ما با ایمیل یک رابطه عشق-نفرت داریم. از یک سو، هر روز بالغ بر 108 بیلیون ایمیل می‌فرستیم. از سوی دیگر، بیشتر ما از کار کردن با اینباکسمان متنفریم. ایمیل‌ها، به طور متوسط %23 از روز کاری یک کارمند را اشغال می‌کنند، و هر کارمند روزانه به طور متوسط 112 ایمیل می‌فرستد یا دریافت می‌کند. 

شما ممکن است هنگامی که به این آمار توجه می‌کنید، ایمیل را به عنوان یک شکل جدید از آلودگی دانش ببینید. در واقع، این نتایج دقیق، نتایجی است که تیری برتون، مدیر عامل شرکت خدمات فناوری اطلاعات Atos Origin، چندین سال قبل به آن رسید. برتون متوجه شد که کارمندانش به دلیل سیل ایمیل‌هایی که هرروزه دریافت می‌کردند به طور مداوم پریشان به نظر می‌رسیدند. بنابراین، او در جهت از بین بردن آنچه اعتقاد داشت اثرات منفی بر روی بهره‌وری شرکت می‌گذاشت، گام برداشت. 

در فوریه 2011، برتون، ایمیل را ممنوع اعلام کرد. او در طی سه سال، آتوس را به یک شرکت "بدون ایمیل" تبدیل کرد. برتون در یک بیانیه عمومی که از طریق وبسایت آتوس منتشر شد، گفت: "ما در حال تولید داده‌هایی در مقیاس انبوه هستیم که علاوه بر این که به سرعت محیط‌های کاری را آلوده می‌کنند، به زندگی خصوصی ما تجاوز می‌کنند.". " اکنون ما وارد عمل می‌شویم تا این رویه را معکوس کنیم؛ درست مانند سازمان‌هایی که بعد از انقلاب صنعتی، برای کاهش آلودگی محیطی اقدام کردند." 

این بیانیه از جانب مدیر عامل یک شرکت فناوری که بالغ بر 70000 نفر را در بیشتر از چهل دفتر کار در سرتاسر جهان استخدام کرده است، به نظر شگفت‌انگیز می‌رسد. اما شاید هم خیلی شگفت‌انگیز نباشد. چنان که من در کتاب جدیدم، تحت مدیریت نوین، درباره آن می‌نویسم، یک تعداد رو به افزایش از رهبران شرکت ایمیل را ممنوع و یا محدود کردند، و در نتیجه آن، کار بیشتری انجام می‌گرفت. 

تقریباً پنج سال پیش، برتون، استفاده از ایمیل داخلی را متوقف کرد. زیرا او فهمید که آن مانع از بهره‌وری شده است. با وجود تفکر به ظاهر آزاد او درباره ایمیل، برتون، کارآفرین سرکش نیست که راه‌های جدید برای کار را امتحان می کند. در واقع، او وزیر پیشین امور مالی فرانسه و استاد سابق مدرسه بازرگانی هاروارد است. 

به نظر می‌رسید که بزرگ بودن آتوس، مانعی بر سر راه ممنوعیت ایمیل در این شرکت ایجاد کرده بود. اما برتون، در عمل، بزرگی شرکت را به عنوان دلیلی برای گلوگاه ارتباطی دید. البته، آتوس، ارتباط الکترونیکی را به طور کامل تحریم نکرد. به جای آن، شرکت، یک شبکه ارتباطی برای کل شرکت ساخت. آن‌ها شبکه را حول 7500 اجتماع آزاد، که نمایندگی پروژه‌های مختلفی که نیاز به همکاری دارد را بر عهده دارند، سازمان‌دهی کردند. به هر حال، به جای گفتگوهای ناگزیر و وقت و بی‌وقت بین کارمندان، آنها می‌توانند انتخاب کنند که بسته به شرایط و زمان‌بندی خود وارد گفتگو بشوند یا خیر. 

در حالی که آتوس هنوز به ایمیل %0 نرسیده است، تلاش‌ها برای کاهش آن ادامه دارد. شرکت، با گذر از متوسط ایمیل هفته‌ای 100 تا برای هر کارمند به کمتر از 40 ایمیل در هفته به ازای کارمند، روی‌هم‌رفته، استفاده از ایمیل را تا %60 کاهش داد. رشد سود عملیاتی آتوس از 5/6 درصد به 5/7 درصد در 2013 افزایش یافت، سود خالص هر سهم بیش از 50 درصد افزایش و هزینه‌های اداری از 13 درصد به 10 درصد کاهش یافت. بدیهی است ممنوعیت ایمیل، در حالی منجر به بهبودها و پیشرفت‌های مذکور گردید که همبستگی و ارتباط قطعاً قوی بود. بنابراین، یک زمینه رو به رشد تحقیق بر روی اثرات ایمیل وجود دارد. 

ممنوع کردن یا محدود کردن ایمیل، که این تحقیق پیشنهاد می‌دهد، می‌تواند به طور چشمگیری بهره‌وری فردی را افزایش و تنش و فشار بر روی افراد را کاهش دهد. محققانی از دانشگاه کالیفرنیا، ایروین و ارتش آمریکا، استفاده از ایمیل را برای سیزده کارمند اداری غیر نظامی ممنوع کردند و اثرات آن را بر روی بهره‌وری و میزان استرس کارمندان بررسی کردند. محققان ابتدا شرکت‌کنندگان را در یک دوره پایه سه‌روزه  تحت نظر قرار دادند که در آن، آن‌ها مصاحبه شده و از هر دو طریق بصری و نیز تحت نظر بودند (به منظور مشاهده چگونگی استفاده آن‌ها از برنامه، و این که آن‌ها هر چند وقت یکبار، و چه مقدار کارشان را متوقف می‌کنند). آن‌ها حتی ضربان قلب شرکت‌کنندگان را (به عنوان تقریبی از سطح استرس) اندازه‌‌گیری کردند. آن‌ها یک برنامه بر روی ایمیل شرکت‌کنندگان نصب کردند، که همه ایمیل‌ها را در جایی نگهداری کند و تمام نوتیفیکیشن‌ها را پاک کند. 

آن‌ها شرایط "بدون ایمیل" را به مدت پنج روز ادامه دادند، تا بر شرکت‌کنندگان نظارت داشته، نحوه استفاده آن‌ها از رایانه را پیگیری و بررسی کرده، و ضربان قلب آن‌ها را اندازه بگیرند. شرکت‌کنندگان شروع به برقراری ارتباط رو در رو کردند و تماس تلفنی بیشتری برقرار کردند. همچنین بیشتر شرکت‌کنندگان به طور معناداری زمان بیشتری را برای هر برنامه رایانه‌ای که آن‌ها استفاده می‌کردند صرف کردند، در حالی که خیلی کمتر پریشان بودند. همچنین بررسی ضربان قلب، نشان می‌داد هنگامی که ایمیل‌ها مسدود شدند، شرکت‌کنندگان به طور معناداری استرس کمتری را تجربه کردند. این اثر، حتی برای خود شرکت‌کنندگان نیز کاملاً ملموس بود. به طوری که هنگامی که آن‌ها ایمیلشان را بستند، احساس راحتی و تمرکز، و نیز بهره‌وری بیشتری نسبت به شرایط کاری عادی در گذشته داشتند. 

مطالعات بیشتر پیشنهاد می‌دهد که تنها محدود کردن ایمیل به چک کردن در تعداد دفعات معین در هر روز یا چک کردن اینباکس در زمان‌های خاص می‌تواند اثری محسوس داشته باشد. 

تجربه آتوس و نتایج این مطالعات در کنار یکدیگر پیشنهاد می‌دهند که ما راجع به این که چه موقع و چگونه سراغ ایمیلمان برویم، نیاز به گفتگو و مشورت با یکدیگر داریم. پاکسازی اینباکس ایمیلتان می‌تواند باعث شود که شما احساس کنید بسیار سودمند هستید، اما به جز در موردی که تعریف شغلی شما این باشد که ایمیل‌ها را پاک کنید، شما احتمالاً فقط خودتان را فریب می‌دهید. 

منبع: HBR.org