شما باید بسیار خوش شانس باشید که در طول زندگی فرصت رفتن به کلاس مدیریت زمان، خواندن کتاب در رابطه با آن، استفاده از برنامه‌ریز کاغذی یا الکترونیکی و برنامه‌ریزی و الویت‌بندی کارهای‌تان در طول روز را داشته باشید. چرا با وجود همه‌ی این موارد و ابزارهای موجود گاها این سوال پرسیده می‌شود که " چرا احساس می‌کنم هرآنچه می‌خواهم انجام دهم را انجام نمی‌دهم؟"

پاسخ ساده است. هرآنچه تا به حال در این رابطه یاد گرفته‌اید اتلاف وقت بوده چون مطالب کارآمدی نبودند. قبل از شروع به مدیریت زمان ابتدا باید بیاموزید که زمان چیست؟ طبق تعریف لغت‌نامه‌ای زمان یک دوره و یا نقطه‌ای است که مسائلی رخ می‌دهد. به عبارت ساده زمان موقعی است که مسائل رخ می‌دهند.

دو نوع زمان وجود دارد. یکی زمان واقعی و یکی زمانی که ساعت نشان می‌دهد. در زمان ساعتی هر شصت ثانیه یک دقیقه، هر شصت دقیقه یک ساعت، هر 24 ساعت یک روز و هر 365 روز یک سال را تشکیل خواهد داد. همه‌ی زمان‌ها به اندازه‌ی هم می‌گذرند. وقتی 50 سال عمر کرده‌اید یعنی دقیقا 50 سال نه کمتر و نه بیشتر! اما در زمان واقعی، همه‌ی زمان‌ها نسبی است. بسته به کاری که شما انجام می‌دهید زمان سریع و یا کند پیش می‌رود. دو ساعت در سازمان خدمات حمل و نقلی می‌تواند 12 ساعت احساس شود در عین حال بچه‌ی 12 ساله ما به نظر می‌آید که در دو ساعت بزرگ شده است.

کدام یک از این دو زمان زندگی واقعی شما در دنیا را نشان می‌دهد؟ واقعی یا ساعتی؟

علت آنکه ابزارهای مدیریت زمان برای شما کارآمد نبوده این است که عملکردشان براساس زمان ساعتی است. زمان ساعتی در واقع در زندگی واقعی و روزمره امری نامربوط است. شما در این زمان نه زندگی می‌کنید و نه به آن دسترسی دارید. این زمان واقعی است که با آن زندگی می‌کنید. این زمان هنگام انجام کارهای سرگرم‌کننده و جذاب زود می‌گذرد و برعکس در هنگام انجام کارهای سنگین خیلی طولانی است. این زمان ساخته و پرداخته ذهن شما است پس مدیرتش نیز با شماست. کلمات مخرب و محدود کننده مثل "زمان کافی نداشتن" یا "زمان مناسبی نیست" برای مدیریت و شروع مناسب کسب و کار را حذف کنید.

سه راه برای سپری کردن زمان وجود دارد. افکار، مکالمات و اقدامات. صرف نظر از نوع کسب و کارتان، کار شما از این سه بخش تشکیل شده است. به عنوان یک کارآفرین ممکن است شما مدام کارتان را قطع و یا در جهات مختلفی حرکت کنید. درحالیکه شما قادر به حذف این عدم پیوستگی نیستید اما می‌توانید به این سوال پاسخ دهید که چه میزان از زمانتان را برای آن‌ها و چه میزانی را برای افکار، مکالمات و اقدامات منجر به موفقیت‌تان گذرانده‌اید؟

موارد زیر را تمرین کنید تا استاد مدیریت زمان شوید.

1. جدولی ترسیم و همه‌ی افکار، مکالمات و اقدامات یک هفته‌ی خودتان را یادداشت کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا میزان توانایی کاری یک روز خودتان را بفهمید و کارهایی که زمان‌بر هستند را پیدا کنید. با کمک این کار دقیقا متوجه میزان زمان صرف شده روی افکار و اقدامات و مکالمات بی‌حاصل و برعکس موارد سودمند خواهید شد.
2. هرگونه فعالیت و یا گفت و گویی که در موفقیت شما تاثیرگذار است باید زمانی به آن اختصاص داده شود. لیست‌های کاری طولانی و طولانی‌تر می‌شوند تا جایی که ناکارا شوند. دقتر ملاقات کارآمد است. قرار ملاقات با خودتان بگذارید و زمان‌هایی را برای افکار، مکالمات و اقدامات با الویت بالا اختصاص دهید. شروع و پایان هر کدام را برنامه‌ریزی کنید. قرارهای شما باید منظم باشند.
3. بیش از پنجاه درصد زمانتان را برای افکار، ملاقات و اقدامات نتیجه‌بخش اختصاص دهید.
4. زمانی را برای توقف در نظر بگیرید. از کارهایتان دست بردارید برای مثال به جای مفهوم ساعات ادارای از ساعات استراحت برنامه‌ریزی شده استفاده کنید.
5. هر روز سی دقیقه را برای برنامه‌ریزی برای آن روز اختصاص دهید و تا برنامه‌ی زمانی‌تان کامل نشده روزتان را شروع نکنید. مهمترین زمان روزتان زمانی است که برای برنامه زمانی‌تان برنامه‌ریزی می‌کنید.
6. پنج دقیقه قبل از تماس و یا کارتان به تصمیم در رابطه با نتیجه‌ی مدنظرتان از آن کار یا تصمیم اختصاص دهید. این کار به شما کمک خواهد کرد تا درباره‌ی آنچه موفق به نظر می‌رسد قبل از شروع اطلاع داشته باشید. هدر رفت زمان نیز با این تکنیک کاهش می‌یابد. پنج دقیقه پس از هر مکالمه و یا فعالیت را به بررسی دریافت یا عدم دریافت نتایج مدنظرتان از آن کار یا تصمیم اختصاص دهید. علت عدم دریافت نتایج چه بوده؟ چه مواردی فراموش شده بودند؟ چگونه این موارد را در تماس و یا فعالیت بعدی بگنجانیم؟
7. تابلویی با عنوان "لطفا مزاحم نشوید" را هنگامی که کاملا مشغول کار هستید استفاده کنید.
8. تمرین کنید که لزومی ندارد ایمیل را به محض آمدن و یا تلفن را به محض زنگ زدن جواب دهید. پیامها را مگر اینکه برای کسب و کارتان کاملا ضروری باشد، در همان لحظه پاسخ ندهید. همیشه به این نکته توجه کنید که برای پاسخ به ایمیل‌ها و تماس‌هایتان زمان کافی اختصاص دهید.
9. فضاهایی مثل فیس بوک یا دیگر فضاهای اجتماعی که تمرکزتان را برهم می‌زنند را از زندگی روزمره خود حذف کنید مگر آنکه برای کسب و کارتان از آنها استفاده می‌کنید.
10. به خاطر داشته باشید که عملی کردن همه کارها غیرممکن است. فرصت‌هایی که 20 درصد افکار، مکالمات و فعالیت‌هایتان را به 80 درصد نتیجه تبدیل می‌کنند خوب هستند.

منبع: www.entrepreneur.com