در گذشته، متخصصین مدیریت زمان به شما توصیه می‌کردند که کارتان را به وظایف A، وظایف B، و وظایف C تقسیم کنید. معنی آن این بود که ابتدا وظایف A، سپس وظایف B، و در آخر وظایف C را انجام دهید، و اگر اولویت‌ها تغییر کرد، شما فقط ترتیب A، B و C را تغییر ‌دهید. بنابراین اگر شما فقط از قوانین پایه مدیریت زمان پیروی می‌کردید، انجام همه جنبه‌های یک شغل به نظر ممکن می‌رسید. 

این نوع تفکر در طی بحران اقتصادی بین سال‌های ۲۰۰۷ و ۲۰۰۹ منقضی شد. بین ژانویه ۲۰۰۸ و فوریه ۲۰۱۰، ۸/۸ میلیون شغل از بین رفت. اما اگر چه مشاغل بسیاری نابود شد، همچنان کار زیادی برای انجام دادن وجود داشت. در نهایت، معلمان، بچه‌های بیشتری در کلاس درس خود داشتند؛ نمایندگان خدمات مشتریان، تماس‌های تلفنی بیشتری داشتند؛ و مدیران، افراد بیشتری را به صورت گروه‌های تلفیقی اداره می‌کردند. شغل، موضوع مورد اهمیت نیست، مسئله این است که در آخر، هر کسی کار خیلی بیشتری برای انجام دادن داشت، و اگر چه از آن به بعد، دستاوردهای واقعی در بهره‌وری به وجود آمد، تعداد روزهایی که وظایف A، B، و C انجام می‌گیرند بیشتر شد. در واقع امروزه، غرق شدن در کار زیاد، عادی تلقی می‌شود. 

بنابراین، خلاص شدن از شر کارهای کم‌ارزش، یک موضوع مهم و اساسی است. کارهای کم‌ارزش، در واقع، وظایفی هستند که برای مشتریان و یا همکاران شما کوچک و یا هیچ به حساب می‌آیند. رویکردی فعالانه پیش بگیرید. یک شغل جدید را که قادر به انجام آن می‌باشید طراحی کنید. باید توجه کنید که: 

• هنگامی که شغلی جدید را شروع می‌کنید، چشم‌اندازی تازه درباره آنچه باید انجام شود دارید و راحت‌تر می‌توانید کار کم‌ارزش را ببینید. به همه چیز با دقت توجه کنید. به مدیرتان، اهداف سه‌ماهه پیشنهاد دهید، تا از شر بسیاری از وظایف بیهوده خلاص شوید. 
• وقتی که مسئولیت جدیدی به مسئولیت‌های کنونی شما افزوده می‌شود، شما فرصت این را دارید که وظایفتان را بازسازی کنید و برنامه جدیدی را ارائه دهید. گزینه‌ها را به مدیرتان پیشنهاد دهید: "آیا با در نظر داشتن این که این کار تقریباً ۲۰٪ وقت مرا خواهد گرفت، باید آن را به سرعت پیش ببرم؟ یا این که باید...؟" 
• وقتی که یک سازمان‌دهی مجدد صورت می‌گیرد، باید دقت کنید بیش از حد زیر بار نروید. افراد معمولاً فکر می‌کنند که نمی‌توانند چیزی بگویند، و یا این که اگر حرفی بزنند نفر بعدی که از کار اخراج می‌شود، خواهند بود. اما در حقیقت، بعد از یک سازمان‌دهی مجدد، بازمانده‌ها راجع به موفقیت آینده سازمان، انتقاداتی دارند، بنابراین اگر شما پیشنهادی راجع به وظایف خود و کارتان بدهید، این مسئله، به طور مثبتی درک خواهد شد، و شما شغلتان را از دست نمی‌دهید. 
• وقتی که شما یک کار شگفت‌انگیز انجام داده‌اید و شخصی در حال تجلیل از شماست، زمان بسیار خوبی برای این است که چیزی بخواهید. از واحد بهره‌وری شرکتتان یا از انجمن گفتگوی تجارت فناوری اطلاعات

بخواهید برای کاهش کار کم‌ارزش به شما کمک کنند. 

در اینجا راهکارهای کاهش کار کم‌ارزش  بیان می‌شوند: 

• کار کم‌ارزش را از میان بردارید. یک ناظر هوشمند، به مدت چندین سال، ماهیانه گزارشاتی تهیه کرده بود که هیچ کس آن‌ها را نمی‌خواند. او یک لیست از آن‌ها را فرستاد و درخواست کرد که به سه یا چهار تا از مهم‌ترین‌های آن‌ها رأی دهند. شیوه دیگر این است که از مشتریانتان کمک بگیرید، برای مثال، یک راه برای کارمندان فروشگاه این است که از افراد بپرسند که آیا آن‌ها واقعاً رسیدهایشان را می‌خواهند یا خیر. یک ایده ساده این است که انجام کاری که مهم نیست را متوقف کنیم، فقط باید مراقب باشید که این مسئله برای شما مشکلی ایجاد نکند.  
• کار کم‌ارزش را به صورت اتوماتیک درآورید. اگر کاری کم‌ارزش باشد، اتومات کردن آن آسان است. فقط یک همکار برای مأموریت IT خود پیدا کنید تا به شما در انجام این کار کمک کند. آیا شما راجع به زمان‌بندی، به رسمیت شناختن، یا استانداردسازی تنظیمات صحبت می‌کنید، احتمالاً برنامه‌های کاربردی‌ وجود دارند که بتوانید از آن‌ها استفاده کنید. فقط آنچه می‌خواهید انجام دهید را کشف کنید، و کسی را پیدا کنید که به شما در انجام آن کمک کند. 
• قوانین خودتان را بنویسید. آنچه قصد دارید انجام دهید محدود کنید و سپس مطمئن شوید افراد قوانین شما را درک می‌کنند. برای مثال، استادی تصمیم گرفت مراجع شخصی را فقط برای مشاورش یا دانش‌آموزانش در سمینارهایش بنویسد، و این واقعیت را در کلاس‌های سخنرانی‌اش اعلام کند. این موضوع، باعث شد مقداری زمان ذخیره شود. 
• در هر هفته، یک زمان مشخص را به خودتان اختصاص دهید. از زمان استفاده کنید تا کشف کنید که چگونه از شر کار کم‌ارزش خلاص شوید. فقط یک ساعت هم می‌تواند اختلاف زیادی را ایجاد کند. یک زمان را انتخاب کنید، و به آن پایبند باشید. ممکن است کمی طول بکشد تا افراد یاد بگیرند که در آن زمان بخصوص به شما برای انجام کاری مراجعه نکنند، اما اگر شما بر روی این تصمیم خود پافشاری کنید، به تدریج دیگران نیز مجبور به درک آن می‌شوند. بگذارید افراد بدانند که در چه مواقعی شما در دسترس خواهید بود، و در چه مواقعی در دسترس نخواهید بود. 

بنابراین، برای انجام وظایفتان دوباره برنامه‌ریزی کنید، و انجام کار کم‌ارزش را متوقف کنید. 

منبع: HBR.org