یکی از ویژگی‌های شخصیتی من این است که خیلی سریع فناوری‌های جدید را پذیرفته و خود را با آ‌ن‌ها وفق می‌دهم. من عاشق این هستم که هر ساله صدها برنامه، شبکه اجتماعی و دستگاه‌ مختلف را امتحان کنم. اما طبیعتا همه افراد به چنین شیوه زندگی علاقه‌ ندارند. هدف اغلب افراد این است که از کمترین تعداد ابزاری که در بهبود کارایی‌شان موثر است استفاده کنند. دقیقا به همین دلیل است که دوستان و همکارانم اغلب نظر مرا در مورد این که کدام فناوری را باید استفاده کنند جویا می‌شوند: آن‌ها به دنبال ابزار و ترفند‌هایی هستند که بدون آن که زمان و هزینه زیادی صرف تهیه و استفاده از آن‌ها کنند تاثیر زیادی بر روی بهره‌وری آن‌ها داشته باشند.

با وجود این که من اغلب سعی می‌کنم مطابق چالش‌های مد نظر هر فرد‌ فناوری‌های خاصی را به وی پیشنهاد دهم، ابزاری نیز وجود دارند که من مکررا آن‌ها را به همه افراد توصیه می‌کنم، چرا که از نظر من این ابزار برای هر شخصی مفید هستند. در اغلب موارد، استفاده از این ابزار نه تنها به نفع خود شخص است، بلکه تیمی که آن شخص در آن کار می کند نیز با کاهش هزینه‌های کلی و بی‌نظمی صندوق پستیشان از آن‌ منتفع خواهند شد. اما از طرف دیگر برنامه‌هایی نیز وجود دارند که من آن‌ها را تنها به این دلیل به افراد پیشنهاد می‌دهم که با تمام وجود حس می‌کنم دیدن این که شخصی از برنامه مایکروسافت آفیس برای کاری استفاده می‌کند که می‌توانست با یک برنامه یادداشت برداری یا یک ابزار گروهی به نتیجه بهتری برسد، ناراحت کننده است.

این هشت فناوری در بالای لیست پیشنهادی من قرار دارند: این فناوری‌ها شامل سایت‌ها، برنامه‌ها و ویژگی‌هایی هستند که من آرزو دارم هر کاربر رایانه‌ای از همین امروز استفاده از آن‌ها را شروع کند. تمامی این برنامه‌ها به طور رایگان منتشر شده‌اند، هرچند که ممکن است شما بعد از مدتی به علت کارایی که این برنامه‌ها دارند مبلغی را برای قابلیت‌های بیشتر برنامه پرداخت کنید. در این جا نگاهی به این برنامه‌های پرکاربرد می‌اندازیم:

Evernote: این را مطمئن باشید؛ درحالی که شما مشغول زیر و رو کردن هارد خود هستید تا بلکه سندی را که می‌دانید در همان حوالی است بیابید، من با صرف چند دقیقه تمامی ایمیل‌هایم را بررسی خواهم کرد. اما درصورتی که شما از Evernote استفاده کنید، می‌توانید تمامی یادداشت‌های خود را در یک مکان داشته باشید. Evernote کار شما را برای جمع‌آوری و سازماندهی یادداشت‌هایتان آسان‌تر خواهد کرد. خواه آن‌ها شامل اولین نسخه پیش‌نویسی باشند که به تازگی آن‌ را در Evernote تایپ کرده‌اید، خواه کارت ویزیتی باشند که از آن عکس گرفته و ذخیره کرده‌اید (تا بتوانید درون متن آن جستجو کنید) و یا مقاله آنلاینی باشند که بخشی از آن را نیاز دارید.

Twitter: زمان آن فرا رسیده است تا ارسال لینک از طریق ایمیل را متوقف کنید. در جهانی که از ایمیل‌ها بیش از حد استفاده می‌شود، بسیار مفید است که برای به اشتراک‌گذاری لینک‌های خود از راهی استفاده کنید که منجر به شلوغی صندوق ورودی ایمیل افراد نشود. اگر شما آن‌ها را به همکارانتان ارسال می‌کنید این کار را از طریق سایت‌هایی مثل  Slack, Yammer و یا یک یادداشت در Evernote انجام دهید. اگر شما می خواهید یافته‌هایتان را ار طریق یک شبکه گسترده‌تر از دوستان و همکارانتان به اشتراک بگذارید، آن‌ها را در Twitter ارسال کرده و  برای جلب توجه افراد دیگری که به موضوع مشابهی علاقه‌مند هستند از هشتگ‌گذاری استفاده کنید. برای مثال، از هشتگ   #datavizبرای اشتراک گذاری مطالبی کوتاه درمورد مصورسازی داده، از هشتگ #smallbiz برای به اشتراک گذاری مقاله‌ای خوب در مورد کار آفرینی، و یا از یک هشتگ مخصوص برای آن دسته از همکارانتان که به دنبال به اشتراک گذاری منابع هستند استفاده کنید.

Doodle: اوه، تصور کنید گفتگوهای آزاردهند‌ه‌ای که از طریق ایمیل درمورد چگونگی برنامه‌ریزی برای زمان مکالمه‌های گروهی چندنفره درمی‌‌گرفت به پایان رسیده باشد.  Doodleاین سردرگمی را با نظرسنجی از افراد درمورد زمان‌های تماس یا ملاقات برطرف کرده است؛ به گونه‌ای که اکنون شما می‌توانید در یک فرصت مناسب دو طرفه بدون عوض کردن مداوم زمان به توافق دست یابید. اگر شما می‌خواهید با بیش از دو یا سه فرد مکالمه تلفنی داشته باشید، لطفا به جای ایمیل زدن، آن را در  Doodleانجام دهید.

لیست‌های Facebook: بله، عکس شما  قابل تحسین است. با این حال من به خاطر ارزش دید حرفه‌ای شما و اخبار شخصیتان شما را در فیس بوک دنبال می‌کنم. اگر شما می‌خواهید بیش از یک عکس در هفته از فرزند زیبا خود به اشتراک بگذارید، لطفا از لیست‌های فیس بوک به منظور به روزرسانی افرادی که واقعا فرزند شما را می‌شناسند استفاده کنید. همین اصل در مورد اخبار کاری نیز صدق می‌کند: به همان اندازه که افراد بیشتری از فیس بوک برای به اشتراک‌ گذاری مطالب صنعتی و ارتباط با همکارانشان استفاده می کنند، به این موضوع فکر کنید که کدام یک از پست‌های شما صرفا مورد علاقه افراد یک صنعت یا شرکت خاص هستند، پس از لیست‌ها برای هدفمند کردن ارتباطات خود استفاده کنید.

Feedly:  وقتی که دیدم صندوق ورودی شخصی با پیام‌های گوگل آلرت به هم ریخته شده است، سردرد عجیبی گرفتم. راه بهتری نیز وجود دارد: و آن استفاده از یک خبرخوان مانند Feedly  برای عضویت در جستجوهای اخبار گوگل و نیز سایت‌ها و وبلاگ‌های مورد علاقه شما است. یک خبرخوان تمامی منابع خبری را در یک جا برای شما جمع کرده و تجربه استفاده از یک دیسکتاپ و تلفن همراه منظم را در اختیار شما قرار می‌دهد.

Skitch: وقتی که شما نیاز دارید پیش از به اشتراک‌گذاری یک عکس سریعا اندازه آن را تغییر دهید، استفاده از نرم افزار فوتوشاپ کار بیهوده‌ای است. زمانی که نیاز دارید به سرعت یک تصویر را برای مراجعات بعدی ذخیره کنید، هیچ تضمینی وجود ندارد که اگر از قابلیت خود رایانه برای گرفتن اسکرین‌شات استفاده کنید بتوانید دوباره آن عکس را پیدا کنید. نرم افزار Skitch هردوی این مشکلات را حل کرده و ارسال یک خطای فنی به بخش پشتیبانی فنی محصول، گرفتن لیست محصولاتی که می‌خواهید ذخیره یا اشتراک گذاری کنید، و یا ذخیره یک رسید آنلاین را آسان‌تر کرده است. متاسفانه، نسخه ویندوز این نرم‌افزار حذف شده اما هنوز کاربران مک می‌توانند از آن استفاده کنند.

TripIt: وقتی متوجه می‌شوم که من و یک دوست یا همکار قدیمی که از مدت‌ها پیش همدیگر را ندیده‌ایم هردو همزمان در یک شهر بوده‌ایم و می‌توانستیم همدیگر را ببینم و فرصت آن پیش نیامده قلبم می‌شکند. TripIt می‌تواند مانع این ناراحتی شود: کارکرد این نرم‌افزار بسیار راحت است. کافی است به افرادی که می‌خواهید همیشه آن‌ها را ببینید وصل شوید. هر زمان که به سفر ‌بروید و هر دو در یک مکان باشید، این نرم‌فزار به شما اطلاع می‌دهد. این برنامه تمام رزروهای سفر شما را که از طریق ایمیل دریافت می‌کنید به یک لیست سودمند از برنامه‌های سفر تبدیل می‌کند که شما می‌توانید آن را اشتراک گذاری کرده و یا به شخص خاصی ارجاع دهید.

Google Docs: اگر من هرگز مجبور نبودم که دوباره از ویژگی کلمه "پیگیری تغییرات" استفاده کنم، به زودی زمان این کار فرا خواهد رسید: هیچ چیز مانند ارسال یک سند به سه همکار مختلف و سپس تلاش برای وفق دادن سه مجموعه مختلف از بازخورد‌ها نیست.  Google Docs با فراهم آوردن این امکان که هر شخص یک سند یکسان را دیده و سپس تغییرات و پیشنهادات مد نظرش را در یک مکان مشابه به آن اضافه کند ما را از این دردسر نجات داده است. با این حال اگرچه بسیاری از مردم در زمان لزوم از این برنامه استفاده می‌کنند، هنوز هم اشتراک ‌گذاری اسناد اغلب با مشکل همراه است. از همه افراد تقاضا می‌کنم: بیایید از قدرت به اشتراک‌ گذاری آنلاین اسناد برای انجام ویرایش اسناد مشترک استفاده کنیم. به طوری که همه از این کابوس که چه کسی چه تغییراتی را پیشنهاد داده است رهایی پیدا کنیم.

در دنیایی که بسیاری از کارها و تجارب آنلاین ما به صورت مستقل انجام می شود، باید بدانیم که استفاده شخصی ما از نرم افزارهای آنلاین، افراد دیگر را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد. با پذیرش قدرت بهره‌وری آنلاین، نه تنها به خودتان سود می‌رسانید؛ بلکه به هر شخصی که با شما در ارتباط باشد نیز کمک می‌کنید.

منبع: HBR.org