دارند.
به روند و پیشرفت کار توجه بیشتری نشان دهید. یکی از بهترین روش‌ها به منظور جهش از روی موانع ارتباطی و تضمین قرارگیری در مسیر پیشرفت، این است که به جای بررسی و بازخواست راجع به چگونگی پیشرفت و به نتیجه رسیدن کارها، درخواست یک گزارش از مراحل پیشرفت کار را، در قالب اسلایدهای پاورپوینت، گزارش نوشتاری وضعیت، یا دیگر نشانه‌های ملموس پیشرفت کاری بکنید.
در موقعیت‌هایی که بررسی مروری کار سخت است، می‌توانید با تنظیم اسناد ردیابی با مراحل ارزیابی دقیق؛ مانند یک فهرست از مشتریانی که نیاز به برقراری رابطه دارند و تاریخ‌ها و زمان‌هایی که با آن‌ها تماس گرفته می‌شود، یا تعداد ساعات صرف‌شده به منظور رفع اشکالات معین؛ وضعیت فعلی کار و مسیر طی‌شده به سمت اتمام کار را ببینید.
مواجهه با ضرب‌الاجل‌ها، با هر تیم کاری، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. اما با تیم‌های چندفرهنگی، قله‌های چالش به سمت ارتفاعات بلندتر می‌روند. البته، هر کشور، شرکت، تیم، و فرد منحصر بفرد است و خصوصیات مربوط به خودش را دارد. بنابراین یک راه حل مشخص که برای همه مناسب باشد وجود ندارد. اما با درک بهتر هنجارهای فرهنگی و روش‌های کاری، شانس بیشتری برای سر وقت بودن، و بودجه‌بندی مناسب برای رسیدن به یک هدف مشخص را، هنگامی که با یک تیم جهانی کار می‌کنید دارید.
منبع: HBR.org
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.