استراتژی شما برای مدیریت دانش در کسب‌وکارتان چیست؟
مقدمه
ظهور و پیشرفت فناوری‌های کامپیوتری از یک‌سو و اهمیت روزافزون دارایی‌های فکری و دانش سازمانی به‌عنوان ابزار کلیدی برای مزیت رقابتی از سوی دیگر، مدیران و صاحبان کسب‌وکارها را مجبور نموده تا مدیریت دانش زیربنایی تجارت خود و نحوه استفاده از آن را در اولویت قرار دهند. مدیریت این دانش و حفاظت حداکثری از آن، به‌طوری که بیشترین بهره‌وری را در پی داشته باشد، مهم‌ترین وظیفه یک کسب‌وکار است.
با این حال، یک چالش بزرگ در پیش روی مدیران وجود دارد. از آنجا که مدیریت دانش یک مفهوم نسبتاً جدید و نوظهور است، اغلب مدیران فاقد مدل‌هایی عملیاتی و کارآمد برای اجرا و پیاده‌سازی آن هستند. در واکنش به این خلأ بزرگ، محققین با بررسی طیف وسیعی از کسب‌وکارهای تولیدی و خدماتی، دو استراتژی مدیریت دانش بسیار متفاوت را شناسایی نموده‌اند که احتمالاً قابلیت به‌کارگیری از سوی سایر شرکت‌ها، از جمله کسب‌وکارهای استارت‌آپی را خواهد داشت. این استراتژی‌ها، به ترتیب، استراتژی کدگذاری و استراتژی شخصی‌سازی نامیده می‌شوند.
فارغ از این‌که چه نوع استراتژی برای مدیریت دانش اتخاذ گردد، به این نکته باید توجه داشت که انتخاب استراتژی مدیریت دانش، می‌بایست هم‌راستا با استراتژی رقابتی شرکت باشد. تأکید بر رویکرد غلط یا تلاش برای پیگیری هم‌زمان هر دو استراتژی، می‌تواند به سرعت یک کسب‌وکار و روند حرکتی آن را تضعیف نماید. در ادامه، مروری بر دو استراتژی اصلی مدیریت دانش و الزامات آن در کسب‌وکارهای استارت‌آپی خواهیم داشت.
مدیریت دانش در کسب‌وکار
برخی از شرکت‌ها، مدیریت دانش را به شکل خودکار و مبتنی بر یک چهارچوب نرم‌افزاری و سخت‌افزاری انجام می‌دهند. در مقابل، برخی دیگر از آن‌ها، برای به اشتراک گذاشتن سنتی دانش، به کارکنان خود اعتماد می‌کنند. با این حال، تأکید بر یک رویکرد اشتباه یا تلاش برای پیگیری هم‌زمان این دو رویکرد، شکست احتمالی کسب‌وکار را در پی خواهد داشت.
مدیریت دانش، پدیده جدیدی نیست. برای قرن‌ها، صاحبان مشاغل خانوادگی کوچک، دانش تجاری خود را به فرزندانشان منتقل کرده‌اند، استادکاران حرفه‌ای با زحمت زیاد، تجارت خود را به کارآموزانشان آموزش داده‌اند و کارگران هم در مورد نحوه انجام کار و بهتر شدن فرآیندها، ایده‌های خود را تبادل نموده‌اند. این موارد را می‌توان مدیریت دانش کاملاً سنتی دانست. اما این پدیده به‌عنوان یک رویکرد علمی و نوین، از دهه 1990 میلادی آغاز گردید؛ زمانی که مدیران ارشد سازمان‌ها، شروع به صحبت پیرامون مدیریت دانش و لزوم توجه به آن نمودند. همان‌طور که بنیان اقتصادهای صنعتی از منابع فیزیکی و مالی، به سمت دارایی‌های نامشهود تغییر یافته است، کسب‌وکارهای مختلف هم مجبور شده‌اند تا دانش اساسی کسب‌وکار خود و نحوه استفاده از آن را بررسی کنند. در این میان، با ظهور فناوری‌های کامپیوتری، امکان کدگذاری، ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری دانش، با سهولت و هزینه کمتری روبرو شده است.
در حالت کلی، دو استراتژی متفاوت در زمینه مدیریت دانش سازمانی وجود دارد. در شرکت‌هایی که محصولات نسبتاً استاندارد و رفع کننده نیازهای مشترک تولید می‌شود، دانش اصلی با دقت کدگذاری شده و در پایگاه‌های داده ذخیره می‌شوند، جایی که تمامی کارکنان (با تعریف سطوح دسترسی متفاوت) می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند. این استراتژی، کدگذاری نامیده می‌شود. در مقابل، در شرکت‌هایی که راه‌حل‌های سفارشی برای مشکلات منحصربه‌فرد ارائه می‌دهند، دانش عمدتاً از طریق تماس‌های شخصی به فرد مدنظر انتقال می‌یابد. در این حالت، فناوری‌های کامپیوتری به‌عنوان ابزاری برای کمک به برقراری ارتباط بین افراد استفاده می‌شود. این استراتژی هم، شخصی‌سازی نامیده می‌شود.
بررسی کسب‌وکارهای تولیدی و خدماتی، نشان می‌دهد که انتخاب بین کدگذاری و شخصی‌سازی، اصلی‌ترین گزینه‌ای است که تقریباً همه شرکت‌ها در زمینه مدیریت دانش با آن روبرو می‌باشند. با درک بهتر این دو استراتژی و نقاط قوت و ضعف آن‌ها، مدیران ارشد اجرایی و کارآفرینان استارت‌آپی، می‌توانند تصمیمات مطمئن‌تری درباره مدیریت دانش و سرمایه‌گذاری‌های خود در این حوزه اتخاذ کنند.
کدگذاری یا شخصی‌سازی؟
در بسیاری از شرکت‌های بزرگ، از جمله مؤسسات مشاوره مدیریت و برخی صنایع داروسازی، استراتژی کدگذاری دارای مقبولیت بیشتری است. آن‌ها روش‌های مفصلی برای کدگذاری، ذخیره‌سازی و استفاده مجدد از دانش ایجاد نموده و از آن‌ها بهره می‌برند. در این حالت، دانش با استفاده از رویکرد «افراد به اسناد» رمزگذاری می‌شود. منظور از این کلیدواژه، استخراج دانش از شخصی که آن را توسعه داده و تبدیل آن به یک مفهوم مستقل و قابل انتقال می‌باشد. استارت‌آپی را تصور کنید که بر روی یک محصول جدید و نوآورانه کار می‌کند. بخشی از فناوری بکار گرفته شده در این محصول، یک فناوری نسبتاً عام و استاندارد است که توسط تیمی سه نفره از مهندسین شرکت توسعه یافته و بومی‌سازی شده است. در این حالت، دانش مرتبط با این فناوری را می‌بایست از طریق استراتژی کدگذاری مدیریت نمود. پرسش اینجاست که چگونه می‌توان کدگذاری دانش را به درستی انجام داد؟
رالف پول (Ralph Poole)، مدیر مرکز دانش کسب‌وکار «Ernst & Young»، استراتژی کدگذاری را این‌گونه توصیف می‌کند: پس از حذف اطلاعات حساس برای مشتریان، «دانش» را با برداشتن و جداسازی بخش‌های کلیدی از طریق مصاحبه، برنامه‌های حین کار، ارزیابی بازار، بررسی اسناد و ...، به داده‌های شاخص و قابل طبقه‌بندی مبدل می‌کنیم. در ادامه، این دانش طبقه‌بندی شده، در مخازن الکترونیکی ذخیره شده و در دسترس افراد مرتبط قرار می‌گیرد.
مزیت بزرگ کدگذاری دانش، سهولت دسترسی به آن است؛ به‌طوری که افراد مختلف، این امکان را دارند تا بدون نیاز به تماس با شخصی که در ابتدا آن را توسعه داده است، دانش مدون را جستجو و بازیابی نمایند. بدیهی است که چنین قابلیتی، مقیاس استفاده مجدد از دانش و در نتیجه رشد کسب‌وکار را به شدت افزایش می‌دهد.
رویکرد دوم مدیریت دانش، استراتژی شخصی‌سازی است. از این استراتژی هم، بسیاری از شرکت‌های بزرگ و کوچک استفاده می‌کنند. اما طبیعتاً شرکت‌هایی که خدمات و محصولات خاص و منحصربه‌فرد برای مشتریان خود تولید و عرضه می‌کنند، استقبال بیشتری از آن خواهند داشت. این کسب‌وکارها، به جای تمرکز بر دانش ذخیره‌سازی شده در یک پایگاه داده، بیشتر مبتنی بر گفتگوی بین افراد می‌باشند. شاید با خود بگویید که وقتی می‌توان دانش را در یک پایگاه داده طبقه‌بندی نموده و به اشتراک گذاشت، چرا باید دشواری‌های تعامل بین کارکنان را به جان خرید. در پاسخ باید گفت که بخشی از دانش ذهنی افراد، به شکلی است که به سختی می‌توان آن‌ها را کدگذاری نمود و احتمالاً تنها می‌توان روی جلسات طوفان فکری و گفتگوهاي يك به يك افراد، برای انتقال آن‌ها تکیه نمود. در این حالت، تعاملات گروهی و فردی و رفت و برگشت مسئله بین افرادی که در حل مشکل و توسعه دانش دخیل بوده‌اند و سایر کارکنان، بينشی عمیق‌تر پیرامون دانش ذهنی موجود پدید می‌آورد.
در ارتباط با استراتژی شخصی‌سازی هم، این سؤال وجود دارد که چگونه می‌توان دانش را انتقال داد؟ بررسی‌ها نشان می‌دهد که عملیاتی کردن استراتژی‌های شخصی‌سازی دانش، نیازمند سرمایه‌گذاری قابل توجه در ایجاد شبکه‌هایی از افراد است. دانش، نه تنها رو در رو، بلکه از طریق تلفن، پست الکترونیکی و حتی کنفرانس‌های ویدیویی به اشتراک گذاشته می‌شود. یک شرکت نوآور که به دنبال انتقال کارآمد دانش شخصی‌سازی شده است، شبکه‌های قوی و در هم تنیده بین کارکنان خود شکل داده و همواره سعی می‌کند تا افراد را در بین بخش‌ها و ساختار سازمانی جابجا نماید. ایجاد یک فرهنگ‌سازمانی مبتنی بر تعامل، شکل‌گیری فهرست‌های خبرگان (افراد دارای دانش تخصصی در حوزه‌های مختلف) و توسعه زیرساخت‌هایی همچون سیستم ارتباط الکترونیکی و برخی ابزارهای نوین ارتباطی از جمله «Trello»، احتمال بالقوه برای مشارکت افراد در پروژه‌های مختلف را افزایش می‌دهد. دقت داشته باشید که هدف از این زیرساخت‌ها، ارائه دانش نیست، بلکه تقویت ارتباطات و مشارکت بین افراد مدنظر است تا دانش کلیدی مستتر در ذهن کارکنان، در بدنه سازمانی نشر یابد.
درست انتخاب کنید!
بررسی‌ها حاکی از آن است، شرکت‌هایی که از دانش به‌طور مؤثرتری استفاده می‌کنند، اغلب یک استراتژی را دنبال نموده و استراتژی دوم را صرفاً برای حمایت از استراتژی نخست بکار می‌گیرند. مدیرانی که سعی می‌کنند در هر دو استراتژی سرآمد باشند، در هر دو شکست می‌خورند و عملاً توفیقی در انتقال و به اشتراک‌گذاری دانش اصلی سازمان نخواهند داشت.
نکته کلیدی دیگری که باید به آن توجه داشت، تناسب نسبتاً زیاد استراتژی شخصی‌سازی با شرایط و الزامات کسب‌وکارهای استارت‌آپی است. یک استارت‌آپ، به دنبال توسعه و تجاری‌سازی ایده‌ای نوآورانه و کاملاً جدید است. از سوی دیگر، اغلب استارت‌آپ‌ها بر روی فناوری‌های پیشرفته و نوظهور متمرکزند و از همین رو، استراتژی کدگذاری که بیشتر متناسب با دانش استاندارد و عمومی سازمان‌ها است، کارکرد مطلوبی برایشان نخواهد داشت. در مقابل، استراتژی شخصی‌سازی دانش، به شدت برای استارت‌آپ‌ها مناسب بوده که البته، چالش‌هایی همچون نحوه افزایش تعاملات و همکاری‌ها در بین اعضای تیم کاری و استخراج دانش ذهنی آن‌ها را در پی خواهد داشت.
در پایان، این استراتژی رقابتی سازمان است که باید استراتژی مدیریت دانش را هدایت کند. مدیران اجرایی، باید بتوانند بیان کنند که چرا مشتریان، محصولات یا خدمات یک شرکت را به جای محصولات و خدمات رقبا خریداری می‌کنند. مشتریان چه ارزشی از شرکت انتظار دارند؟ دانش موجود در شرکت، چه ارزش‌افزوده‌ای برای مشتریان دارد؟ اگر پاسخ‌های واضحی برای این سؤالات ندارید، سعی در انتخاب استراتژی مدیریت دانش نداشته باشید، چرا که احتمال انتخاب گزینه بد و نامناسب بالا است!
مرجع: «Harvard Business Review»
هنوز نظری وارد نشده است!
نظر خود را ارسال نمایید
پست الکترونیکی شما انتشار پیدا نمی کند.